貴州穗黔物流有限公司是貴州省一家大型物流企業(yè)，業(yè)務輻射國內主要大中城市。隨著企業(yè)規(guī)模的擴大和經(jīng)營環(huán)境的不斷變化，企業(yè)面臨諸多新問題，經(jīng)營難度逐步增大，原有的經(jīng)營模式已不能適應市場和競爭的變化，更給公司內部控制制度的建設和完善提出了新的要求。

　　一、加強內部控制制度建設

　　2007年以來，公司針對經(jīng)營環(huán)節(jié)內部控制各要素的現(xiàn)狀，分別制定了《內部單據(jù)規(guī)范指引》、《部門月度費用預算及考核》、《公司部門內部崗位職責規(guī)定》、《關于財務結算程序及時間要求的規(guī)定》、《公司收款管理工作制度》和《公司員工崗位操作手冊》等。

　　《內部單據(jù)規(guī)范指引》主要規(guī)范公司托運憑證、繳款單、提送貨清單、臨時租車合同等單據(jù)的填制和內容要求，一方面完善容易引起合同及法律糾紛的項目，保護公司和客戶雙方的權益；另一方面通過設計單據(jù)間數(shù)據(jù)的勾稽關系，在保證單據(jù)真實性和唯一性以及便于分析業(yè)務的合理性等方面進行了規(guī)范，比如托運憑證的保價及賠償條款、簽名的真實性、業(yè)務的全面詳細情況和有關數(shù)量、金額等，繳款單中繳款內容是屬于運費還是代收款還是其他款項，提送貨清單應注明車型、貨物明細、立方重量及租車合同號或自有車車號等，便于物流系統(tǒng)分析和調庫，已經(jīng)調庫的貨物不能重復開單，杜絕了營運環(huán)節(jié)的舞弊行為等，通過對貨物明細的調入分析統(tǒng)計，結合車載數(shù)量可以判斷裝載的合理性并考察營運的效率和效益。臨時租車合同的開具和填制依據(jù)《合同法》主要條款設計，明確了交接手續(xù)和貨損賠償責任，并與提送貨清單相互勾稽以證實事件發(fā)生的真實性和唯一性等。

　　《部門月度費用預算及考核》通過對以前年度月度財務資料的分析結合現(xiàn)有、將來的情況變化和趨勢以平均先進為預算原則，對各部門的主要費用項目進行梳理和分類，將固定費用和變動費用分別處理，采用適當?shù)姆椒ㄟM行預算，通過預算與實際發(fā)生情況進行適時對比，分析差異原因。該項制度起到了良好的效果，公司2008年比上年盈利水平提升近60%.

　　另外，《公司部門內部崗位職責規(guī)定》具體對每一崗位和工作內容做了細化規(guī)定，在一定程度上避免了人浮于事，提高了工作效率?！蛾P于財務結算程序及時間要求的規(guī)定》從財務成本的角度規(guī)定了費用的發(fā)生、審核、入賬的時間和延期報賬的處罰，使當期費用與收入很好地配比，提高了財務分析的時效性和質量?！豆臼湛罟芾砉ぷ髦贫取芬髽I(yè)務人員高度重視收款工作，加大了收款工作的考核力度，使監(jiān)控和分析工作日常化，改變了以往重產(chǎn)值、輕收款的功利思想，盤活了公司的資金周轉。

　　二、注重業(yè)務、營運及行政管理部門的協(xié)同控制

　　建立和完善科學的內部控制制度和系統(tǒng)，先要考慮部門間的系統(tǒng)效應，但各部門之間相互牽制，必然會有矛盾：

　　一是業(yè)務部門與營運部門之間的矛盾，業(yè)務部門開發(fā)后需要營運部門及時組織運輸裝卸、送貨等，客戶要求與企業(yè)營運的資源性限制反過來影響客戶對企業(yè)的評價，最終會對業(yè)務部門開展工作產(chǎn)生重要影響；

　　二是營運部門與財務部門之間的矛盾，營運部門增加資源性成本如購置營運設備、增加送貨人員和提高服務水準等反過來會對企業(yè)的盈利性提出挑戰(zhàn)，財務部門會限制盈利性不佳的營運方案；

　　三是業(yè)務部門與財務部門之間的矛盾，承運價格、客戶服務需求、結算條款、客戶資信等會影響客戶的財務價值和業(yè)務價值，另外業(yè)務部門有時會為提高產(chǎn)值而忽略客戶業(yè)務的盈利性等；

　　四是業(yè)務部門與信息管理部門之間的矛盾，臨時零擔客戶會因為麻煩而不愿提供更為詳盡的自身資料，對信息數(shù)據(jù)查詢、歸集和分析不利等。公司分析了以上部門間的矛盾后，提出了重點考慮和綜合平衡的思路，減少了不必要的管理摩擦，有針對性地建立和修訂了內部控制制度，使各部門的職責自然融入到內部控制體系中，形成了一個既有專門功能、又有分工合作的有機整體。

　　針對單據(jù)管理和填開存在的不足，公司商務、營運、財務、辦公室等有關部門負責人不定期到營業(yè)部、站臺、倉儲中心等地進行巡回檢查和業(yè)務指導，增進了管理人員與基層員工間的溝通和理解，提高了營業(yè)部經(jīng)理的認識和工人的操作技能。

　　三、完善內部物流系統(tǒng)軟件建設

　　完整的信息以及多角度的數(shù)據(jù)分析對于現(xiàn)代物流企業(yè)做大做強意義非常。公司在完善內部物流系統(tǒng)軟件方面采取的措施包括：首先，要做到信息的分類和記錄方面的完備性。公司要求信息記錄要“不怕麻煩”，全面記錄，因為越是詳盡的信息對分析和經(jīng)營越有利。比如，公司曾發(fā)生過有關開單人員與駕駛員勾結，一票貨多次重復送貨以騙取公司費用的行為。通過內部物流系統(tǒng)軟件的比對功能可杜絕此類行為的發(fā)生。其次，要保證信息的準確性與真實性。為了保證信息的唯一性，公司為財務系統(tǒng)模塊設計了“下賬”功能，杜絕了重復報賬的可能。再次，要保證信息錄入的及時性，為客戶做好跟蹤查詢服務，同時為內部管理分析及時提供有用信息。實踐表明，一個不斷完善的物流信息系統(tǒng)軟件能為企業(yè)提供一個完善的內控監(jiān)控器，可隨時發(fā)現(xiàn)每一個控制點最新存在的問題，不斷補充、修正和完善內部控制制度體系。

　　四、堅持不定期的實地現(xiàn)場工作檢查

　　公司中高層管理人員經(jīng)常深入一線觀察和了解生產(chǎn)經(jīng)營情況，宣傳企業(yè)文化和規(guī)章制度、了解內部控制制度執(zhí)行情況，現(xiàn)場傾聽意見和建議，解釋和指導工作，交流工作難點和體會，獎勵遵守或對內部控制制度有改進意見的生產(chǎn)單位和個人，懲罰違背企業(yè)內部控制制度的行為，在員工中樹立獎懲分明、有獎有罰、照章辦事、對事不對人的理念。管理人員不定期地到現(xiàn)場營業(yè)部、站臺、倉庫進行安全衛(wèi)生、消防、制度執(zhí)行、單據(jù)填開、信息錄入、員工形象、實地服務水平、貨物擺放、合同規(guī)范化等方面的檢查，對做得好的單位及個人通過《獎懲單》現(xiàn)場開單獎勵現(xiàn)金，做得差的也現(xiàn)場開單處罰，并立即繳納罰款。這種獎罰收到了很好的效果，使員工能夠深刻領會公司規(guī)章制度的必要性并自覺、全面地執(zhí)行，將內部控制逐步升華為企業(yè)文化的組成部分。

　　五、通過財務數(shù)據(jù)監(jiān)控內部控制程序的效率及效果

　　財務數(shù)據(jù)集中體現(xiàn)了物流企業(yè)的靜態(tài)經(jīng)營情況和動態(tài)經(jīng)營成果，便于企業(yè)適時監(jiān)控經(jīng)營運作情況及其效益性。內部控制制度是否科學，是否影響了企業(yè)效益，是否還有新的控制方法能夠實現(xiàn)最優(yōu)化的效益一直是公司內部控制制度的財務可行性研究的方向。

　　實踐表明，內部控制制度、程序的效果就是通過實現(xiàn)企業(yè)價值來集中體現(xiàn)的。公司在長期的財務工作實踐過程中，對各項成本、費用的發(fā)生及比例、固定費用和變動費用的發(fā)生規(guī)律有了一定認識，當財務數(shù)據(jù)發(fā)生異動時，就會敏感地覺察到并立即分析原因。例如，某營業(yè)部租金是按合同每年上漲10%，但金融危機后由于市場普遍疲軟，在租戶一致要求下，業(yè)主同意下調10%，而并非上漲10%，導致預算和考核指標調整。另外，公司通過對主要成本項目同期數(shù)據(jù)進行常規(guī)的“符合性測試”，可以發(fā)現(xiàn)異常波動的期間，進而對重點業(yè)務進行“實質性測試”，分析內控制度是否存在瑕疵或是還有其他原因等。

　　六、實施科學的經(jīng)濟指標考核體系

　　對于公司高層管理人員來說，考核指標是綜合性的，如利潤、產(chǎn)值、成本費用、安全、經(jīng)濟事故等，而對中層管理人員而言，主要是結合其管理職責的單項指標，這樣就形成了企業(yè)的一個經(jīng)濟指標考核體系。公司將經(jīng)濟指標考核體系制度化，使其成為內部控制制度的組成部分，同時與個人收入掛鉤，增強了企業(yè)活力、員工的主觀能動性和創(chuàng)新意識。當經(jīng)濟指標全面完成后，公司的抗風險能力也大大增強了。公司每年都將不同層次工作人員的工作任務數(shù)據(jù)化，形成經(jīng)濟指標考核體系，每年年初簽訂《經(jīng)濟指標書》，年終在個人收入中兌現(xiàn)。多年實踐證明，這項制度對于“管人”行之有效，“人”管好了，“事”也就做活了。

　　七、加強人力資源建設

　　內部控制制度要想隨環(huán)境的要求不斷調整、變化，人是關鍵。當前物流企業(yè)員工素質偏低，部分員工僅有初中或小學文化；關鍵管理人員缺乏；很多物流企業(yè)由貨運部發(fā)展而來，運作模式粗放，服務意識還有待加強，缺乏精品意識。為此，公司提出建立學習型組織，通過讓員工不斷學習進步為企業(yè)帶來活力，并采取補充新人或加強內部培訓等措施來完成人力資源建設，讓員工在技能和事業(yè)兩方面和企業(yè)同步發(fā)展。

　　加強內部控制建設為穗黔物流有限公司的健康發(fā)展提供了強有力的體制支撐，為建立和形成健康、有序的企業(yè)文化和內部治理的核心理念奠定了良好基礎。通過定期財務分析、月度費用預算完成情況考核及全面加強公司內部控制制度建設和完善工作，公司3年來的盈利水平逐年提升，職工工作積極性、主動性和規(guī)范性得到了全面加強。