［摘 要］本文指出港口企業(yè)加強會計電算化管理應(yīng)從六個方面入手，要不斷完善會計電算化規(guī)章制度、注意硬軟件的維護、定期進行人員培訓(xùn)、規(guī)范電腦操作行為、保持數(shù)據(jù)的安全、努力降低會計電算化運行成本開支，從而確保企業(yè)會計電算化平穩(wěn)、連續(xù)、持久地正常進行，不斷適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)的要求，更好地讓現(xiàn)代計算機技術(shù)服務(wù)于港口企業(yè)財務(wù)管理。
［關(guān)鍵詞］企業(yè) 會計 電算化 管理
一、會計電算化的制度管理
財政部曾發(fā)布了《會計電算化管理辦法》，它是企事業(yè)單位開展會計電算化工作的指導(dǎo)性、綱領(lǐng)性文件，港口企業(yè)應(yīng)按照該《辦法》的精神，結(jié)合本企業(yè)的實際情況，分析本企業(yè)的特點，及時制定本企業(yè)的“會計電算化管理規(guī)范”，用于指導(dǎo)和規(guī)范本企業(yè)會計電算化工作。在此規(guī)范中，要規(guī)定會計電算化人員的資格證書要求，要強化會計電算化人員的崗位責任制，明確會計電算化操作流程，要明確財務(wù)會計軟件版本購置及升級標準，要確立會計電算化核算業(yè)務(wù)步驟，建立會計電算化硬軟件及數(shù)據(jù)管理指引等等。在制度管理方面，我們要克服兩種傾向：一是認為只要在實際電算化工作中堅持一種行之有效、約定俗成的習(xí)慣性經(jīng)驗性做法就可以了，不一定花時費力地去制定書面的會計電算化規(guī)定；二是認為制定書面的會計電算化規(guī)范是必要的，但在實際工作中我們不一定真正嚴格地去執(zhí)行它落實它。
港口企業(yè)會計電算化管理制度是本企業(yè)實行和做好會計電算化工作的基本前提和重要基礎(chǔ)，它能保證企業(yè)會計電算化工作有章可循、有規(guī)可依，保證港口企業(yè)總部及其下屬各分公司會計電算化工作的統(tǒng)一性、同步性、通用性，避免會計核算上的五花八門，防止操作人員犯下常識性錯誤，也可及時對違反會計電算化規(guī)定的人員和事例進行必要的處罰和處理。有了書面管理制度并不等于萬事大吉，更重要的是落實制度執(zhí)行制度，要廣泛宣傳制度，組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會制度，要加大監(jiān)督檢查力度，督促相關(guān)人員將會計電算化制度落實好執(zhí)行好，同時在施行的過程中務(wù)必收集和總結(jié)該制度存在的問題和不足，要與時俱進，不斷緊跟變化了的實際情況，適時修訂和完善本企業(yè)會計電算化制度，使之始終緊貼和適應(yīng)本企業(yè)的經(jīng)營管理客觀現(xiàn)實，讓會計電算化始終在企業(yè)經(jīng)營管理的大目標指引下健康發(fā)展。
二、會計電算化的硬軟件管理
在會計電算化的硬軟件管理上，配備合適的計算機是沒有問題的，在選用財務(wù)會計軟件上就要慎重考慮，因為現(xiàn)在市場上有許許多多、各式各樣的財務(wù)會計軟件，這些軟件所作的廣告都很好，所用的推銷手段都是新穎的，常常令我們目不暇接、猶豫不定。我們應(yīng)深入了解財務(wù)軟件的性能、質(zhì)量、價格、服務(wù)，選用那些安全可靠、容易操作且經(jīng)過財政部批準的財務(wù)會計軟件，必要時可以聘請專門的財務(wù)軟件公司前來根據(jù)本港口生產(chǎn)經(jīng)營實際、會計核算科目實際設(shè)計特制的財務(wù)會計軟件。另外，選用財務(wù)會計軟件時還要考慮到其日后的升級、更新、換代的功能。但不管怎樣，一個港口企業(yè)內(nèi)部的總部與下屬各分公司最好選用同一品牌和型號的財務(wù)會計軟件，以保持總部與其下屬分公司之間、下屬分公司之間財務(wù)會計軟件的兼容與聯(lián)網(wǎng)，保持會計資料格式的一致性，也能增強會計數(shù)據(jù)的共享性，從而有利于促進港口企業(yè)財務(wù)管理的方便性、規(guī)范性，有利于體現(xiàn)本港口企業(yè)良好的整體形象。
三、會計電算化的人員管理
先進的會計電算化系統(tǒng)需要具備一定操作技能的人員進行操作，人員的管理是會計電算化管理過程中的重要環(huán)節(jié)。港口企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要選聘思想好、素質(zhì)高、業(yè)務(wù)強的人員從事會計電算化工作，接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)并取得會計電算化資格證書，要按照“不相容崗位分離”的原則，合理設(shè)置崗位分工，明確各自責權(quán)，既分工又協(xié)作，既聯(lián)系又獨立，形成相互融合相互制衡的機制。港口企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容崗位相互分離，互不兼任，以減少會計電算化人員進行計算機舞弊的可能性。同時，本企業(yè)要定期對會計電算化人員進行職業(yè)道德教育，抓好業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，不斷更新知識，跟上計算機技術(shù)的快速發(fā)展。要防止會計電算化人員故意犯錯誤，也要防止會計電算化人員無意犯錯誤，也要防止操作人員的突然離職而影響系統(tǒng)的正常運行，努力降低實行會計電算化而為企業(yè)帶來的負面效應(yīng)。
四、會計電算化的操作管理
會計電算化的操作管理就是對會計電算化過程中數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出進行有效的控制，保證會計記錄的正確、完整、及時、順利。輸入控制就是對操作人員將原始憑證輸入計算機的過程進行控制，要求所有數(shù)據(jù)輸入必須經(jīng)過授權(quán)和批準，要將經(jīng)授權(quán)和已批準的數(shù)據(jù)完整、準確地輸入計算機，要采取核對、牽制等手段進行校驗，要通過計算機編輯檢驗來自動檢查數(shù)據(jù)的正確完整，要防止輸入時出現(xiàn)遺漏、重復(fù)、分類錯誤和編碼錯誤，要防止未經(jīng)授權(quán)的人員私自進行數(shù)據(jù)的輸入。處理控制就是對計算機在計算、排序、加計、過賬、合并以及文件更新的加工處理過程進行控制，要建立授權(quán)或?qū)Ｈ素撠熦熑沃�，要求�?jīng)授權(quán)的人員或?qū)Ｂ毴藛T對加工處理的內(nèi)容、處理過程中出現(xiàn)的錯誤提示和發(fā)現(xiàn)的問題進行檢查和解決，也就是“人監(jiān)督機器”的過程。輸出控制就是對計算機打印的紙質(zhì)會計資料或傳遞發(fā)出的電子會計資料的安全性、正確性、及時性進行控制，要從形式上和內(nèi)容上對輸出的會計資料進行賬賬核對、賬表核對、賬實核對的檢查，要通過設(shè)置文件分送清單、建立專人負責制等形式保證文件資料安全及時地傳送到管理層手中。
五、會計電算化的安全管理
會計電算化的安全管理就是指采取多種措施保持電算化系統(tǒng)運行的安全、數(shù)據(jù)的安全，要充分估計會計電算化系統(tǒng)可能面臨的各種安全風險，要對每天的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行雙備份，要對各種數(shù)據(jù)的讀寫、修改權(quán)限進行嚴格限制，要讓每一個操作人員必須憑借自己的身份和密碼進入系統(tǒng)，要盡量避免經(jīng)常利用會計電算化計算機進行上網(wǎng)或收發(fā)電子郵件，要防止網(wǎng)絡(luò)電腦病毒的侵入，最好讓會計電算化電腦脫離因特網(wǎng)而獨立運行，要防止操作人員故意泄露、破壞電腦數(shù)據(jù)，要防止備份磁盤的破損和丟失，在選用存儲介質(zhì)時最好刻錄光盤而少用軟盤，同時也不能忽視對裝訂好和未加以裝訂的會計憑證的妥善保管，要認識到會計憑證的唯一性特點，要綜合運用各種手段確保會計電算化系統(tǒng)的安全有效，要把“安全第一、安全出效益”的理念貫穿于會計電算化工作的始終。
六、會計電算化的成本管理
比起手工會計核算來說，會計電算化的成本要高得多，但會計電算化的優(yōu)勢是手工會計核算難以相比的，會計電算化也存在一個成本開支問題，不斷降低會計電算化的使用成本、提高會計電算化的投入效益是港口企業(yè)會計電算化工作的重要任務(wù)。首先，企業(yè)應(yīng)通過招標方式批量購置計算機，降低采購支出。其次，重視會計電算化運行的室內(nèi)溫度、濕度、清潔度等環(huán)境因素，盡量避免計算機的提前報廢，努力延長電腦的使用壽命。再次，操作人員對計算機要謹慎操作、小心呵護、定期保養(yǎng)，減少計算機的維修費用。最后，計算機的磁盤、打印紙、墨盒等耗用品應(yīng)實行定點供應(yīng)、批量采購的制度，會計賬簿堅持年末一次性打印輸出的原則，不斷降低計算機的耗品費用。（收稿日期：2005-12-20）
參考文獻
[1] 周敏。淺析電算化會計系統(tǒng)的特點[J].中國內(nèi)部審計，2005（1）。
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