會計檔案的科學(xué)管理是會計事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)

　　會計檔案管理是會計管理的重要組成部分。但在會計工作中，人們重核算，輕管理，尤其輕視檔案管理，致使很多會計檔案流失，會計檔案資料不全，給會計管理帶來了不必要的麻煩。筆者曾因工作需要查閱了某些單位的會計檔案資料，發(fā)現(xiàn)有些單位檔案管理十分混亂，個別單位會計人員私自銷毀會計檔案，造成經(jīng)濟責(zé)任無處追查；在企業(yè)兼并和聯(lián)合事宜中，相當(dāng)一部分企業(yè)會計檔案資料不全，使大量國有資產(chǎn)流失；有些企業(yè)不按會計檔案管理的法律、法規(guī)進行管理，賬簿、憑證、報表放在陰暗、潮濕的庫房，有的已變質(zhì)毀壞，查閱起來十分困難。筆者現(xiàn)就如何加強會計檔案管理提出一些粗淺的看法，供廣大會計管理工作者參考。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　一

　　會計信息是宏觀決策的依據(jù)，會計信息的嚴(yán)重失真，必然使領(lǐng)導(dǎo)決策失誤。如河南省某市市長到任時，會計資料反映該市經(jīng)濟發(fā)展強勁，市屬企業(yè)全部盈利，而且利潤數(shù)額十分可觀。于是，市長就決定在全市大力發(fā)展公共事業(yè)，大幅增加投入額度。然而，第二年全市匯總的會計資料又反映企業(yè)全部虧損，發(fā)展公共事業(yè)的資金沒有了來源，工程不得不停止或下馬。上級認(rèn)為該市市長決策盲目，對他進行了十分嚴(yán)厲的批評。市長十分惱火，他在大會上說：“我的決策來源于會計資料，我決策失誤的根本原因是會計提供的資料失真。如果說我決策失誤給本市帶來了很大的經(jīng)濟損失，那么，根源在于各位不負(fù)責(zé)任的會計!”于是，該市在河南省率先實行會計委派制，并對會計檔案進行了認(rèn)真的管理。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二

　　會計信息的運行應(yīng)有一個十分嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蚣�，勾畫起會計信息運行框架是會計檔案資料管理體系建立的前提。我國的會計信息運行自建國以來經(jīng)歷了三個不同時期，會計檔案資料的管理在不同的框架下也呈現(xiàn)出不同的管理模式。建國初期到人民公社成立之前，我國的會計信息運行框架分為兩部分：一部分是國家機關(guān)和事業(yè)單位，他們需要財政供給。國家也需要了解各種資金的運行情況，因此就構(gòu)成了全國統(tǒng)一的會計運行框架；另一部分是散居民間的會計信息運行框架，這個框架是不成系統(tǒng)的，是分散的，因為他們之間的經(jīng)濟活動靠自我調(diào)節(jié)，國家沒有精力和財力進行調(diào)節(jié)和干預(yù)。這一時期，我國的會計信息運行框架是分散的，會計檔案管理也不系統(tǒng)，很多檔案資料散落民間。人民公社成立后，公有經(jīng)濟體制迅速成立，國家的中央機關(guān)不但是國家的政治、軍事、文化中心，而且又是生產(chǎn)指揮中心、生活調(diào)節(jié)中心。在這一時期，全國上下建立起了一個會計信息運行網(wǎng)絡(luò)。應(yīng)該說，這個時期是中國會計信息管理最好的時期�？上А拔幕�大革命”使這個信息系統(tǒng)遭到破壞。1978年以后，公有制經(jīng)濟逐步向市場經(jīng)濟過渡，大統(tǒng)一的管理模式讓位于分散、零星的管理模式，會計信息和會計資料的統(tǒng)一性遭到極大的破壞，會計信息和會計檔案的管理進入混亂時期。

　　會計信息是服從并服務(wù)于經(jīng)濟運行體制的，會計信息運行的框架僅是會計信息的一個載體，這個載體如果遭到破壞，會計信息的客觀、公平、真實性就很難實現(xiàn)，會計檔案資料的散落和流失也就無法避免。最近幾年會計檔案管理中出現(xiàn)的混亂現(xiàn)象，其根源就在于此。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　三

　　社會主義市場經(jīng)濟還要不要大統(tǒng)一的會計信息運行框架?還需不需要社會性的會計信息和完整的會計檔案?回答是十分肯定的：不但要，而且要全面、要真實、要系統(tǒng)。因為在市場經(jīng)濟條件下，國家宏觀調(diào)控的依據(jù)和基礎(chǔ)是真實可靠的會計信息，會計信息是各種經(jīng)濟信息生成的基礎(chǔ)，是國家稅收的依據(jù)，是防范金融風(fēng)險的重要指標(biāo)，是國家經(jīng)濟活動變化的氣象臺。那么如何構(gòu)建中國的會計檔案管理的基本體系?初步設(shè)想為，財政部作為國家的職能部門，應(yīng)是會計信息運行的終點，自然也是會計檔案管理的中心，這個中心將連接所有會計信息產(chǎn)生部門，即工商、稅務(wù)、金融等，由此建立中國會計檔案管理的宏觀體系。在微觀上，各單位應(yīng)建立會計檔案專用室或?qū)９�，如憑證專柜、賬簿專柜、報表專柜、文書專柜等，實行專人管理或由專職檔案管理機構(gòu)代管。