隨著IT行業(yè)的發(fā)展和財會軟件的普及應用，我國的飯店業(yè)基本上實行了會計電算化。這大大減輕了賓館財會人員繁瑣計算的工作量，提高了工作效率和正確性，增強了傳遞會計信息能力。然而 “水能載舟，亦能復舟”，對會計電算化疏于管理，也會給賓館帶來難以預料的經(jīng)濟損失。筆者認為，將電算化等同管理水平的自然提高是認識上的誤區(qū)，本文就賓館客帳電算化中的一些常見問題提出整改辦法。
一、客帳電算化中的常見病。
（一）多種電腦記帳方法同時使用易出服務質(zhì)量事故。
有天一位客人前來某賓館總臺查詢其發(fā)生的總費用，因客帳收銀員漏報一筆款項，使客人結(jié)帳時碰到了很大的麻煩而向總經(jīng)理室投訴。這件事引起了我們的思考：這位客帳收銀員平時工作一貫認真仔細，怎麼也會發(fā)生漏報款項的事故呢？通過對其過程的模擬操作，我們終于搞清了造成漏報款項的原因：作為軟件開發(fā)商而言，總希望自己開發(fā)出的軟件能支持更多的記帳方法；這就要求收銀員盡可能熟練地掌握多種記帳的操作程序。上述這筆漏報的款項就是因為電腦記帳時有多種方法，而客帳收銀員在對這筆款項進行電腦記帳時，采用的那種方法不易查詢，即電腦顯示屏不能直觀地、明了地顯示這筆款項，所以造成了差錯。因此，作為賓館的管理層，就必須指定一種適合本賓館業(yè)務情況的電腦記帳方法，并以制度規(guī)定客帳收銀員只能使用這種便于查詢的電腦記帳方法，才能保證這類事故不再重演。
�。ǘ┸浖械募夹g(shù)性錯誤還不少。
同任何新生事物一樣，我們對會計電算化的認識，有個不斷熟悉、不斷完善的過程。特別是剛開始使用電腦核算時問題就更多。因為電腦編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或?qū)怂泱w系中的某些細節(jié)了解不夠而出現(xiàn)的差錯，反映在電算化上就是技術(shù)性問題。這些技術(shù)性問題不及時解決會長期影響電算化的正確性。比如：
1，不熟悉客帳核算業(yè)務。筆者所在的賓館剛開始使用電腦核算客帳時，發(fā)現(xiàn)店內(nèi)轉(zhuǎn)帳科目中電腦帳和手工帳的差額甚大，經(jīng)過查對，原來是因為電腦工程師不熟悉轉(zhuǎn)帳定義所致，安裝程序時誤將店內(nèi)外轉(zhuǎn)帳都當作店內(nèi)轉(zhuǎn)帳處理了。經(jīng)向電腦工程師詳細介紹兩種轉(zhuǎn)帳的差別。即，店內(nèi)轉(zhuǎn)帳，這是為方便住店客人的各項消費活動，客人在店內(nèi)所有消費帳單均有其簽字認可，并注明房號，轉(zhuǎn)到總臺收銀處統(tǒng)一結(jié)帳；還有一種是轉(zhuǎn)外客帳，是根據(jù)客人要求，將客人在賓館內(nèi)有關(guān)消費項目，均由旅行社（或委托單位）統(tǒng)一結(jié)帳。兩種轉(zhuǎn)帳的內(nèi)容是完全不同的，不能混淆。電腦工程師在搞清楚兩種轉(zhuǎn)帳的不同概念后，隨即將電腦軟件作了修正。此后電腦帳和手工帳就能做到一致了。
2，重復計算預收帳款。有家新建賓館剛開始實行客帳電算化時，電腦帳和手工帳的預收帳款一連幾天總是有些差異。起初該賓館管理層認為電腦是不可能會有計算錯誤的，很可能是因為夜審員的計算能力差，正確性不高所導致的；而夜審員雖也懷疑是自己的錯，但就是查不出錯在哪里。為了搞清楚預收帳款的帳究竟錯在什麼地方，該賓館管理層請了一位能手級的珠算高手重新核算了幾天來發(fā)生的預收帳款，經(jīng)過反復驗算確認手工帳沒有錯，夜審員的計算是正確的。這才懷疑電腦帳中可能有問題，并認定是某個樓面的預收帳款被重復計算了。電腦工程師檢驗了其編制的軟件后，果然是他將這個樓面預收帳款的計算公式在程序中重復設(shè)置了。
�。ㄈ┑瘋鹘y(tǒng)原則的弊端。
隨著經(jīng)濟的發(fā)展，在內(nèi)部牽制的基礎(chǔ)上產(chǎn)生了內(nèi)部控制。內(nèi)部控制是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，其內(nèi)容是隨著單位對內(nèi)強化管理，對外滿足社會需要而不斷豐富和發(fā)展起來的。內(nèi)部控制的規(guī)章制度執(zhí)行了才能體現(xiàn)其有效性。傳統(tǒng)財務的基本原則是“管帳不管錢，管錢不管帳”，只有切實做到辦理貨幣資金業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督，才能確保貨幣資金的安全。根據(jù)執(zhí)行業(yè)務職務與監(jiān)督職務相分離的內(nèi)部控制原則，在酒店前臺收銀與夜審這兩個崗位也應嚴格分離。可惜，有不少酒店實行會計電算化后，感到電腦計算快捷、正確，不會出錯，逐漸淡化了傳統(tǒng)原則，將這兩個崗位混為一體，由同一人承擔收銀與夜審的工作，其結(jié)果可想而知，素質(zhì)很差的收銀員貪污上萬元的案件時有所聞，上演了一場又一場“大意失荊州”的悲劇，使國家、企業(yè)蒙受了意想不到的損失。這就是丟棄了“管帳不管錢，管錢不管帳”的傳統(tǒng)原則，犯了大忌，將兩個不相容的崗位由一個人包攬而釀成的大禍。
二、改進客帳電算化后的對帳方法
筆者在實踐中體會到：客帳電算化出現(xiàn)了，但是正確的對帳方法并沒有應運而生，管理水平更沒有做到盡善盡美，相反又產(chǎn)生了許多新的課題有待于我們?nèi)パ芯亢吞剿鳎性S多空白需要我們?nèi)ヌ钛a。下面是筆者在實踐中摸索出來的客帳電算化的一些對帳方法。
（一）客帳電算化后的幾種基本對帳方法。
1.全貌對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工報表與電腦報表逐日核對。
2.概貌對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工帳卡的余額與電腦帳卡的余額逐日核對。
3.變量對帳法。即賓館實行客帳電算化后，用手工帳卡各消費項目和收回數(shù)的發(fā)生額與電腦帳卡各消費項目和收回數(shù)的發(fā)生額逐日核對。
（二）三種對帳方法的比較。
1.相同點：三種對帳方法都是安全可靠的。
2.不同點：第一種對帳方法工作量最大；第二種對帳方法工作量次之；第三種對帳方法工作量最小，但實際操作有一定的難度，因本方法對基礎(chǔ)帳務的管理水平和收銀員、夜審員的業(yè)務水平要求較高。
�。ㄈ┎捎媚囊环N對帳方法好？
對這個問題我們不能一概而論，具體情況具體對待。但不論是什么情況，在賓館剛實行客帳電算化時，都必須用全貌對帳法或概貌對帳法與電腦帳并行一段時間。如該賓館基礎(chǔ)帳務的管理水平和收銀員、夜審員的業(yè)務水平較高，可采用概貌對帳法；反之則應采用全貌對帳法。因電腦編程是人工安裝的，往往由于電腦工程師某些粗心或?qū)蛶ず怂泱w系中的某些細節(jié)了解不夠而出現(xiàn)的差錯，反映在客帳電算化上就是技術(shù)性問題。這些技術(shù)性問題不及時解決就會長期影響客帳電算化的正確性。在手工帳和電腦帳并行一段時間，確認電腦帳正確無誤后，就應該考慮采用變量對帳法了。
三、客帳變量對帳法的運用。
什么是變量？變量就是客人在住店期間每天在各消費點的發(fā)生額。它包括：
1，客人在住店期間各消費項目的發(fā)生額，如房金、餐費、電話費等等；
2，客人結(jié)帳后，酒店當日的收回數(shù)，收回方式有現(xiàn)金、支票等等。
在會計核算中有這樣一個平衡式：期初余額+本期增加-本期減少=本期余額。
這是一個重要的會計公理，正確運用這個會計公理就能確保會計信息的真實性、完整性�？头繝I業(yè)收入日報表也是按照這個公理而設(shè)計的。在這個重要的會計公理中，本期增加和本期減少是變量，所以我們只要將每天的發(fā)生額、收回數(shù)這兩個變量核對正確了，客帳日報表的本日余額也就準確無誤了。
常用的變量對帳法有單據(jù)對帳法、表式對帳法。
單據(jù)對帳法就是將客人當日在各消費點的消費單據(jù)與電腦賬逐項核對，不需要會計輔助報表（多張會計輔助報表，也會相應增加核算和管理難度），操作簡單，缺點是在核對過程中，如出現(xiàn)遺漏等錯誤，不易發(fā)現(xiàn)。此法只適宜那些業(yè)務量較少的小賓館、小酒店。
表式對帳法核算嚴密，難度較高，但安全可靠，一有差錯，馬上就容易發(fā)現(xiàn)和糾正。因此筆者認為一般來說，在賓館、酒店還是使用表式對帳法為好（見下表）。
變量對帳表
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項目/班次 |
早班 |
中班 |
晚班 |
合計 |
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房金 |
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餐費 |
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電話費 |
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本日發(fā)生額合計 |
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現(xiàn)金 |
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支票 |
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轉(zhuǎn)帳 |
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本日收回數(shù)合計 |
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綜上所述， 筆者認為客帳（會計）電算化是一個復雜的系統(tǒng)工程，有很多問題值得我們?nèi)パ芯�，而對帳又是會計核算中一個最重要的環(huán)節(jié)，也是保證帳帳相符最有效的管理手段。我們要與時俱進， 不斷改進，使財務管理水平適應先進生產(chǎn)力的發(fā)展要求。
