如何完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)功能

    目前，許多企業(yè)已初步實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電算化，這種會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)基本上只能提供原來由手工會(huì)計(jì)提供的一些傳統(tǒng)會(huì)計(jì)報(bào)告，不能為現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策及時(shí)地提供有用的可靠信息，于是造成了我國企業(yè)會(huì)計(jì)電算化效率低下、效果不顯著的普遍現(xiàn)象，也是會(huì)計(jì)界和會(huì)計(jì)軟件開發(fā)商應(yīng)當(dāng)著手解決的緊迫問題。解決這一問題的基本途徑是完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)功能。

    企業(yè)完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)功能的目的是：充分利用計(jì)算機(jī)快速提供信息的能力提高會(huì)計(jì)信息加工的效率，為經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)對(duì)這一系統(tǒng)功能的完善，除了有必要的資金外，還應(yīng)該具備以下兩個(gè)條件：①必備的人才。一般地說，企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)需要3類人才：系統(tǒng)分析師、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)操作員。系統(tǒng)分析師不僅要具備軟件開發(fā)的知識(shí)，而且要精通會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、管理專業(yè)技術(shù)，他可以主持系統(tǒng)完善的全部工作和整體設(shè)計(jì)。系統(tǒng)維護(hù)人員必須具備計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)和軟硬件維護(hù)的知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)熟悉電算化系統(tǒng)的會(huì)計(jì)和管理基本知識(shí)。②管理工作基本規(guī)范化。它包括：計(jì)量規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)成本體系、規(guī)章制度、數(shù)據(jù)收集和傳遞基本程序等。

    一、采取的策略

    會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)要從原來的單純的會(huì)計(jì)核算進(jìn)一步開發(fā)成為具有支持經(jīng)營控制和管理決策的高級(jí)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)，所涉及的策略是多方面的。

    1.摒棄以計(jì)算機(jī)技術(shù)為主的策略，強(qiáng)調(diào)以會(huì)計(jì)、理財(cái)和經(jīng)營管理等先進(jìn)管理技術(shù)為主，并與計(jì)算機(jī)技術(shù)良好地融合。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)功能要適應(yīng)先進(jìn)的企業(yè)管理需要，其關(guān)鍵在于系統(tǒng)開發(fā)人員對(duì)會(huì)計(jì)、理財(cái)和經(jīng)營管理方法和技術(shù)有較好的掌握，再使用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)這些方法和技術(shù)。因此，在完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮企業(yè)信息系統(tǒng)的整體性，不能單純從會(huì)計(jì)子系統(tǒng)的目標(biāo)出發(fā)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到不同的管理職能之間的內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，并盡可能利用國外的成功經(jīng)驗(yàn)，拓展會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，以適應(yīng)于企業(yè)的經(jīng)營控制和管理決策。

    2.打破以企業(yè)管理現(xiàn)狀為基本需求，采用以會(huì)計(jì)、理財(cái)、經(jīng)營管理的先進(jìn)技術(shù)和方法導(dǎo)出的新的需求作為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)完善的基本要求。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)非常強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)用戶的需求，要求系統(tǒng)開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)適應(yīng)企業(yè)管理現(xiàn)狀的需要，這只能簡單地把會(huì)計(jì)系統(tǒng)模式和管理模式做一次移植，采用這樣低水平的應(yīng)用軟件，即使裝備最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，也無法促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營控制和經(jīng)營管理水平的提高。眾所周知，我國企業(yè)普遍管理水平低，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)效率低，會(huì)計(jì)人員和經(jīng)營管理人員素質(zhì)不高。因此，必須采用先進(jìn)的管理技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，開發(fā)出先進(jìn)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，才能促使會(huì)計(jì)人員和管理人員的知識(shí)盡快更新，以適應(yīng)現(xiàn)代市場競爭的要求。

    國外較成熟和先進(jìn)的會(huì)計(jì)商品化軟件一般都是按照國際先進(jìn)的適用管理方法和技術(shù)的共性及新型的管理模型進(jìn)行開發(fā)而成的。目前，我國會(huì)計(jì)商品化軟件的功能基本上都集中在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)方面，若要完善這一系統(tǒng)，一般可采用與軟件開發(fā)商合作或者由有能力的企業(yè)自行組織人員進(jìn)行二次開發(fā)，這樣會(huì)給企業(yè)管理人員造成一種必要的壓力，并迫使他們?nèi)ジ淖兟浜蟮墓芾憩F(xiàn)狀。

    3.改進(jìn)以計(jì)算機(jī)技術(shù)人員為主的習(xí)，慣，主張以財(cái)會(huì)人員為會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的主導(dǎo)。會(huì)計(jì)人員在企業(yè)中掌握著絕大部分的經(jīng)濟(jì)信息，又通曉這些信息的分析和利用，因此，應(yīng)當(dāng)將精通理財(cái)和管理技術(shù)的會(huì)計(jì)人員與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員聯(lián)合起來共同開發(fā)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)。從目前已實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)來看，若是單純外購的商品化軟件或由企業(yè)自身的計(jì)算機(jī)專業(yè)人員開發(fā)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)，其實(shí)際的運(yùn)行效率和效果都不令人滿意，而且安全性能較差�？梢哉f，沒有會(huì)計(jì)人員和管理人員參與開發(fā)和完善，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是很難發(fā)揮經(jīng)營控制和管理決策的支持作用的。

    二、實(shí)施的方法

    要完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)功能，提高會(huì)計(jì)系統(tǒng)的效率，提高企業(yè)經(jīng)營管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，就必須采取相配套的實(shí)施步驟和方法。

    1.明確系統(tǒng)完善的目標(biāo)。系統(tǒng)完善的目標(biāo)是：大大改進(jìn)企業(yè)的會(huì)計(jì)信息在經(jīng)營控制和管理決策中的作用，提高企業(yè)管理水平，促進(jìn)企業(yè)管理體制的改革，提高經(jīng)營效益。原會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)僅著眼于減輕會(huì)計(jì)人員勞動(dòng)強(qiáng)度和提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度，要想完善這一初始系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)：①采用網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)系統(tǒng)，所有的數(shù)據(jù)從經(jīng)營管理現(xiàn)場適時(shí)收集，及時(shí)處理，快速反饋。②實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)反映和經(jīng)營控制一體化，強(qiáng)調(diào)擴(kuò)充經(jīng)營控制的功能。③實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售集成化系統(tǒng)。現(xiàn)代企業(yè)的顯著特征之一是，從產(chǎn)品開發(fā)研究、生產(chǎn)制造和產(chǎn)品銷售到理財(cái)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)以會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)聯(lián)成一個(gè)有機(jī)體。建立集成化信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)為基礎(chǔ)，完善擴(kuò)展而成，這樣可收到較好的經(jīng)濟(jì)效益。

    2.注重分析，系統(tǒng)完善按統(tǒng)一規(guī)劃進(jìn)行。完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的目的是為經(jīng)營控制和管理決策提供及時(shí)而可靠的信息，因此，在做系統(tǒng)分析時(shí)，應(yīng)當(dāng)明確企業(yè)的主要經(jīng)營控制和管理活動(dòng)，清晰地掌握企業(yè)的控制和管理活動(dòng)所需的數(shù)據(jù)或信息數(shù)據(jù)應(yīng)用的流程，并了解它們與財(cái)務(wù)目標(biāo)的關(guān)系，使完善后的系統(tǒng)不會(huì)偏離整體設(shè)計(jì)，同時(shí)也避免各個(gè)控制和經(jīng)營活動(dòng)部門分別建立自身的信息系統(tǒng)而造成數(shù)據(jù)管理混亂、資源浪費(fèi)、功能重復(fù)，便于建立一個(gè)優(yōu)化的、綜合的會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)。

    3.選擇適用的設(shè)計(jì)技術(shù)。企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上應(yīng)選擇流行的模塊化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，應(yīng)當(dāng)使系統(tǒng)既具有聯(lián)網(wǎng)實(shí)時(shí)處理又具有單機(jī)批處理的靈活性。在代碼、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)上，采用標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化格式。在人機(jī)界面設(shè)計(jì)方面，采用聯(lián)機(jī)在線幫助，在數(shù)據(jù)錄人、查詢等功能下，均可得到明確的幫助或提示信息，在有限的屏幕中給出多窗口的信息，處理運(yùn)行時(shí)連續(xù)給出處理和操作的提示信息，使系統(tǒng)有較好的透明度。在系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息的安全和保密性設(shè)計(jì)上，采用各子系統(tǒng)和重要數(shù)據(jù)加密和規(guī)定必要的使用權(quán)限口令，并采用自動(dòng)備份重要數(shù)據(jù)的措施，以確保系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全。

    4.加強(qiáng)系統(tǒng)完善的管理控制，充分調(diào)動(dòng)系統(tǒng)開發(fā)人員的積極性。開發(fā)完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，企業(yè)財(cái)會(huì)人員和管理人員應(yīng)積極參與配合，主動(dòng)出謀劃策。同時(shí)分階段對(duì)開發(fā)完善工作進(jìn)行監(jiān)督檢查和評(píng)價(jià)，獎(jiǎng)懲優(yōu)劣，充分調(diào)動(dòng)開發(fā)人員的積極性和創(chuàng)造性，并且要從不同的角度、用不同的方法對(duì)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)試。在評(píng)價(jià)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的同時(shí)，應(yīng)善于發(fā)現(xiàn)問題和錯(cuò)誤，對(duì)存在的問題及時(shí)解決，完善處理。