電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

　　一、電算化會計檔案的特點

　　廣義的電算化會計檔案，是指存貯會計數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報表）和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料，同時輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報表、憑證。狹義的電算化會計檔案只包括前者，即保存在磁盤、可讀寫光盤、磁帶等存貯介質(zhì)上的會計檔案。如不作特殊說明，下文提到的電算化會計檔案均指其狹義概念。與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會汁檔案一般具有如下幾個特點：

　　1. 電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外、主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

　　2.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存貯形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存貯在計算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤、光盤等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效朗等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

　　3.電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

　　4.電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。

　　5.電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

　　二、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

　　鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題：

　　I.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會計信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

　　2. 針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應(yīng)注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存貯介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護(hù)字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點；①對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

　　3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進(jìn)行管理時應(yīng)注意如下問題：（1）對硬盤上的會計檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計檔案進(jìn)行修改。常用的安全保密措施有：①用戶識別控制，防止非法用戶接觸會計檔案。②操作日志管理，應(yīng)由系統(tǒng)自動進(jìn)行操作登記，建立加密的機(jī)內(nèi)操作日志，監(jiān)督系統(tǒng)操作，留下審計線索。③數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，對安全保密程度不等的數(shù)據(jù)，應(yīng)給不同的使用人員賦予不同的操作權(quán)限，防止越權(quán)使用。（2）對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。

　　4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點，在對電算化會計檔案進(jìn)行管理時應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進(jìn)行操作時可在存貯介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的版本號，保存會計檔案的介質(zhì)上標(biāo)明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。

　　5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點，在進(jìn)行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件，以便對往年資料進(jìn)行管理；同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀，對管理和決策支持性好的特點，利用保存完好的各個時期的數(shù)據(jù)，進(jìn)行財務(wù)分析（趨勢分析、對比分析）和預(yù)測，為企業(yè)的經(jīng)營管理服務(wù)。

　　為了更好地管理電算化會計檔案，使其發(fā)揮更大的作用，除了注意上面提到的問題外，還必須形成一套電算化會計檔案的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以便對電算化會計檔案的管理形成制度化。