一、電算化會計信息系統(tǒng)應用實施的目標規(guī)劃電算化會計信息系統(tǒng)的目標規(guī)劃是一個多目標問題，涉及到企業(yè)管理信息系統(tǒng)的方方面面，且對于不同的組織形式會有不同的目標約束，其中以下三個目標是必須充分考慮的。
1.企業(yè)內(nèi)部信息充分共享。在電算化會計信息系統(tǒng)中，某些資金占用情況的變動，必須實時獲取、實時處理，并且能夠提供給相關部門使用。這種信息實時共享的目標，僅依靠財務管理的日清月結(jié)制度顯然難以保證目標的實現(xiàn)，只有通過先進的計算機網(wǎng)絡技術，合理地設置信息采集點，才可能真正實現(xiàn)資金占用信息的實時處理。
信息的共享規(guī)劃問題還體現(xiàn)在原有會計電算化系統(tǒng)的其他方面。在一般會計軟件的往來賬管理功能中，已經(jīng)記錄著各個往來客戶的資金交往信息，如果能夠很好地規(guī)劃這些信息的共事方案，就能有效地處理往來客戶的資信度信息。另外，通過有效的信息共事目標規(guī)劃，還有可能擴充生產(chǎn)成本管理功能，使其具有處理勞動生產(chǎn)率信息的功能，擴充材料采購和產(chǎn)品銷售管理功能，處理供銷市場的變化與趨勢信息的功能等等。
2.全面參與企業(yè)經(jīng)營決策過程。為了能實現(xiàn)這一目標，除了前面談到的以外，信息的處理方式以及信息的處理結(jié)果也是至關重要的。電算化會計信息系統(tǒng)的信息處理結(jié)果一般為各類會計報告，而這些會計報告的需求及時化及其形式多樣化將成為企業(yè)管理人員的必然要求。
傳統(tǒng)的會計報告根據(jù)持續(xù)經(jīng)營和會計分期假設，按月、季、年編制。隨著生命周期不斷縮短、競爭日趨激烈、經(jīng)營活動的不確定性日趨顯著的現(xiàn)實，會計信息的決策有效期明顯縮短，這就要求電算化會計信息系統(tǒng)有能力提供適時的會計報告。同時，企業(yè)經(jīng)營規(guī)模的擴大，總括的財務信息很可能會掩蓋某些經(jīng)營項目的實質(zhì)，因此，必須要求電算化會計信息系統(tǒng)有能力提供分部會計報告和多元計價報告等多種形式的會計報告。
3.適應高新技術發(fā)展。現(xiàn)代計算機技術與通信技術的飛速發(fā)展正是順應著人類社會對信息傳播與共享的需求，以實時信息共享為目標的電算化會計信息系統(tǒng)必須充分利用這一類高新技術發(fā)展所取得的相關技術成果。
以當前的計算機技術發(fā)展水平來看，在實施電算化會計信息系統(tǒng)時，可以采用寬帶網(wǎng)接入技術實現(xiàn)與企業(yè)組織外部的信息交換功能，在企業(yè)組織內(nèi)部構(gòu)建Internet以實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的信息共享功能。隨著電子商務技術的引入與發(fā)展，企業(yè)的經(jīng)營方式會發(fā)生巨大的變化。在實施電算化會計信息系統(tǒng)時，必須充分考慮電子商務技術帶來的經(jīng)營結(jié)算方式的變化，以便能夠滿足將來電子交易、電子結(jié)算等業(yè)務的功能需要。
二、電算化會計信息系統(tǒng)的會計業(yè)務流程與功能調(diào)整在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，各項高新技術的應用，諸如電子簽約、電子交割、電子結(jié)算、電子報關、網(wǎng)上采購等現(xiàn)代電子商務技術的應用，都必須要求有一個能夠與之相匹配的電算化會計信息系統(tǒng)作為基礎，在組織實施電算化會計信息系統(tǒng)過程中，必須對傳統(tǒng)的會計業(yè)務流程及其相關功能進行必要的調(diào)整。
1.會計業(yè)務流程的調(diào)整。在一般的會計軟件中，會計業(yè)務流程起始于原始憑證以及依此出寫的記賬憑證，基于輸入系統(tǒng)的憑證數(shù)據(jù)，即可形成各類賬、表及其相關會計報告。憑證被稱為會計軟件的數(shù)據(jù)源，而各類賬、表及其相關會計報告則為會計軟件所提供的財務信息。就目前的技術水平來看，會計業(yè)務流程的調(diào)整主要表現(xiàn)在會計數(shù)據(jù)的采集上。
在電算化會計信息系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)源形式會變得復雜一些，其實時性也會要求得更高一些。例如，在一筆電子結(jié)算業(yè)務過程中，電算化會計信息系統(tǒng)既可以接受電子數(shù)據(jù)作為數(shù)據(jù)源，也可以接受業(yè)務發(fā)生以后的相關紙介質(zhì)傳票作為數(shù)據(jù)源。無疑，前者的實時性明顯優(yōu)于后者，但其安全性尚有待于電子商務技術應用的發(fā)展與普及。筆者認為，可以以接受電子數(shù)據(jù)作為即時數(shù)據(jù)源，同時輔以接受紙介質(zhì)傳票作為驗證數(shù)據(jù)原的方式，重組會計業(yè)務流程。這樣，才能夠滿足現(xiàn)代財務管理對電算化會計信息系統(tǒng)的要求。
2.會計業(yè)務的功能調(diào)整。在一般情況下，作為電算化會計信息系統(tǒng)基礎的會計軟件很難全面滿足上述的多元化要求。但同時，在會計軟件的數(shù)據(jù)庫中又確實存儲著足以產(chǎn)生相關會計報告所需的數(shù)據(jù)，這顯然是一種功能上的缺陷，對此有兩種方案可供選擇：第一種方案，要求會計軟件提供上述功能；第二種方案，根據(jù)工作需要即時進行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的人工折取操作。若采用第一種方案，系統(tǒng)成本會增大，且很難保證能夠滿足所有的即時需求；若采用第二種方案，則對相關會計人員的職業(yè)素質(zhì)有很高的要求，并要求他們必須具備很強的計算機相關軟件的使用技能。筆者認為，應該將二者結(jié)合起來，從而制定電算化會計信息系統(tǒng)的實施方案。即既要求會計軟件提供可以預見的各項公用功能，又同時設立會計數(shù)據(jù)分析員崗位，進行必要的會計數(shù)據(jù)人工折取處理工作。為了保證系統(tǒng)安全，會計數(shù)據(jù)的人工折取操作必須限定在數(shù)據(jù)庫的只讀方式下進行。
三、電算化會計信息系統(tǒng)的檔案管理電算化會計信息系統(tǒng)是一個極為復雜的人一機系統(tǒng)。為了系統(tǒng)能夠安全、健康的運行，檔案管理就成為一項重要的基礎性工作。在制定電算化會計信息系統(tǒng)的實施方案時，檔案管理制度必須是嚴格且具有實際操作性的。
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案可以分為三大類：會計數(shù)據(jù)檔案、系統(tǒng)開發(fā)與維護更新文本檔案和系統(tǒng)操作痕跡記錄檔案。每一類檔案又可分別以紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光介質(zhì)予以存儲。對于磁介質(zhì)檔案，又可以有聯(lián)機與脫機兩種不同的存儲方式。因此，有效實施系統(tǒng)檔案管理是有一定難度的。
1.會計數(shù)據(jù)檔案管理。紙介質(zhì)會計數(shù)據(jù)檔案指用計算機的打印機輸出的會計憑證、會計賬簿及會計報表，應該按照財政部頒布的《會計檔案管理辦法》實施管理。
光、磁介質(zhì)會計數(shù)據(jù)檔案可分為歷史數(shù)據(jù)和當前數(shù)據(jù)分別進行管理。對于歷史數(shù)據(jù)，應至少制作兩個備份，分別聰機保存；對于當前數(shù)據(jù)，則應采用定期備份、脫機保存的方式，以保證在系統(tǒng)發(fā)生故障時，能夠及時恢復，盡可能降低故障損失。
2.系統(tǒng)開發(fā)與維護更新文本檔案管理。這一類檔案包括系統(tǒng)設計說明書、系統(tǒng)使用說明書、程序源代碼以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典等各項文本。這類檔案既有紙介質(zhì)，也有光、孩介質(zhì)，均應保存至系統(tǒng)停止使用或有重大更改后3年。
3.系統(tǒng)操作痕跡記錄檔案管理。這是最容易被忽略的一類檔案。按照財政部的規(guī)定，各類通過評審的會計軟件均必須具有保存操作痕跡記錄的功能，某一人在何時以何種身份調(diào)用了哪些功能、進行了哪些操作，均應—一記錄在案，以定期備份、妥善保存。這既構(gòu)成了一種安全性保障，也提供了在發(fā)生事故后追查事故原因的依據(jù)。
——摘自《財會月刊》2001年第22期
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