會計(jì)電算化初始化問題的探討

    各位將面臨會計(jì)軟件的初始化問題。初始化的成敗與否，將直接影響會計(jì)電算化工作的質(zhì)量與效率。會計(jì)電算化初始化是指將本單位將要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入電腦，使會計(jì)軟件能適應(yīng)本單位的核算、管理需要的過程，是手工核算過渡到會計(jì)電算化處理的橋梁。本文就會計(jì)電算化的核算方法、規(guī)則的選用、科目編碼方法、輔助核算、初始化的校驗(yàn)等問題進(jìn)行討論。

    一、單位在選擇會計(jì)核算程序、方法、規(guī)則時，應(yīng)充分考慮電腦處理會計(jì)信息快速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)

    《企業(yè)會計(jì)準(zhǔn)則》和各行業(yè)會計(jì)制度確定了很多核算程序、方法，單位應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)進(jìn)行選擇應(yīng)用。它們各自具有鮮明的特點(diǎn)，且能相互補(bǔ)充。在手工核算方式下，我們往往選用那些計(jì)算過程不能很復(fù)雜、會計(jì)處理不能太冗長、結(jié)果要求準(zhǔn)確或較準(zhǔn)確的方法、程序。而會計(jì)電算化由電腦執(zhí)行程序自動處理會計(jì)數(shù)據(jù)，就可以不考慮計(jì)算的復(fù)雜性，只要求結(jié)果準(zhǔn)確就行了。如成本核算中的代數(shù)法分配輔助生產(chǎn)費(fèi)用，它的突出特點(diǎn)是計(jì)算復(fù)雜（尤其是三個或三個以上輔助車間），其結(jié)果很準(zhǔn)確；再如存貨收發(fā)計(jì)價中的個別確認(rèn)法，它也是結(jié)果準(zhǔn)確而對會計(jì)核算、庫管要求甚高。所以如代數(shù)法、個別確認(rèn)法應(yīng)在會計(jì)電算化中廣泛采用。然而，在會計(jì)實(shí)務(wù)中，初始化的方法選用問題，往往由軟件公司輔助完成，將本單位的現(xiàn)行會計(jì)核算模式照搬到電算化中去，這樣就無法充分發(fā)揮電腦處理信息，快、準(zhǔn)的優(yōu)點(diǎn)。因此，我們應(yīng)當(dāng)從會計(jì)歷史上去檢索、選用適應(yīng)電腦高速處理、結(jié)果準(zhǔn)確的方式、方法和規(guī)則。

    二、科目編碼問題一一應(yīng)充分滿足電腦處理數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，且具有可擴(kuò)展性

    科目編碼就是將納入會計(jì)核算、會計(jì)管理范圍內(nèi)的人、財(cái)、物進(jìn)行科學(xué)合理的編號，以便計(jì)算機(jī)識別、分類、匯總、查詢，這是初始化中最復(fù)雜、最費(fèi)時的一項(xiàng)工作，它直接影響到初始化成敗問題。

    1.科目編碼應(yīng)遵循以下基本原則。惟一性，一個代碼只表示一個實(shí)體，而一個實(shí)體也只能有一個代碼：擴(kuò)展性，編碼要為今后系統(tǒng)發(fā)展保留一定的空間，以便增加新的內(nèi)容；穩(wěn)定性，編好后要盡量少改動，以便有關(guān)人員熟悉、使用；簡練性，便于存儲處理；規(guī)范性，代碼必須具有一定的結(jié)構(gòu)、格式，以便統(tǒng)計(jì)、交流；可靠性，會計(jì)軟件要具有自動校驗(yàn)功能。

    2.編碼的方法。由于會計(jì)信息處理采用了總賬、明細(xì)賬核算形式，總賬由財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定了編號，這里我們就不再討論，只研究明細(xì)科目的編號。①一個科目是否設(shè)置明細(xì)賬，應(yīng)根據(jù)管理需求，確定其層次和內(nèi)涵。一個單位的現(xiàn)金總賬，在無外幣的前提下，可以不設(shè)明細(xì)賬；應(yīng)收賬款是以每一債務(wù)人的名稱設(shè)置一個明細(xì)賬，企業(yè)可能有幾十、幾百、幾千個明細(xì)賬，若該科目明細(xì)太多，科目數(shù)據(jù)庫就龐大，將會影響運(yùn)算速度，因此，我們將這些債務(wù)人按省市區(qū)設(shè)二級賬，二級賬下再設(shè)明細(xì)賬，或單列一個模塊一一將應(yīng)收賬款列入輔助核算范圍，這樣更能體現(xiàn)管理的需求。②分析企業(yè)歷史核算情況，充分考慮未來的發(fā)展需求，確定各級科目的位數(shù)。兩位數(shù)，表示該級科目可以設(shè)置01一99個科目，三位數(shù)表示該科目可以設(shè)001一999個科目。一旦確定，要想更改，就受到嚴(yán)格限制。③科目編碼的描述。會計(jì)軟件要求客戶自行定義科目結(jié)構(gòu)（又叫科目級長），科目編碼結(jié)構(gòu)是指科目的代碼有幾段（幾級），每段有幾位，每一段代表一個科目的級別，科目代碼與會計(jì)科目必須嚴(yán)格對應(yīng)。各科目編碼往往采用全碼原則，即：本級科目全碼=上一級科目全碼+本級科目編碼。

    我們常見的3一2一2一2一2科目結(jié)構(gòu)，一級科目三位數(shù)，如102銀行存款，二級科目兩位數(shù)，如10201人民幣存款，三級科目兩位數(shù)，如1020101工行存款等。輸入原始數(shù)據(jù)時，只錄入末級科目的全碼和金額，其余的內(nèi)容，由會計(jì)軟件按平行登記原則自動計(jì)算生成上一級科目的金額等。

    3.科目編碼的可擴(kuò)展性是初始化設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容之一。會計(jì)軟件設(shè)計(jì)者充分考慮到電子檔案的安全性，對歷史資料的補(bǔ)充、修改作了嚴(yán)格的限制。一旦初始化完成，新增加科目就局限在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行，只有新年再建新賬時，才能得到修補(bǔ)。所以，在科目編碼時，至少要考慮到本會計(jì)年度內(nèi)的擴(kuò)展性。

    三、輔助核算的處理應(yīng)充分滿足現(xiàn)代管理對會計(jì)信息的要求

    輔助核算是指存貨、客戶、供應(yīng)商、結(jié)算方式、成本對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類、管理與核算，是會計(jì)電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復(fù)雜性，因而從總賬系統(tǒng)中分離出來，形成一個個相互獨(dú)立、相互依存的子系統(tǒng)，完成特定的管理、服務(wù)職能。我們就以存貨的管理為例進(jìn)行分析，存貨包括采購計(jì)劃、審批程序、收發(fā)的核算、庫管、銷售等內(nèi)容，它占據(jù)企業(yè)的絕大部分流動資金，所以，必須納入嚴(yán)格的控制范圍內(nèi)。以銷售確定生產(chǎn)、以生產(chǎn)確定采購核定存貨的經(jīng)濟(jì)批量，若超過該標(biāo)準(zhǔn)，電腦會自動報(bào)警，提醒我們的管理者去約束、修改存貨的數(shù)據(jù)，達(dá)到有效管理的目的。

    四、對會計(jì)電算化初始化的校驗(yàn)問題，手工與電腦相結(jié)合，相互補(bǔ)充、完善

    當(dāng)我們完成初始化的相關(guān)工作之后，就必須對上述工作的正確性、合理性進(jìn)行驗(yàn)證、驗(yàn)收。在確保初始化合格后，才能進(jìn)行日常處理。

    1.由會計(jì)軟件進(jìn)行技術(shù)性驗(yàn)證，即錄人的會計(jì)科目余額是否平衡，總賬與明細(xì)賬、輔助賬是否一致，是否有尚未設(shè)置、定義的項(xiàng)目等。我們啟動試算平衡功能鍵，電腦會自動進(jìn)行檢查并提示給用戶。

    2.由財(cái)務(wù)主管對初始化工作進(jìn)行綜合評定，分析會計(jì)軟件初始化是否具有高效性、前瞻性、擴(kuò)展性、適用性，是否滿足本單位對會計(jì)信息管理的需求，以便進(jìn)行補(bǔ)充、完善初始化功能，使手工核算順利地過渡到電算化處理。

    總之，會計(jì)電算化的初始化是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)、內(nèi)容極復(fù)雜的工作，要求我們在各方面都要做好、做細(xì)。通過上述問題的分析，希望對廣大財(cái)務(wù)工作者有所幫助。