隨著金融電子化進程的加快,銀行前臺操作人員的工作方式發(fā)生了革命性的變化。幾乎所有的內(nèi)部憑證及外部憑證的部分要素均實現(xiàn)了微機處理,經(jīng)辦人員處理業(yè)務(wù)由印章標志逐漸發(fā)展為計算機自動識別、標注操作員代碼,傳統(tǒng)的依靠人工逐一加蓋的會計印章的做法逐漸失去原有的意義。因此,對會計人員使用個人印章進行相應(yīng)的改革,才能適應(yīng)現(xiàn)代金融業(yè)務(wù)發(fā)展和提高金融服務(wù)水平的需要。
一、會計印章的地位和作用
根據(jù)我國《會計法》、《票據(jù)法》有關(guān)會計印章的表述以及在傳統(tǒng)條件下的應(yīng)用實踐,銀行會計人員個人印章在具體業(yè)務(wù)工作中主要有以下作用:
。ㄒ唬┟鞔_經(jīng)濟責任。會計業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員處理業(yè)務(wù)過程中在自己經(jīng)辦的憑證、賬簿指定欄目加蓋個人名章后,即明確了自己的經(jīng)濟責任,并按有關(guān)規(guī)定,承擔審核與處理此項業(yè)務(wù)真實性、合規(guī)性的責任。
。ǘ⿲崿F(xiàn)內(nèi)部控制。通過印章在憑證、賬簿上各個環(huán)節(jié)的標示,明確會計業(yè)務(wù)從進入操作領(lǐng)域到過程結(jié)束的各個過程,一旦該項業(yè)務(wù)事后出現(xiàn)問題或需要說明,管理人員可根據(jù)經(jīng)辦人員印章信息進行責任追溯和事實認定,以便于管理人員有針對性地加強監(jiān)督與防范,強化內(nèi)部控制。
二、電算化條件下會計印章作用變化的特征
在電算化條件下,盡管會計人員印章的作用沒有發(fā)生變化,但由于科技進步和會計業(yè)務(wù)流程的改變,使會計印章的應(yīng)用環(huán)境、應(yīng)用形式發(fā)生了以下變化:
(一)內(nèi)部會計業(yè)務(wù)由“印章控制”向“密碼控制”轉(zhuǎn)變
會計工作實現(xiàn)電算化以后,會計人員由手工填制憑證逐步轉(zhuǎn)變?yōu)椴僮魅藛T按應(yīng)用系統(tǒng)菜單提示進行每一環(huán)節(jié)的操作。在具體工作中,操作員使用各自獨立的操作代號(此操作代號是唯一的,別人嚴禁使用),相應(yīng)的會計憑證、賬簿通過計算機打印出來之后,特定位置上已標示了操作代碼和操作人員姓名,客觀上起到了明確責任的作用,勿需再用手工印章進行補充標注。
在會計業(yè)務(wù)電算化條件下,每個營業(yè)柜員除自己獨立的操作代碼之外,還有自己特定的、保密使用的“操作密碼”。在處理會計業(yè)務(wù)過程中,只有操作人員輸入自己的密碼才能登錄應(yīng)用系統(tǒng),進行各步驟的業(yè)務(wù)操作。從這一點上說,操作密碼在很大程度上已起到內(nèi)部控制,防范操作風險的作用。因此,如果再要求操作人員在有關(guān)會計憑證、報表上逐一加蓋經(jīng)辦人印章,既無實際效果,又有可能因印章管理使用不當造成責任混淆,產(chǎn)生操作風險。
。ǘ┢睋(jù)防偽已由印章主導型向技術(shù)控制型轉(zhuǎn)變
傳統(tǒng)條件下,銀行對外出具的票據(jù)(如支票、本票、商業(yè)匯票等)防偽主要依賴于對印章真實性的甄別。而現(xiàn)代電子技術(shù)的發(fā)展,使印章“克隆”變得輕而易舉,金融票據(jù)詐騙也多以仿冒印章為手段。因此,依靠傳統(tǒng)的肉眼鑒別印章真?zhèn)蔚淖龇,已不能有效防范票?jù)風險。當前票據(jù)防偽工作,主要依據(jù)票面防偽技術(shù)和密押(壓)使用,結(jié)合印章甄別技術(shù)綜合判斷。盡管從絕對意義上講,密押有失密的可能,壓數(shù)機、票據(jù)防偽標記也可被仿造或偽造,但比起傳統(tǒng)的鑒別方式,其防偽精確度有著質(zhì)的改變,大大減小了票據(jù)被偽造(仿造)的可能性。加之銀行間查詢查復(尤其是傳真查詢、電子證書)制度的推行,使銀行票據(jù)防偽性能有了很大的提高。因此,會計人員個人印章已成為“象征”意義上的票據(jù)要素,其防偽功能逐步弱化。
三、改進用印方式,強化內(nèi)部控制
綜上所述,伴隨銀行會計業(yè)務(wù)逐步實現(xiàn)電算化,銀行會計印章的應(yīng)用方式、范圍與作用都在發(fā)生明顯變化。因此,傳統(tǒng)會計人員用印方式必須改革,否則,既不利于提高工作效率,又不利于有效防范會計操作風險。建議在確保會計工作內(nèi)控及做好相關(guān)工作銜接的前提下,在會計業(yè)務(wù)的某些環(huán)節(jié)有選擇地取消個人用印。
(一)前臺業(yè)務(wù)
凡會計憑證各要素通過計算機輸入輸出,操作員以特定代碼操作和特定密碼登錄、處理后已明確標示操作員代碼的憑證,可取消加蓋會計人員經(jīng)辦章的做法;對已實行綜合柜員制,報表由計算機應(yīng)用軟件自動采集和生成,輸出后自動標識操作員姓名的非制式報表,可取消加蓋制表人名章的做法;對計算機應(yīng)用系統(tǒng)已打印出制表單位名稱、機構(gòu)代碼的非制式報表,除外部監(jiān)管部門要求必須加蓋公章的以外,也可以取消加蓋制表單位公章的做法。
。ǘ┳灾O(shè)備
對客戶通過銀行自助服務(wù)系統(tǒng)進行操作,銀行內(nèi)部已實現(xiàn)機器自動記賬(如自動存款機、自動取款機、銀證轉(zhuǎn)賬設(shè)備、pos機),憑證自動打印功能的業(yè)務(wù),銀行后臺柜員可取消再補蓋個人名章的做法,因為后臺柜員不是真正的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員,不負有相應(yīng)的經(jīng)濟責任。
。ㄈ⿲ν馄睋(jù)
銀行會計人員對外簽發(fā)的銀行票據(jù),除在編制過程中已實現(xiàn)電子自動標識有關(guān)要素和經(jīng)辦人代號的以外,按“票、押、印、密”各自分管的原則繼續(xù)進行內(nèi)部控制,同時,還應(yīng)在票據(jù)相應(yīng)欄目加蓋單位和個人印章,以對外明確相應(yīng)的責任,對內(nèi)防范票據(jù)風險和道德風險。
四、會計人員用印制度改革后的配套措施
綜上所述,金融電算化推動會計人員用印制度的改革,對傳統(tǒng)體制下會計觀念、管理方式勢必產(chǎn)生一定的沖擊。但無論是印章控制型操作還是電子化條件下的密碼控制技術(shù)的應(yīng)用,都必須以明確經(jīng)濟責任、實現(xiàn)內(nèi)部控制為原則,確保會計工作的嚴肅性和嚴密性。會計用印制度改革必須嚴格按程序、分階段、謹慎操作:
。ㄒ唬┻M一步加強會計人員操作員密碼管理,嚴格執(zhí)行前臺會計人員一人一個特定操作密碼,定期更換的規(guī)定。銀行管理者要加強對會計操作人員的管理和教育,防止失密、泄密問題的發(fā)生,從源頭上防范操作風險。
。ǘ﹪栏駥嵭袝嬋藛T交接班登記制度。前臺會計人員離開崗位,必須退出操作系統(tǒng),確保自己的密碼不被使用(或盜用)。正常交接班時,接任柜員必須使用自己的操作密碼進行登錄,業(yè)務(wù)操作時間、業(yè)務(wù)區(qū)間必須及時、認真書面登記,由會計主管人員簽字確認,以備查考。
。ㄈ﹪栏駡(zhí)行會計業(yè)務(wù)內(nèi)部分級授權(quán)管理規(guī)定。計算機系統(tǒng)對超過操作員處理權(quán)限的業(yè)務(wù)必須設(shè)置內(nèi)部控制環(huán)節(jié),未經(jīng)有權(quán)人員確認就不能完成會計業(yè)務(wù)處理過程。同時,計算機應(yīng)用系統(tǒng)在打印出的業(yè)務(wù)報告上應(yīng)詳細標注業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程。
。ㄋ模┓e極推行電子驗印技術(shù),解決外來憑證印章的識別只能在原印鑒卡保存地銀行核對的方法,使客戶票據(jù)在一家銀行的各個網(wǎng)點都能鑒別,進一步提高工作效率和服務(wù)水平。
(五)積極推行內(nèi)部會計操作制度、規(guī)程的改革,取消部分環(huán)節(jié)對個人印章的應(yīng)用環(huán)境的硬性制約規(guī)定,使會計操作流程和工作制度符合銀行會計電算化的需要。
電算化環(huán)境下會計用印制度
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