信息數(shù)據(jù)庫在會計管理工作中的應(yīng)用及建議

　　一、存在的問題

　　目前的會計管理工作在管理模式和管理體制上都存在一定局限性，管理手段也比較落后，主要體現(xiàn)在會計管理工作對象一一會計人員和會計信息兩個方面，以會計人員的管理工作尤為突出。

　　1.會計人員管理。會計人員的管理工作主要表現(xiàn)在發(fā)放會計人員從業(yè)資格證及年檢、會計人員繼續(xù)教育、會計電算化培訓(xùn)、會計人員檔案管理、技術(shù)職稱管理以及獎懲、考核管理等，這些一直是地方財政會計管理部門從事的重要管理工作，其管理原則是屬地原則，由會計人員所在地區(qū)財政部門負(fù)責(zé)。然而，隨市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展，會計人員逐步打破現(xiàn)有的行政區(qū)域劃分，可在不同的地區(qū)、不同所有制的企業(yè)從事會計工作，流動性強(qiáng)的特點(diǎn)日益明顯，原管理體制不但效率低下，而且在一定程度上阻礙人力資源的有效配置，阻礙會計人員后續(xù)教育素質(zhì)的提高，從而也阻礙會計管理水平的提高。因此，會計管理工作必須要適應(yīng)新形勢的要求，需要不斷深化改革，在建立現(xiàn)代管理體制的基礎(chǔ)上，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，對各項(xiàng)會計管理工作的處理、傳遞，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化、信息化、高速化，從而提高財政部門在會計管理工作中的效率。

　　2.數(shù)據(jù)庫的建立與應(yīng)用。計算機(jī)技術(shù)及相關(guān)技術(shù)應(yīng)用的普及，使其在財政及財務(wù)工作中也逐漸發(fā)揮作用，其應(yīng)用面也越來越寬。如在財務(wù)方面成功地完成了賬務(wù)管理、固定資產(chǎn)管理、財務(wù)報表管理等等，并且成本管理也有成功的范例。在財政方面也出現(xiàn)了比較成功的諸如各級財政數(shù)據(jù)匯總等應(yīng)用軟件。但這些應(yīng)用是以核算型應(yīng)用為主，真正用于行政管理方面則非常鮮見，幾乎都是手工操作。類似于會計人員管理等行政管理方面的應(yīng)用，卻未能提供出有效的計算機(jī)管理方案。

　　二、柳州市的做法

　　為了配合于丑劇年7月1日開始實(shí)施的新《會計法》和《會計從業(yè)資格管理辦法》，柳州市會計管理部門，投入了大量人力和物力，在2001年10月開始，通過填寫表格、填涂信息卡等手段，歷時7個月，利用國家財政部下發(fā)的會計管理軟件，建立起了全市的會計人員信息檔案數(shù)據(jù)庫。會計人員信息數(shù)據(jù)庫包含了31個數(shù)據(jù)文件，這些數(shù)據(jù)文件分別記錄著每一個會計人員詳細(xì)情況、學(xué)習(xí)培訓(xùn)、各種獎勵處分以及年度審驗(yàn)等等全部的信息資料，這對會計管理部門是一個非常寶貴的信息資源。而每年會計人員的資料不斷的變化，人員的調(diào)進(jìn)調(diào)出，新辦證的會計人員也不斷的增加，因此數(shù)據(jù)庫信息也就不斷的在更新。有了如此豐富的會計人員信息數(shù)據(jù)庫，會計管理部門對會計人員的管理工作就可以圍繞著會計信息數(shù)據(jù)庫開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動。這里，我們僅以在會計人員繼續(xù)教青的管理工作中的應(yīng)用進(jìn)行初步的探討。

　　1.會計人員繼續(xù)教育管理。在新《會計法》和《會計從業(yè)資格管理辦法》中，對會計工作的從業(yè)資格及取得從業(yè)資格的條件等方面做了硬性規(guī)定。同時，為了保證會計人員的理論水平和業(yè)務(wù)水平的不斷提高，對各種新的會計制度和法規(guī)的理解與執(zhí)行，財政部還頒發(fā)了《會計人員繼續(xù)教育暫行規(guī)定》，對所有取得會計從業(yè)資格的人員進(jìn)行繼續(xù)教育提出了明確規(guī)定，要求每一位會計從業(yè)人員每年參加的繼續(xù)教育必須達(dá)到一定學(xué)時，以保證會計從業(yè)人員理論與業(yè)務(wù)水平（在柳州市區(qū)獲得會計從業(yè)資格證的人員目前有16（則多人）。

　　2.管理工作電算化。柳州市會計管理部門，在開始組織繼續(xù)教育管理工作之初，動員了很大的力量，還外請了其他單位的人員幫忙，但整天都是忙于報名、抄寫名單、填寫證書等工作，很難騰出手來從事正常的工作，就是這樣，從事繼續(xù)教育管理工作的人手還是感到不足，而且還不斷的出現(xiàn)問題，如姓名錯誤、身份證號碼錯誤等等，要解決這一問題，提高工作效率，只有借助計算機(jī)。原來需要1一2人用1天或更多的時間來完成的填寫證書的工作，用計算機(jī)只要十幾二十分鐘就完成了。但是，參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的人員名單輸入計算機(jī)卻還是需要大量的人力和時間，特別是對大的集團(tuán)單位，如柳州鋼鐵集團(tuán)、工商銀行等擁有大量會計人員的單位，人員的名單輸入是一件棘手的事情，要想徹底地解決管理工作的效率，消滅錯誤，就必須解決人員名單輸人的問題。參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)的會計人員，都擁有會計從業(yè)資格證書，而這些人員詳細(xì)資料都在計算機(jī)中，因此，要解決人員名單輸入計算機(jī)的問題，只要利用好已有的會計人員信息數(shù)據(jù)庫就行了。柳州市會計管理部門在這方面進(jìn)行了初步的實(shí)踐，利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和會計人員信息數(shù)據(jù)庫，比較好地解決了這一問題，現(xiàn)在只要2名工作人員，就可以比較輕松地完成原來需要許多人高強(qiáng)度勞動才能完成的工作。

　　三、關(guān)于信息數(shù)據(jù)庫共事的建議

　　柳州市會計管理部門在利用會計人員信息數(shù)據(jù)庫方面做了一些工作，在實(shí)踐中我們深感要解決信息數(shù)據(jù)庫的共事和信息數(shù)據(jù)的兼容問題。這里從兩方面來說明這個問題。

　　1.會計從業(yè)資格證的年檢。從業(yè)資格證的年檢工作雖然是每兩年進(jìn)行一次，但僅柳州市區(qū)的會計從業(yè)資格證就有16000多本，這還不算柳州所轄的六個縣的會計從業(yè)資格證。由于會計從業(yè)人員管理軟件是由上級發(fā)下來的單機(jī)版本，造成整個審檢工作只能由一臺計算機(jī)來完成。如果一個人每天能對200本資格證進(jìn)行審檢，16000多本證書需要100天左右的時間才能完成，而這段時間內(nèi)，新辦會計從業(yè)資格證的工作又不能停，年檢工作可想而知了。如果會計人員管理軟件可以在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，信息數(shù)據(jù)庫可以在網(wǎng)上共事，這樣就可以有多臺電腦同時對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行工作，極大地提高年審工作效率。

　　2.會計職稱考試報名。柳州每年參加會計專業(yè)技術(shù)職稱考試的有幾千人，報名時間一般在10個工作日內(nèi)，時間緊任務(wù)重，為使報名工作能順利的完成，會計所將主要精力全部都投入到這個方面上來。會計技術(shù)職稱的考試報名要填兩個表格：一個是報名表、一個是報名信息卡。信息卡中的信息是通過將信息卡送到區(qū)財政廳會計處的讀卡機(jī)進(jìn)行解讀，將報名人員的信息讀入計算機(jī)中，這樣才能用考試管理軟件進(jìn)行工作。在這個過程中，信息卡是最容易出錯的地方，一旦出錯，信息卡無法讀出。而信息卡里的信息，在會計人員信息數(shù)據(jù)庫中都有，如果能利用信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行報名管理，將能極大地減輕工作強(qiáng)度，減少報名人員的滯留時間，同時，會計管理部門也不用帶這幾千張的信息卡到南寧進(jìn)行信息解讀，從而提高工作效率。但是這些數(shù)據(jù)與考試管理軟件中所采用的數(shù)據(jù)不兼容，正是因?yàn)檫@種不兼容，造成了信息資源的浪費(fèi)、人力資源的浪費(fèi)和時間的浪費(fèi)。

　　以上兩個問題，在全區(qū)各地也會遇到，為此，建議由區(qū)財政廳組織人力來做這件事，或是與原軟件開發(fā)商進(jìn)行聯(lián)系，由他們來解決此問題。