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出納基礎(chǔ)工作之憑證篇(二):原始憑證

來源: 編輯: 2006/05/11 11:03:41  字體:

  一、什么是原始憑證

  原始憑證,又稱原始單據(jù),是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)取得或填制的,用以記錄、證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或完成的原始憑證,是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的原始資料。原始憑證記載著大量的經(jīng)濟(jì)信息,又是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的初始文件,與記賬憑證相比較,具有較強(qiáng)的法律效力,所以它是一種很重要的憑證。

   二、原始憑證的種類

  1、外來原始憑證

  外來原始憑證是指同外部單位發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來關(guān)系時(shí),從外部單位取得的原始憑證。如購(gòu)貨時(shí)取得的發(fā)貨票、付款時(shí)所取得的收據(jù)等。

  2、自制原始憑證

 ?。?)一次憑證,是指憑證的填制手續(xù)是一次完成的,用以記錄一項(xiàng)或若干項(xiàng)同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證。外來原始憑證和大部分自制原始憑證都是一次憑證,如收貨單、發(fā)貨單、購(gòu)貨發(fā)票、付款收據(jù)、費(fèi)用報(bào)銷

 ?。?)累計(jì)憑證是在一定時(shí)期內(nèi)連續(xù)記錄同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),期末按其累計(jì)數(shù)作為記賬依據(jù)的自制原始憑證。主要適用于經(jīng)濟(jì)重復(fù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),如工業(yè)企業(yè)用的限額領(lǐng)料單。

 ?。?)記賬編制憑證。在企業(yè)自制的各種原始憑證中,一般都是以實(shí)際發(fā)生或完成的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù),由經(jīng)辦人員填制并簽章,但有些自制原始憑證,則是由會(huì)計(jì)人員根據(jù)已經(jīng)入賬的結(jié)果,對(duì)某些特定事項(xiàng)進(jìn)行歸類、整理而編制的。這種根據(jù)賬簿記錄而填制的原始憑證,稱為記賬編制憑證。如月末確定已銷商品成本時(shí),根據(jù)庫(kù)存商品賬簿記錄所編制的成本計(jì)算表;月末計(jì)算產(chǎn)品生產(chǎn)成本時(shí),所編制的制造費(fèi)用分配表以及月末所編制的利潤(rùn)分配計(jì)算表等。

 ?。?)匯總原始憑證。實(shí)際工作中,為了集中反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的總括情況,并簡(jiǎn)化記賬憑證的填制工作,往往將一定時(shí)期內(nèi)若于記錄同類性質(zhì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證匯總編制成一張?jiān)紤{證,這種憑證稱為匯總原始憑證。如收貨匯總表、商品銷貨匯總表、發(fā)出材料匯總表等。匯總原始憑證所匯總的內(nèi)容,只能是同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),即:將反映同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的各原始憑證匯總編制一張匯總原始憑證,不能匯總兩類或兩類以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。 匯總原始憑證也屬于原始憑證的范疇。

  三、原始憑證的填制和審核

  1、原始憑證的基本要素

  原始憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況,明確有關(guān)單位與人員經(jīng)濟(jì)責(zé)任的證明單據(jù)。因此,必須認(rèn)真如實(shí)地填制好原始憑證。雖然不同的原始憑證有其反映的不同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、不同的格式,但都包含有以下幾個(gè)要素: (1)原始憑證的名稱; (2)原始憑證的編號(hào); (3)填制原始憑證的日期; (4)填制和接受原始憑證的單位名稱; (5)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容; (6)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)和金額總量; (7)有關(guān)部門與人員的簽名或蓋章; (8)憑證附件。

  2、原始憑證填制的要求

  原始憑證是具有法律效力的證明文件,是進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的重要原始依據(jù)。原始憑證的填制必須符合下列基本要求:

 ?。?)記錄真實(shí) 原始憑證必須實(shí)事求是地填寫經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),原始憑證上填制的日期、業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、金額等必須與實(shí)際情況完全符合,確保憑證內(nèi)容真實(shí)可靠。

  (2)填制內(nèi)容要完整,不可遺漏 原始憑證必須按規(guī)定的格式和內(nèi)容逐項(xiàng)填寫齊全,同時(shí)必須由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽字蓋章,對(duì)憑證的真實(shí)性和正確性負(fù)完全的責(zé)任。

 ?。?)要明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任 原始憑證上要有經(jīng)辦人員或部門的簽章。外來的原始憑證,從外單位取得的,必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)公章,從個(gè)人取得的,必須有填制人員的簽名或蓋章;自制原始憑證,必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人的簽名或蓋章;對(duì)外開出的原始憑證,必須加蓋本單位的財(cái)務(wù)公章。

 ?。?)填制及時(shí),按照規(guī)定程序傳遞、審核,以便據(jù)以編制記賬憑證。

 ?。?)書寫清晰,字跡工整 原始憑證要用藍(lán)黑墨水書寫,支票要用碳素墨水填寫。兩聯(lián)或兩聯(lián)以上套寫的憑證,必須全部寫透。大小寫金額數(shù)字要符合規(guī)定,正確填寫。原始憑證上的文字和數(shù)字都要認(rèn)真填好,要求字跡清楚,易于辨認(rèn),不得任意涂改、刮擦或挖補(bǔ)。一般憑證如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)按規(guī)定方法更正。而有關(guān)現(xiàn)金、銀行存款收支業(yè)務(wù)的憑證,如果填寫錯(cuò)誤,不能在憑證上更正,應(yīng)加蓋“作廢”戳記,重新填寫,以免錯(cuò)收錯(cuò)付。                    (6)各種原始憑證要延續(xù)編號(hào) 如果憑證已預(yù)先印定編號(hào),如發(fā)票、支票、收據(jù)等,在需要作廢時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋  “作廢”戳記,并連同存根和其他各聯(lián)全部保存,不得隨意撕毀。

  3、原始憑證的審核

   對(duì)會(huì)計(jì)憑證的審核是會(huì)計(jì)監(jiān)督的一個(gè)重要手段。原始憑證填制以后,為了保證其真實(shí)可靠,會(huì)計(jì)部門在據(jù)此填制記賬憑證人賬前,必須對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核主要包括兩個(gè)方面:

 ?。?)審核原始憑證所汜錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理性、合法性主要是審查記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)法律、法令、制度和政策;是否執(zhí)行了預(yù)算、合同和計(jì)劃,是否符合經(jīng)濟(jì)核算的原則。若發(fā)現(xiàn)有違法違紀(jì)行為,要拒絕執(zhí)行,并向有關(guān)部門與領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

 ?。?)對(duì)原始憑證的合理性進(jìn)行技術(shù)性審核主要是審核原始憑證的內(nèi)容和填制手續(xù)是否符合規(guī)定的要求,即憑證所載的內(nèi)容是否與實(shí)際情況一致,該填的項(xiàng)目是否遺漏,數(shù)字是否清楚準(zhǔn)確,書寫是否規(guī)范,有關(guān)部門與人員是否都已簽名或蓋章。對(duì)有技術(shù)性問題的原始憑證要退回,補(bǔ)齊手續(xù)或更正錯(cuò)誤。

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