計算機軟件指計算機程序及其文檔。計算機軟件分為系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩大類。系統(tǒng)軟件是指為管理、控制和維護計算機及外部設(shè)備，以及提供計算機與用戶界面等的軟件，如操作系統(tǒng)、各種語言處理程序、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等。應(yīng)用軟件主要用于解決一些實際的應(yīng)用問題，如自動化生產(chǎn)線控制程序、管理軟件、財務(wù)軟件等。可見，計算機軟件有助于產(chǎn)品的形成，有助于提高生產(chǎn)和管理的效率，是企業(yè)的二項有用的資源。隨著計算機及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用范圍的擴大及應(yīng)用程度的加深，企業(yè)的計算機軟件資源有進一步增多的趨勢。
一、計算機軟件的會計處理
由于會計準(zhǔn)則對計算機軟件的會計處理沒有統(tǒng)一規(guī)范，在實務(wù)中有的將其費用化，直接在當(dāng)期損益中扣除；有的將其資本化，分期攤銷計入損益，這種會計處理的差異造成了會計信息的不可比。
但費用化有以下不足：其一，忽視了計算機軟件的特點。一般來說，計算機軟件的使用期較長，一次性支出較大且受益期在一個會計年度以上。其二，造成資產(chǎn)減少，收益減少，不利于對企業(yè)未來現(xiàn)金流量和盈利能力作出合理估計。其三，不利于軟件的管理。由于賬面沒有記錄，遺失、被竊或疏于使用和維護的可能性增加。而資本化能彌補上述缺陷，但全部資本化的作法也欠妥當(dāng)。應(yīng)該按照重要性原則，對符合一定標(biāo)準(zhǔn)如使用年限在一年以上，單位價值在2000元以上的予以資本化，否則計入當(dāng)期費用。由于計算機軟件使用年限較長，沒有實物形態(tài)(磁盤只是介質(zhì))，應(yīng)資本化為無形資產(chǎn)，計入“無形資產(chǎn)——計算機軟件”科目。
二、不同方式取得計算機軟件的會計處理
(一)購入計算機軟件
1．與固定資產(chǎn)一同購入。與固定資產(chǎn)一同購入的計算機軟件，如果與固定資產(chǎn)不可分，無論是否單獨計價，都作為固定資產(chǎn)而不是無形資產(chǎn)核算，如生產(chǎn)設(shè)備的自動化控制程序；如果與固定資產(chǎn)可以分開，且能單獨計價，應(yīng)確認為無形資產(chǎn)，按購入成本入賬。
2．單獨購入。單獨購入的計算機軟件，應(yīng)區(qū)別情況進行會計處理：(1)單獨購入用于生產(chǎn)經(jīng)營或管理，應(yīng)按購入成本確認為無形資產(chǎn)；(2)單獨購入用于研究與開發(fā)，如果研究與開發(fā)活動結(jié)束，該軟件還能另作他用，則應(yīng)按購入成本資本化為無形資產(chǎn)；如沒有其他作用，則應(yīng)計人“研究與開發(fā)費用”，按研究與開發(fā)具體準(zhǔn)則處理；(3)單獨購入用于構(gòu)成產(chǎn)品的組成部分，應(yīng)視這種軟件是否可以復(fù)制來決定，如果可以復(fù)制，應(yīng)將軟件原版的購大成本資本化為無形資產(chǎn)，以后各期攤銷計人產(chǎn)品成本；如果不能復(fù)制，也就是說要為每件產(chǎn)品購入一個軟件，則購入時應(yīng)作“存貨”處理領(lǐng)用時計入當(dāng)期產(chǎn)品成本。
(二)委托開發(fā)形成的計算機軟件。委托開發(fā)形成的計算機軟件應(yīng)按實際支付的委托費入賬。如果該軟件是用于生產(chǎn)經(jīng)營或管理，應(yīng)資本化為無形資產(chǎn)；如果用于研究與開發(fā)且沒有其它用途，則應(yīng)計人“研究與開發(fā)費用”，否則就予以資本化為無形資i如果用于產(chǎn)品的組成部分，由于委托開發(fā)形成的軟件，企業(yè)一般可以復(fù)制，因此應(yīng)資本化為無形資產(chǎn)。
(三)自行開發(fā)形成的計算機軟件。自行開發(fā)軟件有明確的目的，開發(fā)成功的可能性很大。因此，應(yīng)將開發(fā)過程中發(fā)生的直接費用和間接費用計入 “研究與開發(fā)費用——x軟件”賬戶，若開發(fā)成功，則轉(zhuǎn)人無形資產(chǎn)賬戶；若開發(fā)失敗，則將研究與開發(fā)費用計人當(dāng)期費用。
(四)其它方式取得的計算機軟件。其它方式如接受投資、捐贈形成的計算機軟件，其會計處理與上述單獨購入或委托開發(fā)形成的計算機軟件的會計處理是相同的。但在計量上則有所不同：投資轉(zhuǎn)入的計算機軟件應(yīng)按評估價或合同、協(xié)議金額入賬。接受捐贈形成的計算機軟件，有市價的應(yīng)按市價計價;沒有市價的一般可以按重置成本入賬。軟件的重置成本一般可按開發(fā)成本要素、開發(fā)過程成本或語句行數(shù)來估算。
1．按開發(fā)成本要素估算，其計算公式如下：
重置成本=∈(估計材料消耗量×現(xiàn)行價格)+ ∈(估計人工消耗量×單位人工工時成本，+其它費用如折舊、水電、力公等費用
2．按開發(fā)過程成本估算，就是把軟件開發(fā)分成系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、程序設(shè)計和軟件測試四個階段，按每個階段的工作量和每工作量的成本計算并加總。
3．按語句行數(shù)進行估算，即根據(jù)軟件的程序、編碼行數(shù)、每日工作量、工作日成本來計算，其計算公式為：
重置成本=編碼行數(shù)/日工作量定額×工作日成本
另外，還有盤盈的軟件，應(yīng)按市價或重置成本計量比照固定資產(chǎn)盤盈進行核算。
三、計算機軟件資產(chǎn)的攤銷
資本化的計算機軟件資產(chǎn)應(yīng)在一定受益期內(nèi)系統(tǒng)攤銷，計入相關(guān)費用。
(一)攤銷方法。我國會計制度規(guī)定，無形資產(chǎn)按直線法進行攤銷，但可以根據(jù)計算機軟件資產(chǎn)的特點及用途，按以下三種方式進行攤銷:
1．直線法。即將計算機軟件資產(chǎn)在受益期內(nèi)平均攤銷。由于計算機技術(shù)發(fā)展很快，軟件產(chǎn)品周期較短，攤銷期一般不超過5年。這種方法適用于各期受益均衡的軟件，如管理信息系統(tǒng)軟件等。
2．產(chǎn)量法。即將計算機軟件資產(chǎn)按預(yù)計產(chǎn)量進行分配。
當(dāng)期攤銷額=計算機軟件資產(chǎn)，預(yù)計總產(chǎn)量×當(dāng)期產(chǎn)量
這種方法適用于與產(chǎn)品產(chǎn)量有直接關(guān)系的軟件，如購入的可復(fù)制的作為產(chǎn)品的二個組成部分的軟件;委托開發(fā)或自行開發(fā)作為產(chǎn)品的一個組成部分的軟件等。
3．加速攤銷法。與固定資產(chǎn)加速折舊相同；在使用前期多攤，在使用后期少攤。這種方法適用于更新速度很快的軟件。
以上三種方法各有其適用條件，應(yīng)允許企業(yè)根據(jù)自己的情況選擇使用。
(二)會計處理。根據(jù)會計準(zhǔn)則和股份有限公司會計制度，無形資產(chǎn)的攤銷額應(yīng)計入“管理費用“，但這樣處理過于簡單化，應(yīng)本著誰受益誰負擔(dān)的原則，分別計入生產(chǎn)成本、制造費用、管理費用、其它業(yè)務(wù)支出和研究與開發(fā)費用等。
對于計算機軟件資產(chǎn)的攤銷額，直接構(gòu)成產(chǎn)品組成部分的計人“生產(chǎn)成本”，直接用于生產(chǎn)過程和提供勞務(wù)的計入“制造費用”，用于行政管理的計入“管理費用”，用于出租業(yè)務(wù)的計入“其它業(yè)務(wù)支出”，用于研究與開發(fā)活動的計入“研究與開發(fā)費用”。如果有多種用途，可分配計人有關(guān)科目或由主要受益者承擔(dān)。
四、計算機軟件的維護與升級費用的會計處理
為了保障計算機軟件的運行正常需要經(jīng)常進行維護，為了提高其使用效率或增加新的功能需要進行升級。維護與升級發(fā)生的費用，應(yīng)該根據(jù)重要性原則和配比原則來處理。如果金額較小，按照配比原則計入相關(guān)費用科目；如果金額較大則應(yīng)予以資本化。
五、計算機軟件的減值和盤虧
計算機軟件在應(yīng)用過程中，由于技術(shù)的進步或生產(chǎn)經(jīng)營的變化造成價值減少或需提前退出使用過程，應(yīng)將減少的價值或攤余價值計入相關(guān)費用，同時沖減“無形資產(chǎn)——計算機軟件”。
計算機軟件的盤虧應(yīng)比照固定資產(chǎn)的盤虧處理，將凈損失計入營業(yè)外支出。
