ERP環(huán)境下的購貨與付款業(yè)務(wù)是以倉管人員提出購貨請求為出發(fā)點，經(jīng)過主管人員的批準，按照ERP系統(tǒng)設(shè)定的請貨價格錄入請購單并生成訂購單，然后，分送采購部門、驗收部門、財務(wù)部門和編制請購單的部門。購貨與付款業(yè)務(wù)流程中的主要憑證和會計記錄包括請購單、訂購單、驗收單、賣方發(fā)票、付款憑單、轉(zhuǎn)賬記賬憑證、付款記賬憑證、應(yīng)付賬款明細賬、現(xiàn)金及銀行存款日記賬和賣方對賬單等。本文擬以采購業(yè)務(wù)流程為線索，探討ERP環(huán)境下購貨與付款業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制設(shè)計。

　　一、請購商品

　　該業(yè)務(wù)流程是：由倉庫管理部門提出訂貨要求—根據(jù)其要求編制請購單—對請購單進行審批。審核過程是對該筆請購交易的認可過程，也是對該筆請購交易的控制過程。為了驗證該業(yè)務(wù)中庫存商品的種類、規(guī)格的正確性以及請購商品數(shù)量的可接受性，ERP系統(tǒng)通常設(shè)有庫存管理模塊，對庫存商品進行管理和控制。例如，決定進貨項目、初步選擇供應(yīng)單位、決定進貨時間和進貨批量。決定進貨項目和選擇供應(yīng)單位是銷售部門、采購部門和生產(chǎn)部門的職責，決定進貨時間和進貨批量是財務(wù)部門的職責。

　　請購單是進入購貨管理系統(tǒng)的第一張單據(jù)，一般由倉庫管理部門針對所需的已列入存貨清單的項目填寫，在特殊情況下，也可由其他部門對所需購買的未列入存貨清單的項目編制請購單。企業(yè)通常對正常經(jīng)營所需的物資的購買做一般授權(quán)，例如，在存款管理模塊中預(yù)設(shè)有本企業(yè)倉庫最低存貨量，只要現(xiàn)有庫存達到再訂購點就可以提出采購申請。其他部門也可為正常維修工作和類似工作直接申請采購有關(guān)物資。但對資本性支出，企業(yè)應(yīng)要求做特別授權(quán)，只允許指定人員提出請購。

　　為確保內(nèi)部控制程序的有效實施，在ERP系統(tǒng)中，應(yīng)統(tǒng)籌考慮符合內(nèi)部控制要求的職責分工；請購權(quán)限的設(shè)定、請購項目的范圍、請購商品價格的預(yù)先設(shè)定和請購單的編制權(quán)限，應(yīng)由具有相應(yīng)授權(quán)的獨立部門和人員分別執(zhí)行，采購項目主管應(yīng)有特別處理權(quán)；ERP系統(tǒng)內(nèi)的價格制定和調(diào)整、經(jīng)濟進貨量和最低存貨采購量的修改和增加必須附有相關(guān)批準文件。

　　在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴格的請購業(yè)務(wù)批準程序，并且這種程序可以在ERP系統(tǒng)定制。應(yīng)內(nèi)置的批準程序包括符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準程序和不符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)的特殊批準權(quán)限授權(quán)。符合企業(yè)請購政策的業(yè)務(wù)批準程序包括采購量的審批和采購價格政策預(yù)前審批。在審核請購商品的品種、規(guī)格和數(shù)量時，應(yīng)充分利用ERP的集成性，調(diào)用生產(chǎn)制造和進銷存等模塊的信息，設(shè)置不合格品種、規(guī)格和數(shù)量短缺報警機制，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

　　二、編制訂購單據(jù)

　　采購部門在收到請購單后，對經(jīng)過批準的請購單發(fā)出訂購單。對每張訂購單采購部門應(yīng)確定最佳的供應(yīng)來源。對一些大額、重要采購項目，應(yīng)采用競價方式確定供應(yīng)商，以保證供貨的質(zhì)量、及時性和成本的低廉。訂購單的內(nèi)容應(yīng)當包括：商品的品名、數(shù)量、價格、廠商名稱和地址。ERP采購系統(tǒng)雖是一個有效的采購平臺，但即使如此，供應(yīng)商的評估、選擇、談判、合同的簽訂等各個過程也需要用制度加以規(guī)范。ERP系統(tǒng)內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率直接影響到對供應(yīng)商的評估，所以供應(yīng)商信息資料需要專人維護。評估程序的不當或資料的不準確容易造成選擇供應(yīng)商的不恰當，由此形成的供貨不能便是這一環(huán)節(jié)所面臨的風險。

　　在ERP環(huán)境下，系統(tǒng)應(yīng)內(nèi)置嚴格的審核程序，確保訂購單所列內(nèi)容的完整性和可接受性，該程序的使用應(yīng)由企業(yè)預(yù)先制定的最佳信息提供支持，該模塊應(yīng)當具備及時更新的內(nèi)容。例如，某種商品近期的市場價格（或可接受價格的高低范圍）、規(guī)格、型號以及供應(yīng)商的距離、信譽等。為確保信息更新的準確與及時，同樣信息的更新必須由特別授權(quán)的人員進行修改并附相應(yīng)的文件。在ERP系統(tǒng)中，在接收到已批準的請購單之后，系統(tǒng)會自動生成訂貨單并連續(xù)編號，經(jīng)系統(tǒng)連續(xù)編號的訂貨單在經(jīng)授權(quán)的采購人員確認之后，會自動分別傳送至驗收部門、應(yīng)付憑單部門和編制請購單的部門。在程序的內(nèi)部審核機制上，應(yīng)嚴格單據(jù)完整性檢查，審核項目不完整的請購單將不能流轉(zhuǎn)到下一步驟。

　　三、驗收商品

　　驗收部門接受有效的訂單代表企業(yè)接收供應(yīng)商發(fā)運來的商品，驗收應(yīng)當逐一比較所收商品與訂購單的要求是否相符，如商品的品名、說明、數(shù)量、到貨時間等，然后盤點商品并檢查商品是否符合質(zhì)量要求。

　　驗收是采購業(yè)務(wù)的重要控制環(huán)節(jié)，ERP系統(tǒng)中應(yīng)當控制所收商品與訂單所列內(nèi)容相一致。驗貨入庫后相關(guān)的采購單在ERP內(nèi)部也會進行自動檢查，當差異超過了預(yù)先設(shè)置的界限時將會被拒收。只要實現(xiàn)了收貨員、驗貨員與記賬員的不相容職責分離，這一環(huán)節(jié)的風險是較小的。

　　為了防止驗收部門無法驗證某些特殊商品（例如化工產(chǎn)品）是否符合質(zhì)量標準，ERP系統(tǒng)中規(guī)定特殊商品的驗收必須經(jīng)授權(quán)的人員檢驗方可確認驗收。驗收之后，驗收部門在ERP系統(tǒng)中應(yīng)對已收貨的每張訂購單點擊確認，并由此生成連續(xù)的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)（特殊商品還需授權(quán)人員確認），之后傳輸給倉庫部門或其他請購部門，并由其點擊確認以確立其對所采購資產(chǎn)應(yīng)負的保管責任。與此同時，系統(tǒng)還會將生成的驗收單傳輸至應(yīng)付憑單部門，以備付款。

　　四、儲存已驗收的商品

　　本環(huán)節(jié)理想的控制程序是：單獨設(shè)立存放商品的存儲區(qū)，確保實物資產(chǎn)的安全與完整。實行資產(chǎn)的保管與采購的其他職責相分離，減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風險。在ERP系統(tǒng)中預(yù)設(shè)定期盤點提醒模塊，對已經(jīng)到期的商品的盤點工作，應(yīng)由不同的部門來履行。

　　五、編制付款憑單

　　記錄采購交易前，應(yīng)付憑單部門應(yīng)編制付款憑單，ERP系統(tǒng)的這項功能所針對的問題包括：①確認供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與傳輸過來的驗收單、訂購單是否一致、完整，供應(yīng)商發(fā)票金額計算是否正確；②生成付款憑單計算的金額是否正確，是否有被授權(quán)人在憑單上確認付款和延期辦理付款的日期。所有未付憑單應(yīng)保存在未付憑單部門的未付憑單檔案中，以待日后付款。

　　為了降低編制付款憑單過程中出現(xiàn)的遺漏、重復(fù)、錯誤計價或其他差錯風險，付款憑單應(yīng)由系統(tǒng)根據(jù)傳輸過來的驗收單、訂購單和請購單自動生成。系統(tǒng)中的付款憑單應(yīng)記錄驗收單號和訂購單號，以便于體現(xiàn)購貨發(fā)票與兩者之間的勾稽關(guān)系。開具付款憑單前系統(tǒng)內(nèi)部程序應(yīng)能自動核查驗收單、訂購單的完整性。在職責劃分上，開具付款單業(yè)務(wù)與存貨保管業(yè)務(wù)、存貨驗收業(yè)務(wù)和編制訂購單業(yè)務(wù)是不相容職務(wù)，不能由同一人執(zhí)行。

　　六、發(fā)票過賬

　　為確認購貨的真實性、確保購貨記錄的完整性、保證業(yè)務(wù)估價與分攤的正確性，ERP系統(tǒng)應(yīng)具備單據(jù)追蹤能力，在購貨系統(tǒng)生成總賬所需憑證時，應(yīng)能聯(lián)查驗收單、訂購單等，保證記錄購貨程序的完整性。

　　七、付款

　　為防止審批手續(xù)不全、賬戶信息錯誤帶來的不應(yīng)有損失，財務(wù)部門授權(quán)的人員應(yīng)審核已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額是否一致。此環(huán)節(jié)在確保系統(tǒng)形成的金額下付款，支付風險應(yīng)當較小。

　　綜上所述，ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用結(jié)構(gòu)，可以方便地實現(xiàn)各個不同業(yè)務(wù)模塊之間信息的即時傳遞，可以使企業(yè)的內(nèi)控體系實時反映運營狀況。但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境自身的安全性也同樣脆弱，任何對企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的破壞都可能會給企業(yè)的運作帶來嚴重后果。因此，根據(jù)企業(yè)實際狀況，將科學(xué)的管理思想與先進的信息技術(shù)以及完善的管理制度結(jié)合在一起，才是企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)控的有效途徑。