摘要：目前，會(huì)計(jì)電算化是我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)工作的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。但是，會(huì)計(jì)電算化除了提高我們的工作效率以外，也給我們帶來了一系列管理難題。其中，如何提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全管理，是我們必須面臨的一個(gè)難題。因此需要加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的檔案建設(shè),即加快會(huì)計(jì)檔案管理的信息化建設(shè),以適應(yīng)新時(shí)期會(huì)計(jì)電算化提出的新要求,建好用好電子財(cái)務(wù)檔案,提高財(cái)務(wù)檔案管理工作水平和財(cái)務(wù)管理工作效率,更好的服務(wù)于企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)。本文將從檔案管理的特點(diǎn)出發(fā)，詳細(xì)分析管理過程中存在的問題，結(jié)合在會(huì)計(jì)電算化工作的過程中所遇到的一些問題，提出一些具有實(shí)際意義的解決措施，期望對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理有一定的借鑒意義。

　　關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)電算化；檔案管理；法規(guī)；安全

　　會(huì)計(jì)電算化，是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)。會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，而且是會(huì)計(jì)工作對(duì)科技所對(duì)提出的高要求。

　　一、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案

　　傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)資料等會(huì)計(jì)核算的專業(yè)材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案一般都是以紙質(zhì)的形式存在。

　　二、會(huì)計(jì)電算化檔案特點(diǎn)

　　企業(yè)在實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化以后，同樣會(huì)有會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和其他核算資料等檔案。只是這些檔案不僅僅以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，還包含了一些電子形式的會(huì)計(jì)電算化檔案。其主要特點(diǎn)有：

　　（一）會(huì)計(jì)電算化檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。除了傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案外，還包含了電子資料和電子數(shù)據(jù)；

　?。ǘ?huì)計(jì)電算化檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有所區(qū)別。傳統(tǒng)的檔案主要是通過人工管理，檔案會(huì)占用一定的面積，而且可能受各種自然條件的影響如潮濕、洪水等等。而會(huì)計(jì)電算化檔案便于保存，只需要有配置有普通電子計(jì)算機(jī)，就可以大量?jī)?chǔ)存各種電子資料和電子數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)智能化管理，便于查閱；

　?。ㄈ?huì)計(jì)電算化檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。不同的會(huì)計(jì)軟件或者同個(gè)軟件的不同版本所導(dǎo)出的會(huì)計(jì)檔案可能具有不相同的格式；

　?。ㄋ模?huì)計(jì)電算化檔案可以通過打印等手段，迅速實(shí)現(xiàn)與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案的轉(zhuǎn)換；

　?。ㄎ澹?huì)計(jì)軟件可以通過對(duì)電子數(shù)據(jù)的自動(dòng)分析，提供一些具有價(jià)值的參考意見，同時(shí)也可以發(fā)現(xiàn)一些錯(cuò)誤，以便及時(shí)進(jìn)行糾正。

　?。?huì)計(jì)電算化檔案便于查詢，可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地進(jìn)行查閱。

　　三、會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題

　　雖然會(huì)計(jì)電算化檔案比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有很多的優(yōu)勢(shì)，但是，其自身管理也存在一定的弊端，主要有以下幾方面：

　?。ㄒ唬╇娮佑?jì)算機(jī)自身面臨一定的風(fēng)險(xiǎn)，如計(jì)算機(jī)病毒入侵、系統(tǒng)程序存在問題、管理人員出現(xiàn)操作失誤等等問題，而這些風(fēng)險(xiǎn)可能導(dǎo)致會(huì)計(jì)電算化檔案出現(xiàn)錯(cuò)誤甚至消失，這將給企業(yè)帶來巨大的損失和影響；

　　（二）會(huì)計(jì)電算化檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有易于修改的特點(diǎn)，且不留痕跡，在便于修改的同時(shí)，資料的完整性和正確性可能會(huì)被破壞，并且難于分清責(zé)任；

　?。ㄈ?huì)計(jì)電算化檔案需要有科學(xué)的管理方式。實(shí)行電算化的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件的版本越多，這就對(duì)如何進(jìn)行科學(xué)的管理帶來新的問題。為了更好更有效地管理會(huì)計(jì)電算化檔案，使其發(fā)揮更大的作用，就必須形成一套科學(xué)實(shí)用的管理制度，包括存檔手續(xù)、分類管理辦法、使用審批手續(xù)、保存期限及銷毀手續(xù)等內(nèi)容，以使相關(guān)管理制度常規(guī)化和規(guī)范化。同時(shí)，財(cái)務(wù)軟件也在不斷升級(jí)，與之前的電子檔案可能出現(xiàn)不兼容現(xiàn)象，嚴(yán)重影響對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理；

　?。ㄋ模?huì)計(jì)電算化系統(tǒng)對(duì)管理人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求會(huì)計(jì)管理人員不僅要熟悉會(huì)計(jì)核算工作的各項(xiàng)專門方法，更要學(xué)習(xí)相關(guān)電算化技能。由于一些會(huì)計(jì)主管人員長(zhǎng)期從事手工記帳，有些會(huì)計(jì)人員在一些基本電算化技能方面還認(rèn)識(shí)不足，所學(xué)電算化知識(shí)不夠全面，這就加大了會(huì)計(jì)電算化檔案管理的推廣速度；

　　四、建議和措施

　　針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的這些問題，可以采用下面幾項(xiàng)措施進(jìn)行解決：

　?。ㄒ唬┮⒑徒∪珪?huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國(guó)家要制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作，這是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前企業(yè)可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系，企業(yè)可根據(jù)相關(guān)規(guī)章的要求，制定適合本企業(yè)檔案管理要求的細(xì)化條例，保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。

　?。ǘ┘訌?qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)，組織企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員和會(huì)計(jì)檔案管理人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》等法律法規(guī)，以加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全管理意識(shí)和檔案管理水平，另外，會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員提出新的更高的要求，會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是會(huì)計(jì)電算化檔案科學(xué)管理的關(guān)鍵，為了適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作的需要，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)注重會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，以最終實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的科學(xué)管理。

　　（三）注意電子計(jì)機(jī)的軟件和硬件升級(jí)、維護(hù)，對(duì)于企業(yè)使用的會(huì)計(jì)軟件，要多與產(chǎn)品設(shè)計(jì)廠商保持密切聯(lián)系，及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)，對(duì)于一些存在的可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)消失的軟件和系統(tǒng)漏洞要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)。對(duì)于計(jì)算機(jī)的硬件，則要及時(shí)進(jìn)行更新?lián)Q代，比如對(duì)硬盤容量進(jìn)行升級(jí)等工作。同時(shí)還要適當(dāng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理。建立預(yù)防病毒和黑客的安全措施，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防、檢測(cè)以及殺毒工作，切實(shí)有效地保障計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會(huì)計(jì)檔案的儲(chǔ)存安全。

　?。ㄋ模┳龊秒娝慊瘯?huì)計(jì)檔案規(guī)范化管理，使用科學(xué)的管理辦法和利用電子計(jì)算機(jī)的優(yōu)越性。具體辦法有：把一定會(huì)計(jì)期間計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的聯(lián)系；財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)和資料恢復(fù)；對(duì)于會(huì)計(jì)電算化檔案還需進(jìn)行備份，對(duì)于備份文件應(yīng)進(jìn)行定期的更新；在保存?zhèn)浞蓦娮訖n案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，注意防潮，防塵等，對(duì)采用磁性介質(zhì)保存的備份檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　五、結(jié)束語

　　實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，不僅提高了會(huì)計(jì)記賬的效率和準(zhǔn)確性，也給我們帶來了資料檔案管理的難題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化必將是未來發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)。因?yàn)閷?shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化之后，不僅可以提高會(huì)計(jì)工作效率，也可以降低管理成本。但是，怎樣實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效地管理，是每一個(gè)企業(yè)必須思考的難題，我國(guó)現(xiàn)在會(huì)計(jì)電算化水平還有很大的發(fā)展空間，所以我們需要?jiǎng)?chuàng)新，其中，會(huì)計(jì)電算化檔案管理是非常關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)。因此，我們應(yīng)該健全電算化會(huì)計(jì)檔案管理的法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度，加強(qiáng)對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理和控制，使電算化會(huì)計(jì)檔案為企業(yè)決策發(fā)揮出更大的作用。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]翟娥 高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問題及對(duì)策 科學(xué)管理 2006(9) 43-44

　　[2]張前 電算化環(huán)捷對(duì)會(huì)計(jì)檔案的影響及管理要求 交通財(cái)會(huì) 2001（10）

　　[3]部莉君 趙偉 會(huì)計(jì)電算化時(shí)會(huì)計(jì)的相關(guān)影響 現(xiàn)代審計(jì)與會(huì)計(jì) 2001（12）