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會(huì)計(jì)是通過(guò)一系列專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)核算方法,對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過(guò)程系統(tǒng)、連續(xù)、全面、綜合地反映,對(duì)未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè),是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的重要組成部分。隨著社會(huì)的進(jìn)步,傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)處理已不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)的要求,信息技術(shù)的發(fā)展使會(huì)計(jì)電算化得到了推廣與普及。用電子計(jì)算機(jī)代替人工記賬,替人腦完成對(duì)會(huì)計(jì)信息的分析、預(yù)測(cè)、決策,從而提高了會(huì)計(jì)工作的工作效率,加快了會(huì)計(jì)核算的速度,改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作,為實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。作為會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命,會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生將對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)產(chǎn)生重大的影響。
一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境的會(huì)計(jì)核算特點(diǎn)
(一)記賬過(guò)程虛擬化
記賬是會(huì)計(jì)工作的開(kāi)始,記賬環(huán)節(jié)不但在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中非常重要,而且在整個(gè)的會(huì)計(jì)體系中處于核心的地位。而在電算化的環(huán)境下,記賬并沒(méi)有實(shí)際生成,而是一個(gè)虛擬的過(guò)程,是在形成記賬、審核后標(biāo)上一個(gè)過(guò)賬的標(biāo)識(shí),表明該憑證生成了憑證庫(kù)文件已經(jīng)入賬。而且當(dāng)憑證入錯(cuò)時(shí)也不能對(duì)其進(jìn)行隨意修改或刪除,而只能通過(guò)紅字沖銷(xiāo)的方法修改憑證。這種方式使傳統(tǒng)的記賬環(huán)節(jié)幾乎完全取消,賬簿能根據(jù)期初余額和記賬憑證庫(kù)文件里的發(fā)生額瞬間形成,而且會(huì)計(jì)報(bào)表在極短的時(shí)間內(nèi)形成。
?。ǘ┵~務(wù)流程一體化
憑證—賬簿—報(bào)表是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)中的賬務(wù)處理一般流程,會(huì)計(jì)報(bào)表是在填制憑證和過(guò)賬、結(jié)賬等程序以后才形成的,會(huì)計(jì)人員往往把這個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)做重心。進(jìn)行電算化的環(huán)境后,通過(guò)收集整理各個(gè)核算崗位的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)然后輸入計(jì)算機(jī),計(jì)算機(jī)則按照程序進(jìn)行數(shù)據(jù)處理,整個(gè)輸入還是輸出過(guò)程都都非常迅速,無(wú)需人工的干預(yù),全都是自動(dòng)完成的,而且財(cái)務(wù)軟件自帶查詢功能,又將賬務(wù)工作的時(shí)效性又提到了一個(gè)更高的層次。
?。ㄈ?duì)賬環(huán)節(jié)的取消
在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)下,來(lái)自于記賬憑證的信息會(huì)被平行登記到總賬和相關(guān)的明細(xì)賬中,并總賬和明細(xì)賬要定期對(duì)賬,這種核查方式雖然效率較低,但可以及時(shí)糾正總賬或者明細(xì)賬中的錯(cuò)誤,這一會(huì)計(jì)核算的環(huán)節(jié)對(duì)保證數(shù)據(jù)正確性和可靠性非常重要。而在電算化系統(tǒng)下,憑證信息是不存在遺漏、計(jì)算錯(cuò)誤的,只要會(huì)計(jì)軟件程序正常運(yùn)行,報(bào)表公式無(wú)誤,那么賬證、賬表之間就一定會(huì)相符,因此,在這種情況下對(duì)賬環(huán)節(jié)就被取消。
?。ㄋ模┵~簿體系的虛擬化
賬簿是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的載體,它具有承前啟后的作用,它也是會(huì)計(jì)報(bào)表編制的基石,在手工會(huì)計(jì)工作是離不開(kāi)賬簿的。賬簿內(nèi)容是對(duì)賬戶的記錄,而賬戶則是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)分類(lèi)歸集成的單元。作為會(huì)計(jì)核算中基本的存儲(chǔ)單元,即便在電算化的環(huán)境中賬戶也是不可或缺的。在電算化環(huán)境下,對(duì)賬戶的存儲(chǔ)工作并不是就一定要用賬簿來(lái)完成,因?yàn)榧埥橘|(zhì)并不再是賬戶記錄唯一的載體了,如今會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)可以用磁、光和電等介質(zhì)作為可靠的載體。而在這種情況下,那么傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)中的賬簿也會(huì)隨著紙質(zhì)賬戶記錄不再存在而消失。在電算化條件下,賬簿數(shù)據(jù)可以劃分為發(fā)生額和余額,余額是登記賬簿后才會(huì)出現(xiàn)的,它是一種記賬結(jié)果期末或期初的數(shù)據(jù),而發(fā)生額是來(lái)源于記賬憑證。
因此,賬簿是記賬憑證上的關(guān)于賬戶記錄的一種分類(lèi)或者匯總。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng),對(duì)于記賬憑證庫(kù)里的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)整理也是非常迅速的,一般情況下只要把正確的余額數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)中,每個(gè)會(huì)計(jì)周期的期末余額也就能輕易獲得。而所謂的賬也是通過(guò)憑證庫(kù)或者相關(guān)的各種數(shù)據(jù)派生出來(lái)的,因此,現(xiàn)在我們現(xiàn)在所說(shuō)的賬簿已經(jīng)是虛擬化的了,并不是傳統(tǒng)會(huì)計(jì)概念的賬簿了,只是在理論上的保留。
二、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算的影響
?。ㄒ唬?huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的影響
1、對(duì)會(huì)計(jì)科目設(shè)置的影響。在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,凡是有會(huì)計(jì)科目的地方,如在憑證的錄入、賬簿的登記時(shí)候,會(huì)計(jì)軟件一般會(huì)用科目代碼來(lái)代替科目名稱(chēng),這要比手工會(huì)計(jì)核算下直接寫(xiě)出該會(huì)計(jì)科目的名稱(chēng)更方便、合理??梢哉f(shuō)科目編碼方式的變化是會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)在會(huì)計(jì)電算化下受到最直接的影響之一。另外,編碼在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,不僅用于會(huì)計(jì)科目上,而且也會(huì)用于往來(lái)賬單位、操作人員等方面,這樣既有利于管理人員的管理,又方便了核算、查詢等工作的開(kāi)展。
2、會(huì)計(jì)電算化對(duì)填制與審核憑證的影響
①為了使一些不合規(guī)范的錄入不能輸入到計(jì)算機(jī)中,在電算化環(huán)境下可以控制憑證中各數(shù)據(jù)項(xiàng)的類(lèi)型和范圍及勾稽關(guān)系,使會(huì)計(jì)憑證更加規(guī)范化,同時(shí)也降低了會(huì)計(jì)憑證的差錯(cuò)率。
?、谟涃~憑證添加了“科目代碼”欄。電算化條件下,按會(huì)計(jì)制度規(guī)定財(cái)務(wù)人員先設(shè)定好憑證要素和格式,計(jì)算機(jī)通過(guò)設(shè)定的程序會(huì)自動(dòng)拒絕接收與制度不相符的憑證,從而促使會(huì)計(jì)憑證規(guī)范化程度的提高。
另外,計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定的代碼而自動(dòng)產(chǎn)生相應(yīng)科目的名稱(chēng),使憑證的錄入速度得到了提高。
?、墼紗螕?jù)承載的信息量加大。會(huì)計(jì)信息為滿足各層次需要者的要求,而在會(huì)計(jì)電算化下,原始單據(jù)的錄入是資料登記的惟一入口,因此要承載更多的信息量。
?、苋绻涃~憑證發(fā)生錯(cuò)誤時(shí),結(jié)賬前手工條件和電算化條件下處理類(lèi)似,而在結(jié)賬后,手工會(huì)計(jì)條件下可采用劃線更正的方法;而在電算化條件下,財(cái)務(wù)核算軟件具有反結(jié)賬的功能,可以采用補(bǔ)充登記法或者是紅字沖銷(xiāo)法對(duì)其進(jìn)行修改,或者把錯(cuò)誤憑證刪除或修改,但我們?cè)谫~務(wù)處理時(shí)一般提倡使用前面兩種方法對(duì)憑證更正。
⑤會(huì)計(jì)憑證的生成手工條件下全都要依靠人工來(lái)完成。而在電算化條件下,會(huì)計(jì)核算軟件都提供自動(dòng)轉(zhuǎn)賬功能,計(jì)算機(jī)根據(jù)程序設(shè)計(jì)可自己生成所需憑證,比如用于定期結(jié)轉(zhuǎn)損益、結(jié)轉(zhuǎn)有關(guān)稅金的賬務(wù)的業(yè)務(wù)處理方面。
?、迣徍藨{證。在電算化條件下,只要憑證輸入正確,賬、表資料則一定正確,因?yàn)闀?huì)計(jì)憑證是全部資料的惟一入口,而對(duì)于錄入和審核憑證就需要給予足夠的重視。
?。ǘ?huì)計(jì)電算化對(duì)內(nèi)控管理的影響
1、形成良好的內(nèi)控環(huán)境。首先,進(jìn)行控制電算化會(huì)計(jì)中的開(kāi)發(fā)、安全、組織、制度等系統(tǒng)環(huán)境方面。組織控制為了達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發(fā)生為基本目標(biāo),是指通過(guò)崗位的職責(zé)制度、部門(mén)的設(shè)置、人員的分工、權(quán)限的劃分等,建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度。安全控制是為了防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞,而采用各種方法保護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序,而實(shí)施的一種控制制度。系統(tǒng)開(kāi)發(fā)控制則出現(xiàn)在系統(tǒng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、實(shí)施和分析及運(yùn)行測(cè)試與維護(hù)的各個(gè)階段,其控制實(shí)施的設(shè)計(jì)是為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)各項(xiàng)活動(dòng)在開(kāi)發(fā)過(guò)程中的合法性和有效性。其次,是要加強(qiáng)應(yīng)用控制建設(shè)。應(yīng)用控制是為適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化,就要保證數(shù)據(jù)處理完整、準(zhǔn)確,是系統(tǒng)的特殊控制要求而建立的。應(yīng)用控制是以一般控制的基本原則為依據(jù),進(jìn)行重點(diǎn)控制關(guān)鍵性操作功能,一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ),是系統(tǒng)控制的核心和重點(diǎn)。
2、禁止使用“反記賬”、“取消審核”、“反結(jié)賬”功能。在實(shí)際工作中,很多會(huì)計(jì)核算軟件自帶有“取消審核”、“反記賬”“、反結(jié)賬”的功能,在會(huì)計(jì)處理中給財(cái)務(wù)人員帶來(lái)很多方便,因而很多實(shí)務(wù)工作者對(duì)其依依不舍。但也有一些會(huì)計(jì)學(xué)者卻對(duì)此提出了異議,認(rèn)為解決出錯(cuò)的電子數(shù)據(jù)的辦法只有一個(gè),將正與誤兩張憑證同存于會(huì)計(jì)檔案之中,重新輸入正確記賬憑證,并保留錯(cuò)誤電子數(shù)據(jù),并據(jù)以登錄賬簿。但如果不施行反記賬的做法,那么在實(shí)際工作中會(huì)影響會(huì)計(jì)信息的使用,因?yàn)楹芏噱e(cuò)誤的記賬憑證,將導(dǎo)致賬簿中存在很多無(wú)用的冗余信息。因此,不管是電算化會(huì)計(jì),還是手工會(huì)計(jì),對(duì)出錯(cuò)的修改均強(qiáng)調(diào)留有痕跡。
(三)會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)職能的影響
反映和監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的過(guò)程是手工方式下會(huì)計(jì)的基本職能。而在電算化環(huán)境下,會(huì)計(jì)在,應(yīng)當(dāng)對(duì)手工會(huì)計(jì)職能的基礎(chǔ)上進(jìn)行事前預(yù)測(cè)和事中控制并參與經(jīng)營(yíng)決策,從而加重發(fā)展管理職能。
1、會(huì)計(jì)電算化提高了信息的準(zhǔn)確度,及時(shí)性,為實(shí)施控制提供了保障。
2、會(huì)計(jì)電算化使財(cái)務(wù)人員把更多的精力應(yīng)用到會(huì)計(jì)管理活動(dòng)中去,使他們從簡(jiǎn)單的腦力勞動(dòng)和繁重的體力勞動(dòng)中解放出來(lái)。
3、計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大模擬功能,如可以利用線性規(guī)劃模型解決決策方案的最優(yōu)選擇,利用回歸模型進(jìn)行混合成本的分解和成本、銷(xiāo)售變動(dòng)趨勢(shì)等方面的預(yù)測(cè),從而使科學(xué)化的管理成為可能。
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