電算化會計文檔信息特點

來源: 正保會計網(wǎng)校編輯： 2011/05/16 08:54:02　　字體：大小

　　在電算化條件下，傳統(tǒng)的會計檔案管理理論和方法已經(jīng)顯現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性。為此，我們必須認真了解和掌握電算化條件下會計文檔信息及其管理的新特點，及時對會計檔案的管理理論和方法進行補充和完善，才能使其發(fā)揮對會計文檔管理實踐的指導(dǎo)作用。那么，電算化會計文檔信息系統(tǒng)與傳統(tǒng)的手工會計系統(tǒng)相比，具有哪些呢?

　　第一，電算化會計文檔信息系統(tǒng)中會計信息存儲數(shù)字化。

　　在電算化系統(tǒng)下，會計文檔信息以電磁數(shù)字信號的形式存儲在光磁介質(zhì)中，不能直接識讀，并且很容易被篡改或刪除而不會留下任何痕跡；此外，電磁介質(zhì)易受損，所以會計文檔信息也面臨著丟失或毀壞的威脅。

　　第二，電算化會計文檔信息系統(tǒng)缺乏交易處理痕跡。

　　由于以往手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少甚至消失，憑證所起到的較強的控制功能會變得逐漸弱化，其中部分交易幾乎沒有留下什么痕跡。這種問題的存在，無疑給會計信息的有效控制帶來了一定的難度。

　　第三，電算化會計文檔信息系統(tǒng)的交易授權(quán)及其執(zhí)行與手工會計系統(tǒng)存在差異。

　　授權(quán)、批準控制是一種常見的、基礎(chǔ)性的內(nèi)部控制。手工會計系統(tǒng)對于二項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的每一環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章。但在電算化會計文檔信息系統(tǒng)中，控制只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，從而達到限制接觸輸出信息的目的；但有關(guān)業(yè)務(wù)人員利用特殊的授權(quán)文件或口令，獲得某種權(quán)利或運行特定程序，由此引起失控而造成損失的案件不勝枚舉。如：業(yè)務(wù)人員被客戶收買，非法取得他人口令繞過批準程序開出銷售提單；非法核銷客戶應(yīng)收款及相關(guān)文檔；竊取公司顧客訂單密碼信息，開出假訂單，騙走公司產(chǎn)品等。

　　第四，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在會計活動中的進一步應(yīng)用，帶來了許多新問題。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)無疑是目前發(fā)展的方向，電算化會計文檔信息系統(tǒng)也不可避免受到其影響，特別是Internet在財務(wù)軟件中的應(yīng)用，對電算化會計文檔信息系統(tǒng)的影響將會是革命性的。目前財務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用有：遠程報賬、遠程報表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上催賬、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上銀行等，實現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)的控制，從而形成電算化會計文檔信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的新問題。

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