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淺談電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制改革問題

來源: 李英順 編輯: 2012/03/09 08:55:47  字體:

  摘要:企業(yè)在建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)后,會(huì)計(jì)管理環(huán)境和會(huì)計(jì)核算方式發(fā)生了很大的變化。由于計(jì)算機(jī)的使用,加快了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性和可靠性。但同時(shí)也讓企業(yè)內(nèi)部控制制度部分失效,為企業(yè)的內(nèi)部控制帶來許多新問題,因此加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制就顯得尤為重要。

  關(guān)鍵詞:電算化會(huì)計(jì) 信息系統(tǒng) 內(nèi)部控制

  1 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)內(nèi)部控制的特殊性

  1.1 計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作上的運(yùn)用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算環(huán)境。企業(yè)使用計(jì)算機(jī)處理會(huì)計(jì)和財(cái)勢(shì)數(shù)據(jù)后,企業(yè)的會(huì)計(jì)核算的環(huán)境發(fā)生了很大的變化。從表面上來看,會(huì)計(jì)電算化只不過是將電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算工作中,減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度,提高會(huì)計(jì)核算的速度和精度,以計(jì)算機(jī)替代人工記帳。而實(shí)際上,會(huì)計(jì)電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進(jìn),而是必然會(huì)引起會(huì)計(jì)工作組織和人員分工的改變,促進(jìn)會(huì)計(jì)人員素質(zhì)和知識(shí)結(jié)構(gòu),會(huì)計(jì)工作效率和質(zhì)量的全面提高,節(jié)省會(huì)計(jì)人員的時(shí)間和精力,轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)工作職能,推動(dòng)會(huì)計(jì)理論和會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)步,提高整個(gè)會(huì)計(jì)工作水平,大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,使會(huì)計(jì)理論和實(shí)務(wù)的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。因此內(nèi)部控制制度的范圍和控制程序較之手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更加廣泛,更加復(fù)雜。

  1.2 電算化系統(tǒng)提高了對(duì)會(huì)計(jì)上崗人員的要求。會(huì)計(jì)電算化儼然在很大程度上減輕了會(huì)計(jì)人員的工作量,但同時(shí)也增加了操作人員、系統(tǒng)維護(hù)人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。在崗的會(huì)計(jì)人員雖經(jīng)過計(jì)算機(jī)等級(jí)培訓(xùn),但與實(shí)際要求水平還有較大差距。會(huì)計(jì)人員知識(shí)不全面,要使得計(jì)算機(jī)知識(shí)和會(huì)計(jì)工作經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合,還有待時(shí)日。同時(shí),計(jì)算機(jī)培訓(xùn)教材老化,跟不上計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展的形勢(shì),經(jīng)過這樣的培訓(xùn)和考核的人員,實(shí)際操作能力難以適應(yīng)電算化環(huán)境下對(duì)內(nèi)控的要求。

  目前,我國(guó)建立在手工操作條件下的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的管理還存在著很多不足;實(shí)施會(huì)計(jì)電算化,就需要建立與之相配套的一系列內(nèi)部控制制度加以約束,才能充分發(fā)揮電算化的優(yōu)勢(shì)。

  1.3 計(jì)算機(jī)的使用加大了控制人為作弊、計(jì)算機(jī)犯罪的難度。在手工方式下,主要通過職權(quán)分割和崗位責(zé)任制的落實(shí)來進(jìn)行財(cái)務(wù)分工和授權(quán),并且通過采用復(fù)核、平行登記、對(duì)賬、結(jié)賬、試算平衡等技術(shù)方法來防范人為作弊以及賬務(wù)錯(cuò)誤,一旦出現(xiàn)問題可以通過相互核對(duì)查處問題的責(zé)任者,從而起到了控制作用。

  目前,由于法規(guī)的不健全使電算化犯罪的控制很困難。儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù);因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化犯罪畢竟是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對(duì)此加以有效控制就很有必要。

  針對(duì)目前電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的現(xiàn)狀,強(qiáng)化內(nèi)控管理,制訂有效的電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,提高電算化的科學(xué)管理水平,是建立現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部控制制度的內(nèi)在要求,也是提高企業(yè)管理水平的重要途徑。

  2 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的改革

  會(huì)計(jì)電算化,給會(huì)計(jì)工作增添了新內(nèi)容,從各方面要求會(huì)計(jì)人員提高自身素質(zhì),更新知識(shí)結(jié)構(gòu),一方面為了參與企業(yè)管理,要更多地學(xué)習(xí)經(jīng)營(yíng)管理知識(shí),另一方面還必須掌握電子計(jì)算機(jī)的有關(guān)知識(shí),好的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作和規(guī)范的業(yè)務(wù)處理程序,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化的前提條件。過去手工處理的大量數(shù)據(jù),現(xiàn)在集中由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理,會(huì)計(jì)人員往往只負(fù)責(zé)原始數(shù)據(jù)的生成、審核與編碼、以及對(duì)輸出信息的分析處理。電算化后,手工條件下對(duì)賬簿記錄錯(cuò)誤的劃線更正法已不再適用,取而代之的是修改標(biāo)志、憑證沖銷等方法。這樣手工內(nèi)部控制制度的一部分將保留與修改;另一部分則轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)程序控制。

  例如,賬,錢、物實(shí)現(xiàn)三分管的原則不變,處理每一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)必須要有明確的職責(zé)分工的原則不變,而賬簿平行登記的原則就要有所改變。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制既包括了原來的手工財(cái)務(wù)過程,又包括程序設(shè)計(jì)、電算化賬務(wù)處理過程。嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是會(huì)計(jì)電算化信息真實(shí)可靠的保證。內(nèi)部控制制度要求處理同一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的人員既要相互聯(lián)系、又要相互制約。

  在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,應(yīng)根據(jù)計(jì)算機(jī)硬、軟件的特點(diǎn)、建立新的控制制度,防止數(shù)據(jù)或者程序被篡改、系統(tǒng)被非法使用以及火災(zāi)、偷竊等事故的發(fā)生。電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的控制方式是手工控制與計(jì)算機(jī)控制相結(jié)合,以計(jì)算機(jī)控制為主,控制的要求更為嚴(yán)格,控制的內(nèi)容也更為廣泛。

  3 加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部控制制度管理及改革的方法

  3.1 制訂企業(yè)內(nèi)部操作管理制度。操作管理制度是針對(duì)每一個(gè)上機(jī)操作會(huì)計(jì)軟件的人員而制訂的,主要用來規(guī)范每一個(gè)操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。除了軟件對(duì)操作方面作了一定的設(shè)計(jì)以外,制訂并嚴(yán)格操作管理制度,將會(huì)有效地保證會(huì)計(jì)軟件的安全運(yùn)行;同時(shí),也有利于內(nèi)部牽制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內(nèi)容上來看,一般包括以下幾項(xiàng):

  3.1.1 操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能,但其用戶管里的設(shè)置是由人工進(jìn)行的,這就需要從制度上對(duì)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限加以規(guī)定,用來在用戶管理的設(shè)置和具體的操作中執(zhí)行。

  3.1.2 預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。如規(guī)定原始憑證必須經(jīng)有關(guān)審核人員審核并簽章后才能輸入計(jì)算等。

  3.1.3 預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)帳簿的措施。如規(guī)定已輸入計(jì)算機(jī)的憑證需由審核人員核對(duì)并簽章后方可登記機(jī)內(nèi)賬簿等。

  3.1.4 建立必要的上機(jī)操作記錄制度。如規(guī)定用操作日記的形式記錄每天的上機(jī)操作內(nèi)容等。

  3.2 建立計(jì)算機(jī)硬件和軟件管理制度。對(duì)于擁有計(jì)算機(jī)的單位,無論是用于會(huì)計(jì)核算,還是用來其他工作,一般都要求制定硬、軟件管理制度。通常,硬件和軟件管理制度包括以下一些內(nèi)容:

  3.2.1 保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。如機(jī)房防火規(guī)定等。

  3.2.2 保證計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行措施。如機(jī)房防潮、防磁及恒溫等方面的規(guī)定等。

  3.2.3 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份等規(guī)定。

  3.2.4 修改會(huì)計(jì)核算軟件的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會(huì)計(jì)核算軟件的修改需報(bào)經(jīng)單位總會(huì)計(jì)師批準(zhǔn)等。

  3.3 提高會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)及職業(yè)道德素質(zhì)。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會(huì)計(jì)人員學(xué)習(xí)和提高會(huì)計(jì)電算化知識(shí),維護(hù)軟件正常運(yùn)行,掌握計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù),培養(yǎng)復(fù)合型人才,為本單位盡快建立高效的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。同時(shí)要加強(qiáng)并制定實(shí)事求是的會(huì)計(jì)電算化人員培訓(xùn)計(jì)劃,注重實(shí)效,其會(huì)計(jì)人員必須取得會(huì)計(jì)電算化合格證,財(cái)政部門在進(jìn)行賬務(wù)審批的同時(shí)審查其會(huì)計(jì)人員的資格,這樣可以做到學(xué)以致用,學(xué)習(xí)的目的性強(qiáng)。

  3.4 加強(qiáng)防止電算化犯罪的法制建設(shè)。會(huì)計(jì)電算化犯罪是高科技、新技術(shù)下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規(guī)對(duì)此加以有效控制就很有必要。為企業(yè)營(yíng)造良好的大環(huán)境,防止電算化犯罪的法制建設(shè),可從兩個(gè)方面入手:

  3.4.1 建立懲治利用會(huì)計(jì)電算化犯罪活動(dòng)的法律,明確規(guī)定哪些行為屬于舞弊行為及懲處方法;

  3.4.2 建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的保護(hù)法律,明確電算化系統(tǒng)中哪些東西或哪些方面受法律保護(hù)(硬件、軟件、數(shù)據(jù)庫(kù))及受何種保護(hù)。

  3.5 加強(qiáng)制訂會(huì)計(jì)檔案管理制度。在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后,隨著存儲(chǔ)介質(zhì)的改變,對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的要求也比較嚴(yán)格;同時(shí),對(duì)會(huì)計(jì)檔案的概念也就有所發(fā)展。在會(huì)計(jì)電算化情況下,除了打印輸出的賬、證、表以外,整個(gè)系統(tǒng)開發(fā)形成的全套文檔資料都屬于會(huì)計(jì)檔案的范疇。另外,對(duì)存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的有關(guān)介質(zhì)也應(yīng)妥善保管。

  內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整、關(guān)系到會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo),必需建立起一整套內(nèi)部控制制度并加強(qiáng)管理,以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。

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