【摘要】本文根據(jù)會計(jì)電算化檔案的特點(diǎn)，分析了高校會計(jì)電算化檔案管理存在的問題，提出了加強(qiáng)高校會計(jì)電算化檔案管理的對策。

　　【關(guān)鍵詞】高校；會計(jì)電算化；檔案管理

　　會計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，具有不可再生的特點(diǎn)，它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績效評價的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時都必須借助會計(jì)檔案記載的各種信息，會計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源，具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時，不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計(jì)電算化檔案管理，是擺在我們面前的一個新課題，需要不斷深入地研究和總結(jié)。

　　一、高校會計(jì)電算化檔案管理存在的問題

　　(一)會計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

　　目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，但由于對會計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn)，因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質(zhì)會計(jì)檔案，而沒有移交存儲會計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會計(jì)軟件的升級，而原有的會計(jì)軟件及資料卻未能及時進(jìn)行整理歸檔，隨著時間的推移，不同版本下的會計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用，會計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用，但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會計(jì)電算化檔案的利用，更無法適應(yīng)會計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

　　(二)會計(jì)電算化檔案自身存在的問題

　　1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會計(jì)主管等，但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會計(jì)憑證，內(nèi)容不完整，責(zé)任不明確。

　　2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出，過于依賴計(jì)算機(jī)存儲，沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復(fù)原有的會計(jì)資料，從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

　　3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制，沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī)，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標(biāo)準(zhǔn)，建立專門的會計(jì)電算化檔案保護(hù)措施；沒有選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，沒有實(shí)行備用盤與存儲盤分離存放，導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

　　(三)會計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

　　會計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計(jì)專業(yè)知識，又要懂檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)知識。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn)，對檔案的管理不夠重視， 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案，遇有上級主管部門檢查時忙于應(yīng)付， 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門，讓財務(wù)部門的同志自己查閱會計(jì)檔案，有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱，既不符合會計(jì)檔案管理的要求，也無法滿足高校對會計(jì)檔案的信息需求。

　　(四)會計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

　　目前，國家關(guān)于會計(jì)電算化檔案管理的討論，大多是圍繞《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)檔案管理辦法》、《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個文件，僅對會計(jì)電算化檔案的基本要求而談，未提及會計(jì)電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計(jì)電算化的普及，會計(jì)檔案的內(nèi)容增多了，對環(huán)境的要求提高了，而很多高校沒有認(rèn)識到這些變化，認(rèn)為會計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化，沒有及時修訂學(xué)校的會計(jì)檔案管理制度，沒有及時制定相應(yīng)的會計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé)，也沒有及時采取相應(yīng)的保障措施來改善會計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等，會計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會計(jì)電算化檔案管理中存在的問題越來越突出，原有的管理方式陳舊，不能適應(yīng)會計(jì)電算化檔案管理的要求。

　　二、加強(qiáng)高校會計(jì)電算化檔案管理的對策

　　(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會計(jì)檔案的管理意識

　　各類檔案設(shè)備的購建，專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案管理制度的出臺，都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此，會計(jì)人員一方面要大力宣傳國家的財經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章，增強(qiáng)大家的會計(jì)電算化檔案管理意識；另一方面，積極主動地爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會計(jì)檔案管理意識，將會計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排，加大經(jīng)費(fèi)投入，完善硬件環(huán)境，不斷升級軟件，確保會計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

　　(二)提高會計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

　　會計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對會計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求，會計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會計(jì)檔案的關(guān)鍵，針對目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中，缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，不能適應(yīng)新形勢下會計(jì)檔案管理工作需要的情況，高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會計(jì)檔案管理人才培養(yǎng)，進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù)，不斷提高會計(jì)檔案管理水平。

　　(三)建立和健全會計(jì)電算化檔案管理的制度體系

　　國家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會計(jì)電算化檔案管理辦法，以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制，在方法上指導(dǎo)各單位的會計(jì)電算化檔案管理工作，是做好會計(jì)電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對會計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為，目前高?？筛鶕?jù)財政部的《會計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會計(jì)電算化管理辦法》、《會計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章，建立和健全一系列具體的、可操作性的會計(jì)電算化檔案的管理制度體系，保證會計(jì)電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度：

　　1.建立會計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，并設(shè)立備份登記簿，登記備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制，以防止會計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表，應(yīng)視同會計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計(jì)數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計(jì)檔案。

　　2.建立會計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會計(jì)電算化檔案，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會計(jì)數(shù)據(jù)。會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案備份，并在存儲介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號，同時標(biāo)注與哪個版本的會計(jì)軟件相對應(yīng)。會計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應(yīng)定期打印輸出，并由記賬人員、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計(jì)檔案管理員妥為保管，要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

　　3.建立會計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內(nèi)，即對所有的會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份，每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護(hù)，貼上封簽，存放在兩個不同的地點(diǎn)，并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會計(jì)檔案進(jìn)行編號，標(biāo)明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質(zhì)檔案，按《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理，但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下，可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號及保存地址，以相互對照利用。

　　4.建立嚴(yán)格的會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱，必須有檔案管理人員在場監(jiān)督，根據(jù)調(diào)閱權(quán)限，在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等，不得將保存的會計(jì)檔案借出。本院教職工來調(diào)閱或復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會計(jì)主管人員同意，由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來調(diào)閱或復(fù)制會計(jì)檔案，必須持有單位正式介紹信，經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會計(jì)主管人員批準(zhǔn)后，由本單位財會人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計(jì)檔案的安全性和完整性前提下，使會計(jì)電算化檔案得以充分利用。

　　5.建立電算化軟件內(nèi)的會計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。針對會計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn)，在進(jìn)行管理時應(yīng)注意：對硬盤上的會計(jì)檔案，應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù)；要有用戶設(shè)別控制管理；要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理，監(jiān)督操作系統(tǒng)；要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制，防止越權(quán)使用。對于普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

　　6.建立會計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計(jì)電算化檔案，由檔案保管人員會同會計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見，編制銷毀清冊，列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號、數(shù)量、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時，由單位檔案機(jī)構(gòu)、會計(jì)機(jī)構(gòu)和上級主管部門派員監(jiān)銷，并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊進(jìn)行準(zhǔn)確核對。銷毀后，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會計(jì)檔案，均不得銷毀。

　　7.建立會計(jì)電算化檔案的立卷制度?！?/strong>會計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定，各單位每年形成的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計(jì)檔案保管清冊。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性，沒有國家政策的調(diào)整，一般不予變更。

　　8.建立會計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括：根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)；各工作崗位的人員和具體分工；各工作崗位的輪崗辦法；對各會計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個人。

　　9.建立會計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制；提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計(jì)檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，以它們作為輸出紙質(zhì)會計(jì)檔案的工具；強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能，注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù)，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

　　10.建立會計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可暫由會計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時，要按移交清冊逐項(xiàng)移交，接替人員要逐項(xiàng)核對點(diǎn)收，交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應(yīng)當(dāng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。

　　隨著高校會計(jì)電算化的不斷深入，高校應(yīng)充分重視會計(jì)電算化檔案的管理，不斷解決存在的問題?？梢岳脮?jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息，設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng)，以充分實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會計(jì)檔案管理是保證會計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是會計(jì)信息得以充分利用，更好地為決策服務(wù)的保證。

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