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論企業(yè)貨幣資金的內(nèi)部會計控制

來源: 張磊 編輯: 2007/04/19 12:01:42  字體:

 ?。壅?nbsp; 要]貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動性較強(qiáng)的一種資產(chǎn),是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分,是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動不可或缺的條件。任何企業(yè)要進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動必須擁有貨幣資金。因此,加強(qiáng)企業(yè)的貨幣資金內(nèi)部會計控制,是完善內(nèi)部管理,減少成本費(fèi)用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

 ?。坳P(guān)鍵詞]經(jīng)營管理;會計管理;內(nèi)部控制

  根據(jù)貨幣資金的存放地點(diǎn)不同及其用途的不同,貨幣資金分為現(xiàn)金、銀行存款及其他貨幣資金。貨幣資金的會計核算并不復(fù)雜。但是,由于貨幣資金具有高度的流動性,加之貨幣資金也是最容易被貪污、偷竊或挪用的資產(chǎn),因此,加強(qiáng)貨幣資金的內(nèi)部會計控制,對于保障企業(yè)資產(chǎn)的安全完整,提高貨幣資金周轉(zhuǎn)速度和使用效益,具有重要意義。

  一、貨幣資金與貨幣資金的基本業(yè)務(wù)構(gòu)成

  從企業(yè)的整個生產(chǎn)經(jīng)營來看。在企業(yè)從開業(yè)到清算的整個存續(xù)過程中,貨幣資金與各個業(yè)務(wù)循環(huán)存在著廣泛而緊密的聯(lián)系。貨幣資金與其他業(yè)務(wù)循環(huán)的關(guān)系主要有四個方面:銷售與收款循環(huán)、籌資與投資循環(huán)、購貨與付款循環(huán)和生產(chǎn)循環(huán)。一般而言,企業(yè)所涉及的貨幣資金業(yè)務(wù)主要是貨幣資金收入、支出、貨幣資金在其不同項目之間的流動以及零星備用金業(yè)務(wù)。

  1.貨幣資金收入業(yè)務(wù)。企業(yè)貨幣資金收入業(yè)務(wù)是指企業(yè)通過銷售商品或提供勞務(wù)等方式取得貨幣資金的業(yè)務(wù)。該項業(yè)務(wù)主要有兩種情形:一種是企業(yè)當(dāng)期銷售業(yè)務(wù)收回的貨幣資金和收回前期應(yīng)收款項。此項業(yè)務(wù)是企業(yè)的主要貨幣資金收入業(yè)務(wù)。另外一種企業(yè)不經(jīng)常發(fā)生的貨幣資金收入業(yè)務(wù),主要包括:通過發(fā)行、出售或轉(zhuǎn)讓有價證券、固定資產(chǎn)、原材料、無形資產(chǎn)等而收取的現(xiàn)金和銀行存款,以及因持有各種有價證券或銀行存款而定期取得的股息和利息收入。

  2.貨幣資金支出業(yè)務(wù)。企業(yè)貨幣資金支出的業(yè)務(wù)涉及的范圍很廣,主要包括:各項資產(chǎn)的購入、絕大多數(shù)費(fèi)用的開支、向投資者支付的股息以及向國家繳納各種稅款。貨幣資金支出除金額較小或符合規(guī)定范圍的開支可以采用現(xiàn)金進(jìn)行結(jié)算外,企業(yè)的絕大多數(shù)款項是通過銀行結(jié)算進(jìn)行的。

  3.貨幣資金的流動及零星備用金業(yè)務(wù)。貨幣資金在其不同項目之間的流動是指從銀行提取現(xiàn)金,現(xiàn)金交存銀行,其他貨幣資金賬戶的開立、取消等業(yè)務(wù)導(dǎo)致貨幣資金在其不同項目之間的流動。如,設(shè)立采購專戶等。零星采購或差旅費(fèi)等項用途的一定金額的現(xiàn)金款項。企業(yè)的貨幣資金收付業(yè)務(wù)除少數(shù)采用現(xiàn)金結(jié)算外,絕大多數(shù)業(yè)務(wù)是通過銀行結(jié)算的。

  二、貨幣資金的內(nèi)部會計控制要點(diǎn)

  一般而言,一個良好的現(xiàn)金內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)包括以下內(nèi)部會計控制要點(diǎn):現(xiàn)金收支與記賬的崗位分離;現(xiàn)金收入、支出要有合理、合法的憑據(jù);全部收支及時準(zhǔn)確入賬,并且支出要有核準(zhǔn)手續(xù);控制現(xiàn)金坐支,當(dāng)日收入現(xiàn)金應(yīng)及時送存銀行;按月盤點(diǎn)現(xiàn)金,編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,以做到賬實(shí)相符;其中現(xiàn)金收支與記賬的崗位分離是現(xiàn)金業(yè)務(wù)內(nèi)部會計控制制度的基本要求,具體而言:金實(shí)物的收付及保管只能由經(jīng)被授權(quán)批準(zhǔn)的出納員來負(fù)責(zé)處理,其他職員不得接觸支付前的任何現(xiàn)金;規(guī)模較大的企業(yè),出納員應(yīng)將每天收到和支出的現(xiàn)金數(shù)登記現(xiàn)金出納備查簿。現(xiàn)金日記賬及現(xiàn)金總分類賬戶應(yīng)由其他職員來編制或登記。規(guī)模較小的企業(yè),可用現(xiàn)金日記賬代替現(xiàn)金出納備查簿,由出納員登記,但現(xiàn)金總分類賬的編制和登記工作必須由其他職員擔(dān)任;負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金收入賬的工作,負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬的工作;保管支票簿的職員不能同時負(fù)責(zé)現(xiàn)金支出賬和調(diào)整銀行存款賬;負(fù)責(zé)調(diào)整銀行存款賬的職員應(yīng)同負(fù)責(zé)銀行存款賬、現(xiàn)金支出賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的職員分離;現(xiàn)金支出的審批人員應(yīng)同出納人員、支票保管人員分離。另外,對零用現(xiàn)金的控制,應(yīng)采用定額備用金制度并重點(diǎn)加強(qiáng)對報銷憑證的審查,從而達(dá)到控制零用現(xiàn)金的目的。

  三、貨幣資金內(nèi)部會計控制管理設(shè)計

  1.建立現(xiàn)金和銀行存款的控制制度。界定現(xiàn)金使用范圍。要嚴(yán)格按照國家現(xiàn)金管理制度和結(jié)算制度的規(guī)定使用現(xiàn)金;不屬于規(guī)定現(xiàn)金結(jié)算范圍的款項支付一律通過銀行進(jìn)行轉(zhuǎn)賬結(jié)算。限額庫存現(xiàn)金。單位應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)金庫存限額的管理,超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時存入銀行。庫存現(xiàn)金的限額是指為保證各單位日常零星支出按規(guī)定允許留存的現(xiàn)金的最高數(shù)額。庫存現(xiàn)金的限額,由開戶銀行根據(jù)開戶單位的實(shí)際需要和距離銀行遠(yuǎn)近等情況核定。不得隨意超過。需要增加或減少庫存現(xiàn)金限額,應(yīng)當(dāng)向開戶銀行提出申請,由開戶銀行重新核定。單位現(xiàn)金收入應(yīng)及時存入銀行,不得用于直接支付單位自身的支出。管好銀行賬戶。單位應(yīng)當(dāng)按照《支付結(jié)算辦法》等國家有關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)銀行賬戶的管理,嚴(yán)格按規(guī)定在銀行開立賬戶,辦理存款、取款和轉(zhuǎn)賬結(jié)算。銀行存款賬戶分為基本存款賬戶、一般存款賬戶、臨時存款賬戶和專用存款賬戶。企業(yè)的工資、獎金等現(xiàn)金的支取,只能通過基本存款賬戶辦理;一般存款賬戶是企業(yè)在基本存款賬戶以外的銀行借款轉(zhuǎn)存、與基本存款賬戶的企業(yè)不在同一地點(diǎn)的附屬非獨(dú)立核算單位的賬戶,企業(yè)可以通過本賬戶辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算和現(xiàn)金繳存,但不能辦理現(xiàn)金支??;臨時存款賬戶是企業(yè)因臨時經(jīng)營活動需要開立的賬戶,企業(yè)可以通過本賬戶辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算和根據(jù)國家現(xiàn)金管理的規(guī)定辦理現(xiàn)金收付;專用存款賬戶是企業(yè)因特定用途需要開立的賬戶。一個單位只能選擇一家銀行的一個營業(yè)機(jī)構(gòu)開立一個基本存款賬戶,不得在多家銀行機(jī)構(gòu)開立基本存款賬戶,也不得在同一個銀行的幾個分支機(jī)構(gòu)開立一般存款賬戶。不準(zhǔn)違反規(guī)定開立和使用銀行賬戶。正確運(yùn)用票據(jù)。應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守銀行結(jié)算紀(jì)律,不準(zhǔn)簽發(fā)沒有資金保證的票據(jù)或遠(yuǎn)期支票,套取銀行信用;不準(zhǔn)簽發(fā)、取得和轉(zhuǎn)讓沒有真實(shí)交易和債權(quán)債務(wù)的票據(jù),套取銀行和他人的資金;不準(zhǔn)無理拒絕付款,任意占用他人資金;單位和個人不得違反銀行結(jié)算制度,不得簽發(fā)空頭支票或者故意簽發(fā)與其預(yù)留的本名簽名式樣或者印簽不符的支票,按時兌付到期的商業(yè)承兌匯票,銀行承兌匯票。票據(jù)付款人不得對見票即付或者到期的票據(jù),采取故意壓票、拖延支付。

  2.貨幣資金收入流程及控制。如果企業(yè)配有收銀機(jī),企業(yè)的售貨員或營業(yè)員應(yīng)于每天營業(yè)結(jié)束后,在由專門人員監(jiān)督下將當(dāng)天銷貨營業(yè)額中應(yīng)有的現(xiàn)金收入數(shù)同收銀機(jī)自動記錄的累計數(shù)相核對,并填制收款單,連同現(xiàn)金收銀機(jī)上自動打印的紙帶交記賬員登記現(xiàn)金日記賬。如果發(fā)現(xiàn)現(xiàn)金收入數(shù)同收銀機(jī)記錄的累計數(shù)不一致,應(yīng)對差異進(jìn)行調(diào)查。該流程的控制要點(diǎn)是防止?fàn)I業(yè)員隨意刪除收銀機(jī)里的收款記錄。如果企業(yè)分別營業(yè)柜和收款柜銷售商品,一般而言,應(yīng)由營業(yè)人員開具一式三聯(lián)的銷售發(fā)票和收據(jù),收款人員收款時,應(yīng)仔細(xì)核對營業(yè)人員開給顧客的銷售發(fā)票或收據(jù)的金額與交來的現(xiàn)金數(shù)額是否一致,收款并加蓋戳記,該流程的控制內(nèi)容主要有:開票人和收款人相分離;根據(jù)不同聯(lián)次的發(fā)票分別編制銷售日報和收款日報,并進(jìn)行相互核對,從而保證銷售和收款金額的正確。出納部門零星項目的現(xiàn)金收入業(yè)務(wù)處理流程反映企業(yè)因收取租金、押金、罰金、賠款等在出納部門直接收取現(xiàn)金的業(yè)務(wù)流程的控制內(nèi)容主要有:開票和收款部門分離,出納員只有憑審核過的收款通知才可辦理收款,出具收款收據(jù);現(xiàn)金總賬和明細(xì)賬分別由出納員和會計登記和保管,定期進(jìn)行賬賬核對;定期進(jìn)行收款通知單、現(xiàn)金日記賬和總賬的核對,以便發(fā)現(xiàn)是否多收、少收以及登賬錯誤等。郵售業(yè)務(wù)現(xiàn)金收入處理流程反映企業(yè)因郵售業(yè)務(wù)發(fā)生現(xiàn)金收入的業(yè)務(wù)處理過程。一般來說,客戶要郵購,先要匯寄貨款。企業(yè)收到客戶匯單后,由收發(fā)室編制匯款清單一式兩份,將其一份隨同匯單送交出納部門;出納部門提取現(xiàn)金貨款,登記現(xiàn)金日記賬;會計部門提取根據(jù)匯款清單通知發(fā)貨并登記有關(guān)賬簿。該流程的控制內(nèi)容主要有:加強(qiáng)對匯款單的安全控制,凡收到的匯款單均要編制匯款清單。有條件的地方,匯款單簽收和匯款清單編制應(yīng)由兩人負(fù)責(zé);收取匯款單、提取現(xiàn)金和登記賬冊分別由不同人員負(fù)責(zé),不能一人包辦;定期進(jìn)行對賬,以及現(xiàn)金日記賬與匯款清單核對。

  3.貨幣資金支出流程及控制。單位辦理貨幣資金支付業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行,主要步驟如下:第一步,支付申請。單位有關(guān)部門或個人用款時,應(yīng)當(dāng)提前向?qū)徟颂峤回泿刨Y金支付申請,并填制相應(yīng)的統(tǒng)一印制的申請表格或自制表格,表格中應(yīng)注明用款人、款項的用途、本次支取金額、費(fèi)用預(yù)算總額、支付方式(現(xiàn)金或銀行結(jié)算)等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟(jì)合同或相關(guān)證明。第二步,支付審批。審批人根據(jù)其職責(zé)、權(quán)限和相應(yīng)程序?qū)χЦ渡暾堖M(jìn)行審批。對不符合規(guī)定的貨幣資金支付,審批人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)或令其按規(guī)定改正后重新審批。對于仍作業(yè)務(wù)執(zhí)行用途的經(jīng)濟(jì)合同原件或相關(guān)證明文件,可在審批后以復(fù)制件代替原件作為審批的依據(jù)。第三步,支付復(fù)核。復(fù)核人應(yīng)當(dāng)對批準(zhǔn)后的貨幣資金支付申請進(jìn)行復(fù)核,復(fù)核貨幣資金支付申請的批準(zhǔn)程序是否正確、手續(xù)及相關(guān)單證是否齊備、金額計算是否準(zhǔn)確、支付方式是否妥當(dāng)?shù)?。?fù)核無誤后,交由出納人員辦理支付手續(xù)。對經(jīng)復(fù)核有誤的支付申請,復(fù)核人有權(quán)要求審批人重新進(jìn)行審批。出納人員不得辦理未經(jīng)復(fù)核的支付申請或復(fù)核人不同意的支付申請。第四步,支付辦理。出納人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批、復(fù)核無誤的支付申請,按《現(xiàn)金管理暫行條例》和《銀行結(jié)算辦法》的相關(guān)規(guī)定辦理貨幣資金支付手續(xù),對于違反上述規(guī)定的要求,出納人員有權(quán)拒絕辦理。出納人員可根據(jù)本單位的職責(zé)分工及時登記現(xiàn)金和銀行存款出納簿或日記賬冊。

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