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關(guān)于應(yīng)收賬款管理的幾點認(rèn)識

來源: 李釗 編輯: 2008/06/26 10:18:18  字體:

  應(yīng)收賬款是企業(yè)因賒銷業(yè)務(wù)而形成的一種債權(quán),有效的應(yīng)收賬款管理一直是企業(yè)管理人員長期關(guān)注的問題。本文從實際工作出發(fā),談幾點認(rèn)識。

  一、應(yīng)收賬款管理中存在的主要問題

  通過對一些企業(yè)應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀的觀察和調(diào)查,筆者發(fā)現(xiàn)主要存在以下幾個問題:

  1.重銷售輕回款。這是很多企業(yè)存在的一種現(xiàn)象。許多經(jīng)營一線人員,甚至是企業(yè)高層管理人員往往片面地認(rèn)為:在激烈的市場競爭中,把產(chǎn)品賣出去是一切工作的龍頭,銷售才是硬道理,而回款則是以后的事情,是財務(wù)部門的事情。由于這種銷售至上、沖指標(biāo)觀念的影響,企業(yè)的應(yīng)收賬款居高不下,問題越積越重。

  2.缺乏風(fēng)險意識。很多企業(yè)對市場缺少應(yīng)有的風(fēng)險意識,對客戶的經(jīng)營狀況、客戶管理層的品格為人等信息缺少基本的調(diào)查了解,盲目賒銷放賬,最終形成逾期應(yīng)收賬款,甚至產(chǎn)生壞賬。還有一些企業(yè),對交易過程中形成的書面憑據(jù)缺少法律角度的考慮和設(shè)計,導(dǎo)致在應(yīng)收賬款不能回收而訴諸法律時,因證據(jù)不足而不能得到法律的保護(hù)。

  3.責(zé)任不清。一些企業(yè)在應(yīng)收賬款管理方面,內(nèi)部責(zé)任劃分不清,銷售部門推給財務(wù)部門,財務(wù)部門又推給銷售部門,相互扯皮,推卸責(zé)任,導(dǎo)致應(yīng)收賬款缺少及時有效的跟進(jìn)管理。

  4.應(yīng)收賬款的日常管理工作落實不到位。有些企業(yè)雖然制定了比較完整的應(yīng)收賬款制度,但沒有真正落實下來,制度要求和實際完成之間存在很大的差距。主要表現(xiàn)有:沒有對客戶進(jìn)行認(rèn)真的考察、放賬控制不嚴(yán)格、對賬不及時、對賬手續(xù)不完善、考核措施執(zhí)行不到位等。

  5.缺乏有效的跟進(jìn)手段。許多應(yīng)收賬款在進(jìn)入呆滯階段后,作為債權(quán)人,由于缺少一套迅速、果斷、力度遞進(jìn)的催收措施,使得呆滯賬款長期得不到收回。

  6.缺乏有效的激勵機(jī)制。應(yīng)收賬款的有效、及時回收,很大程度上取決于相關(guān)人員的工作熱情。企業(yè)如果沒有一套直觀、有效的應(yīng)收賬款回款激勵機(jī)制,則必然會影響責(zé)任人的催款積極性,從而給及時回款帶來困難。

  7.財務(wù)管理和物流管理相互脫節(jié)。有些企業(yè),出于規(guī)避稅收的錯誤指導(dǎo)思想,往往對出庫銷售(所謂出庫銷售,指產(chǎn)品已經(jīng)交付到客戶手中而形成債權(quán),但尚為開具銷售發(fā)票)不作會計處理,從而人為推遲了納稅義務(wù)的發(fā)生時間??墒?,由于缺少針對性的操作流程,導(dǎo)致這部分債權(quán)在財務(wù)賬面不能及時反映,掩蓋了應(yīng)收賬款的真實情況,給應(yīng)收賬款的監(jiān)督、考核制造了人為的管理盲點。

  二、如何加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理

  那么,在實際工作中如何才能有效避免上述問題的產(chǎn)生呢?筆者認(rèn)為,應(yīng)從以下環(huán)節(jié)入手,采用科學(xué)而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硎侄危贫ú⑶袑嵚鋵嵰惶淄暾到y(tǒng)的應(yīng)收賬款管理制度,才能保證企業(yè)的應(yīng)收賬款管理工作在一個良性軌道上運行。

  1.客戶背景調(diào)查和資信評估。及時而準(zhǔn)確地了解客戶的背景資料是應(yīng)收賬款管理眾多環(huán)節(jié)中不可缺少的首要前提。因為只有掌握了客戶的這些基本信息,我們才有可能對客戶做出盡可能客觀而準(zhǔn)確的判斷,并進(jìn)而按照一個統(tǒng)一的衡量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評判,以決定是否可以將該客戶作為信用客戶。

  客戶背景調(diào)查一般包括以下方面:客戶是否具備生產(chǎn)經(jīng)營固定場所、法定工商注冊、良好的資信聲譽(yù);產(chǎn)品是否具有較好的市場前景;客戶的生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模和預(yù)計采購規(guī)模怎樣;客戶歷史上有無債務(wù)糾紛以及形成原因;客戶企業(yè)負(fù)責(zé)人、采購和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人的基本情況;客戶分支機(jī)構(gòu)、關(guān)聯(lián)企業(yè)的基本情況等。

  2.客戶信用標(biāo)準(zhǔn)的確定。信用標(biāo)準(zhǔn)指給予客戶最低的信用條件,包括對客戶的最高賒銷額度、最長賒銷期限、賒欠手續(xù)等方面的規(guī)定。在客戶面前,企業(yè)一方面要增強(qiáng)市場競爭力,提高市場占有率;另一方面,企業(yè)還須力求降低客戶違約風(fēng)險,減少收賬費用。為了尋求一種雙贏策略,企業(yè)必須考慮以下重要因素:首先是客戶的資信程度。企業(yè)要在對客戶的資信程度進(jìn)行調(diào)查分析的基礎(chǔ)上判定客戶的信用等級,然后以此決定是否給予信用優(yōu)惠。其次,企業(yè)要分析客戶的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營周期、負(fù)債結(jié)構(gòu)、產(chǎn)權(quán)比率,以此作為賒銷額度、賒銷期限的判定依據(jù)。再次,企業(yè)還要考慮同行業(yè)競爭對手的情況。面對市場競爭,企業(yè)要知己知彼,根據(jù)對手實力狀況,相應(yīng)采取寬或嚴(yán)的信用策略,以在競爭中把握主動,爭取優(yōu)勢地位。最后是企業(yè)自身承擔(dān)客戶違約風(fēng)險的能力。企業(yè)風(fēng)險承擔(dān)能力的強(qiáng)弱也直接影響信用標(biāo)準(zhǔn)的決策,如果企業(yè)承擔(dān)風(fēng)險的能力強(qiáng),就能夠采用較低的信用標(biāo)準(zhǔn)爭取客戶,擴(kuò)大業(yè)務(wù);反之,如果企業(yè)承擔(dān)風(fēng)險的能力薄弱,就只能執(zhí)行嚴(yán)格的信用標(biāo)準(zhǔn),從而最大限度地降低客戶違約風(fēng)險。

  3.完善合同及其他書面約定。為了明確雙方的權(quán)利和義務(wù),規(guī)范雙方的行為,賒銷企業(yè)和客戶之間應(yīng)該訂立相關(guān)的書面條約,從而對諸如接收訂貨、交貨簽收、款項結(jié)算、財務(wù)對賬等一系列環(huán)節(jié)做出具體的操作規(guī)定。對于賒銷方來說,這項工作不僅僅是為了提高工作效率,更是保證應(yīng)收賬款在安全狀態(tài)下運行的法律保彰。

  4.對賒銷行為的過程控制。企業(yè)必須健全對賒銷行為的監(jiān)控機(jī)制。在賒銷行為發(fā)生以前,必須確定該業(yè)務(wù)已完全具備下述基本前提:(1)與客戶之間的相關(guān)書面協(xié)議已經(jīng)簽定完備;(2)歷史上,客戶無不良信用記錄,或雖發(fā)生過不良信用行為但情節(jié)輕微,并且已經(jīng)通過協(xié)調(diào)溝通,問題得到解決;(3)賒銷過程涉及的相關(guān)書面憑據(jù)符合要求;(4)本次賒銷后,累計欠款額不超過信用限額。如果不能同時滿足上述條件,就不能賒銷發(fā)貨。

  5.應(yīng)收賬款的日常管理。應(yīng)收賬款一旦形成,企業(yè)就必須圍繞“保證按期足額回款”這一宗旨而展開工作,這些工作是否真正落實到位,直接影響應(yīng)收賬款的管理成果。這一時期的工作重點概括為以下幾個方面:

 ?。?)對客戶經(jīng)營情況的跟進(jìn)了解。賒銷業(yè)務(wù)發(fā)生以后,企業(yè)不可以坐等賬期結(jié)束時收款,而有必要對應(yīng)收賬款的運行過程進(jìn)行跟蹤。必須密切了解客戶的經(jīng)營管理狀況,對客戶的信用品質(zhì)、償付能力進(jìn)行持續(xù)的深入調(diào)查,分析客戶的現(xiàn)金持有量與調(diào)劑能力能否滿足償還債務(wù)的要求。尤其要將那些掛賬金額較大、信用品質(zhì)較差的欠款客戶作為重點考察對象,一旦發(fā)現(xiàn)客戶出現(xiàn)財務(wù)周轉(zhuǎn)方面的問題,則及時采取應(yīng)對措施,以防患于未然。

 ?。?)對賬手續(xù)。一方面,企業(yè)應(yīng)完善財務(wù)的內(nèi)部核查制度,避免因為會計核算的錯漏而造成不可挽回的損失;另一方面,及時而完善的對賬工作必不可少,這不僅可以消除購銷雙方由于人為因素造成的數(shù)據(jù)誤差,更為重要的是,它可以為今后可能發(fā)生的應(yīng)收賬款糾紛提供可靠的法律依據(jù)。所以,賒銷企業(yè)應(yīng)將與客戶的財務(wù)對賬工作切實落實到位,并同時完善相關(guān)的書面對賬憑據(jù)。

  (3)應(yīng)收賬款信息的內(nèi)部通報。由于管理職能的細(xì)化,在企業(yè)管理序列中,沒有哪一個部門的職能可以覆蓋全局,而應(yīng)收賬款管理恰恰是關(guān)系企業(yè)全局的大問題,所以,企業(yè)要建立一個信息統(tǒng)計反饋體系,要利用先進(jìn)的技術(shù)手段在最短的時間內(nèi)將銷售變動情況、應(yīng)收賬款變動情況等重要信息進(jìn)行匯總、分析、通報,以及時把握應(yīng)收賬款動態(tài),糾正錯誤苗頭,避免管理漏洞。

  (4)應(yīng)收賬款考核。一般來說,應(yīng)收賬款的數(shù)額越大,其難以回收、成為呆滯應(yīng)收款的可能性也就越高;另一方面,客戶逾期和拖欠的時間越長,發(fā)生呆壞賬的可能性也隨之加大。為了有效避免這種應(yīng)收賬款風(fēng)險,建立一套嚴(yán)格而切實可行的應(yīng)收賬款考核系統(tǒng)也就變得十分的必要。

  筆者認(rèn)為,系統(tǒng)的應(yīng)收賬款考核體系應(yīng)體現(xiàn)在以下幾個方面:考核對象應(yīng)涵蓋銷售部門、銷售部門負(fù)責(zé)人、銷售業(yè)務(wù)員、財務(wù)人員、法律顧問等多個層面??己酥笜?biāo)應(yīng)涉及銷售單位應(yīng)收賬款的整體規(guī)模、每個客戶的應(yīng)收賬款規(guī)模、超期超額應(yīng)收賬款規(guī)模、應(yīng)收賬款賬齡結(jié)構(gòu)、賒銷手續(xù)完善程度等方面??己朔椒☉?yīng)該獎懲相結(jié)合、定期和不定期相結(jié)合、經(jīng)濟(jì)措施和行政措施相結(jié)合。

  在對應(yīng)收賬款進(jìn)行賬齡結(jié)構(gòu)分析考核時,企業(yè)管理人員要把過期賬款納入考核重點,在加大催款力度的同時,要研究調(diào)整新的信用政策,努力提高應(yīng)收賬款的收現(xiàn)效率。對尚未到期的應(yīng)收賬款,也不能放松監(jiān)督,以防發(fā)生新的拖欠。

  另外一點,由于人員更迭而導(dǎo)致應(yīng)收賬款無人跟進(jìn)、責(zé)任扯皮,而最終引發(fā)逾期、拖欠,甚至淪為壞賬的案例時有發(fā)生。因此,應(yīng)該對應(yīng)收賬款實行終身負(fù)責(zé)制,要對離任人員應(yīng)收賬款的交接手續(xù)做出規(guī)定,要完善離任人員應(yīng)收賬款的審計和考核工作,在責(zé)任人已經(jīng)調(diào)離崗位后,即使以后應(yīng)收賬款出現(xiàn)問題,也要有辦法追究責(zé)任人的有關(guān)責(zé)任,從而最大限度地保證應(yīng)收賬款安全。

  6.建立法律保護(hù)體系。建立健全法律保護(hù)體系,盡可能將法律漏洞彌補(bǔ)在尋求法律保護(hù)之前。完整的法律保護(hù)體系體現(xiàn)在以下方面:

 ?。?)內(nèi)容完整、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)?shù)馁忎N合同。首先,不要輕信口頭承諾,相關(guān)約定一定要寫進(jìn)合同,合同條款需對交易中涉及的各個方面做出具體明確的規(guī)定;其次,應(yīng)從法律角度審視合同的每一個條款,最好在雙方簽字生效前由專職律師或機(jī)構(gòu)對合同條款進(jìn)行審查。

  (2)符合合同約定、具有法律效用的交易手續(xù)。僅僅有了嚴(yán)密的合同是不夠的,雙方交易的最直接證據(jù)還包括訂單、貨物交付手續(xù)、貨款結(jié)算手續(xù)等相關(guān)原始單據(jù)。賒銷方在取得這些單據(jù)時需要特別注意:體現(xiàn)交易數(shù)量、交易價格的單據(jù)是否已由對方簽收,簽收方式是否與合同相吻合。

 ?。?)及時、準(zhǔn)確的對賬手續(xù)和催款憑據(jù)。對賬手續(xù)和催款憑據(jù)是貨物簽收手續(xù)的一種補(bǔ)充形式,如果貨物簽收手續(xù)不完備,那么,及時而完善的對賬催款手續(xù)也能成為法律認(rèn)可的證據(jù)。

 ?。?)完善的檔案保管制度。以上各種法律保護(hù)措施,都需要完整的交易檔案作為支撐,因此,完善的檔案管理制度也是應(yīng)收賬款安全的重要保證。

  7.追款措施??蛻暨`反信用約定,拖欠甚至拒付賬款時,企業(yè)應(yīng)該如何應(yīng)對呢?

  首先,企業(yè)應(yīng)該分析客戶拖欠和拒付的原因。自古以來,欠債還錢天經(jīng)地義,從理論上講,履約付款是客戶不容推卸的責(zé)任和義務(wù),也是債權(quán)企業(yè)的合法權(quán)益所在。不過,盡管如此,企業(yè)卻不適宜對所有拖欠客戶一味采取對簿公堂、付諸法律的方法解決問題,因為企業(yè)解決賬款糾紛的目的,往往不是爭論誰是誰非,而是怎樣卓有成效地收回賬款。在實際經(jīng)濟(jì)活動中,由于市場風(fēng)云變幻,即使信用表現(xiàn)一貫良好的客戶也難免會因某些客觀原因而無法如期付款。此時,如果企業(yè)一味通過法院起訴來追債,則可能達(dá)不到最理想的效果。所以,企業(yè)首先要分析客戶拖欠和拒付的原因,檢查現(xiàn)行信用標(biāo)準(zhǔn)及信用審批制度是否存在紕漏,并對違約客戶的資信等級重新進(jìn)行調(diào)查、摸底和調(diào)整。然后,債權(quán)企業(yè)要設(shè)法尋求雙方都能接受的折衷方案,通過實施債務(wù)重組等方式使問題得到解決。

  當(dāng)企業(yè)應(yīng)收賬款遭到客戶無故拖欠或惡意拒付時,企業(yè)應(yīng)當(dāng)首先將其從信用名單中除名,停止對該客戶的一切業(yè)務(wù),甚至包括現(xiàn)款業(yè)務(wù)。并視客戶的具體財務(wù)狀況,通過發(fā)送律師函、法院調(diào)解、訴訟等多步措施,適時加大催款力度,爭取盡早收回賬款。

  聯(lián)合欠款客戶的其他供應(yīng)商共同追款,往往也是債權(quán)企業(yè)可以選擇的一種行之有效的追款辦法。

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