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審計(jì)背景對(duì)某公司物流管理的內(nèi)控制度評(píng)審,著重對(duì)其原料、半成品、產(chǎn)成品等存貨管理進(jìn)行審計(jì)調(diào)查,并給予審計(jì)評(píng)價(jià)。在調(diào)查的初期,我們先到現(xiàn)場(chǎng)實(shí)地察看。在車間現(xiàn)場(chǎng)看到鋁線東一大卷、西——大卷,有的鋁線甚至放在車間安全道上。鋁線是很昂貴的金屬物資,如此存放,引起了我們的重視。
審計(jì)方法
在審計(jì)調(diào)查中,我們采用了“點(diǎn)面線”方法,取得了較理想的效果。所謂“點(diǎn)面線”方法,就是在審計(jì)調(diào)查中,聽到或看到某一管理現(xiàn)狀之后,通過橫向的全面了解、縱向的連線分析,最后確定其控制環(huán)節(jié)是否完整、控制點(diǎn)是否有效。
審計(jì)實(shí)施
1 .在各部門審計(jì)調(diào)查了解到的情況:
(1) 財(cái)務(wù)部門:財(cái)務(wù)部門的同志一再說明、態(tài)度堅(jiān)決地表示,鋁線這一業(yè)務(wù)是屬于委托加工,即是公司在外采購回鋁錠、對(duì)外委托加工成鋁線,爾后再出售。查看該公司的鋁錠、鋁線合同,是委托加工合同,但抽查財(cái)務(wù)部門的會(huì)計(jì)資料,發(fā)現(xiàn)該公司采購回的是鋁線 ( 非鋁錠 ) ,銷售出去的是鋁線,不存在委托加工。在財(cái)務(wù)部門同時(shí)還發(fā)現(xiàn):采購、銷售鋁線的有些單據(jù)中,業(yè)務(wù)員簽字是同—個(gè)人;有的結(jié)算單據(jù)上要素不全、有的手續(xù)不完備:例如采購入庫的《送貨單》無重量、有的單據(jù)無質(zhì)檢部門蓋章;有的銷售單據(jù)無訂貨方簽字;同一種銷售業(yè)務(wù),作為財(cái)務(wù)憑證的附件一一《發(fā)貨結(jié)算清單》有的是“財(cái)務(wù)科傳票附件”聯(lián),有的是“發(fā)貨單位記帳”聯(lián)。
(2) 物資管理部門:在現(xiàn)場(chǎng)看到鋁線存放地是制品生產(chǎn)車間,不是物資管理部門的倉庫。鋁線采購回來后,在制品車間內(nèi),業(yè)務(wù)員將鋁線實(shí)物交由物資管理部門人員清點(diǎn)卷數(shù)時(shí),同時(shí)傳遞《送貨單》 ( 單據(jù)上沒有重量記載 ) .當(dāng)鋁線銷售時(shí),業(yè)務(wù)員開具《發(fā)貨結(jié)算清單》 ( 有計(jì)量部門的計(jì)重 ) ,其中一聯(lián)交物管部門;物管部門憑《發(fā)貨結(jié)算清單》在鋁線的實(shí)物帳上同時(shí)登記出庫、入庫量。抽查物管部門的實(shí)物帳:只有數(shù)量,沒有單價(jià)、金額:數(shù)量的記載有時(shí)是噸位,有時(shí)是卷數(shù)。
(3) 鋁線業(yè)務(wù)的購銷部門:鋁線的業(yè)務(wù)由該公司的工會(huì)技協(xié)負(fù)責(zé)承包;采購、銷售的業(yè)務(wù)員以及采購取貨、銷售送貨是…—人承擔(dān):購回的鋁線交給物管部門之所以沒有重量記載,是因?yàn)椋喝糍徎嘏c入庫之間產(chǎn)生虧噸,工會(huì)技協(xié)不愿承擔(dān)虧損;銷售發(fā)貨時(shí),有時(shí)因合同量的大小、時(shí)間先后等差異,有“估堆” ( 注:估計(jì)重量 ) 的現(xiàn)象。
?。?) 核對(duì)財(cái)務(wù)帳與實(shí)物帳:年底財(cái)務(wù)帳結(jié)余 29 . 420 噸,實(shí)物帳結(jié)余 29 . 280 噸,兩者相差 0.140 噸。
2 .經(jīng)過調(diào)查了解之后,將鋁線的供銷控制循環(huán)聯(lián)系起來分析,并確認(rèn)各控制點(diǎn)的管理效果,得出結(jié)論:鋁線的物流管理沒有按制度運(yùn)作:
?。?) 該公司鋁線的經(jīng)營業(yè)務(wù)沒有執(zhí)行委托加工合同,而采取的是采購、銷售的方式。
?。?) 鋁線的采購、銷售等事項(xiàng)由一人負(fù)責(zé),但處在采購、銷售之間的存貨管理環(huán)節(jié)卻無計(jì)量、無專門地點(diǎn)存放、無專人保管,使內(nèi)部控制的循環(huán)中斷。
?。?) 實(shí)物資產(chǎn)管理部門的關(guān)健控制點(diǎn)失控,對(duì)鋁線沒有管理。
?。?) 財(cái)務(wù)部門沒有起到監(jiān)管的作用:鋁線經(jīng)營業(yè)務(wù)形式發(fā)生改變,沒有提出異議;結(jié)算的單據(jù)把關(guān)不嚴(yán)格;財(cái)務(wù)帳與實(shí)物帳不相吻合;對(duì)工會(huì)技協(xié)的承包管理監(jiān)督不力。
?。?) 工會(huì)技協(xié)鋁線業(yè)務(wù)的承包管理不嚴(yán)謹(jǐn);鋁線購銷業(yè)務(wù)只有一人操作,監(jiān)管不到位,出現(xiàn)管理弊端。
審計(jì)意見 該公司應(yīng)嚴(yán)格按照公司物流管理制度的規(guī)定,加強(qiáng)對(duì)鋁線業(yè)務(wù)的管理、存貨的管理、財(cái)務(wù)的管理,彌補(bǔ)管理中出現(xiàn)的漏洞,完善購銷業(yè)務(wù)的循環(huán)控制,使之成為——個(gè)完整的、健全的、規(guī)范的物流:
(1) 鋁線的實(shí)物資產(chǎn)要有專業(yè)部門、專門人員管理,其實(shí)物進(jìn)、出庫嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)量、驗(yàn)收、開票、簽字、入帳等制度,建立健全實(shí)物控制的關(guān)健環(huán)節(jié)及關(guān)健控制點(diǎn)。
?。?) 財(cái)務(wù)部門要加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,嚴(yán)格結(jié)算制度,統(tǒng)一結(jié)算依據(jù),切實(shí)做到帳表——致、帳帳一致、帳證一致、帳實(shí)一致。
(3) 工會(huì)技協(xié)采購回的實(shí)物及銷售出去的實(shí)物均要受到物資管理部門、財(cái)務(wù)部門的監(jiān)控:完善各種單據(jù)中的要素,完成管理所必需的各種程序和手續(xù)。
?。?) 定期對(duì)鋁線實(shí)物資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn),以保證資產(chǎn)的安全、完整。
此外,該公司還應(yīng)嚴(yán)格鋁錠 ( 鋁線 ) 合同的簽訂、執(zhí)行;規(guī)范工會(huì)技協(xié)的鋁線承包行為;承包經(jīng)營的過程、結(jié)果應(yīng)在財(cái)務(wù)部門得到完整地核算、監(jiān)控。
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