會計(jì)電算化不僅能使廣大財(cái)會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強(qiáng)度，更重要的是能提高會計(jì)信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計(jì)的分析決策能力，為提高會計(jì)管理水平和會計(jì)信息質(zhì)量提供有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。因此，會計(jì)電算化已成為會計(jì)工作發(fā)展的趨勢。但我國目前會計(jì)電算化的普及程度并不高，約80%的單位還處在手工記帳階段，大多數(shù)的企事業(yè)單位需要實(shí)施會計(jì)電算化。從已經(jīng)實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化單位的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)及將要實(shí)施電算化的單位來看，在開展會計(jì)電算化工作的過程中我認(rèn)為應(yīng)充分注意以下幾方面的問題；

　　一、人才的培養(yǎng)是實(shí)施會計(jì)電算化的關(guān)鍵

　　首先要做好單位的領(lǐng)導(dǎo)、總會計(jì)師、財(cái)會負(fù)責(zé)人的會計(jì)電算化知識培訓(xùn)工作，使他們充分體會到會計(jì)電算化帶來的優(yōu)越性，會計(jì)數(shù)據(jù)從手工方式下的分散收集、分散處理、重復(fù)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊绞较碌募惺占?、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)處理速度大大加快，信息反饋及時(shí)、通暢、正確，能為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策提供可靠的依據(jù)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。只有充分意識到這一點(diǎn)，各基層單位的會計(jì)電算化工作才能蓬勃地開展起來，才不至于在上海這樣一個經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)出現(xiàn)實(shí)施會計(jì)電算化的單位僅占20%這樣的落后局面。 其次，應(yīng)抓好基層會計(jì)人員的培訓(xùn)工作，單位要分期分批使會計(jì)人員接受會計(jì)電算化知識的培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計(jì)人員掌握計(jì)算機(jī)的基本知識和運(yùn)用會計(jì)軟件的基本技能，部分會計(jì)人員掌握軟件日常維護(hù)和二次開發(fā)的技能。由于目前會計(jì)電算化上崗培訓(xùn)采用不同軟件公司的商品化會計(jì)軟件，一方面培訓(xùn)了會計(jì)人員的會計(jì)電算化基礎(chǔ)操作技能，而且借此機(jī)會還能夠?qū)Σ煌臅?jì)軟件進(jìn)行比較，從而為單位選擇會計(jì)軟件提供參考。

　　二、正確的決策是實(shí)施會計(jì)電算化的前提

　　由于各單位具體情況不同，會計(jì)電算化的程度應(yīng)有所不同。會計(jì)的職能是反映、監(jiān)督和參與決策，從系統(tǒng)職能看即分為核算職能、管理職能和決策職能。因此，電算化會計(jì)信息系統(tǒng)一般可分為電算化會計(jì)核算信息子系統(tǒng)、電算化會計(jì)管理信息系統(tǒng)和電算化會計(jì)決策支持子系統(tǒng)。通過會計(jì)核算來反映企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計(jì)管理來監(jiān)督企業(yè)的經(jīng)營活動情況，通過會計(jì)決策來參與企業(yè)管理。在上述三個子系統(tǒng)中電算化會計(jì)核算信息子系統(tǒng)是基礎(chǔ)，只有會計(jì)核算得出的信息正確，才能對信息的使用者提供進(jìn)行管理和決策的有用信息。一般來說，會計(jì)電算化的程度越高，越能滿足管理的需要，越能為提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。在實(shí)際工作中，各單位可根據(jù)經(jīng)營規(guī)模、會計(jì)人員的素質(zhì)、會計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范等情況，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則，選擇與自身?xiàng)l件相適應(yīng)的應(yīng)用方式:
　　
　　1、單項(xiàng)業(yè)務(wù)電算化
　　
　　2、多項(xiàng)業(yè)務(wù)電算化
　　
　　3、整個會計(jì)核算系統(tǒng)電算化
　　
　　4、會計(jì)管理信息系統(tǒng)電算化
　　
　　5、會計(jì)決策支持系統(tǒng)電算化
　　
　　總之，切忌盲目攀高比大，不切合單位實(shí)際工作需要，造成資源浪費(fèi)，影響會計(jì)工作的正常開展。

　　三、硬件和軟件的配置是實(shí)施會計(jì)電算化的基礎(chǔ) 

　　(一)硬件配置
　　
　　電子計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，各單位應(yīng)根據(jù)電算化應(yīng)用程度和今后的發(fā)展目標(biāo)，投人一定的財(cái)力，選擇與本單位會計(jì)電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件結(jié)構(gòu)，以保證會計(jì)電算化工作的順利進(jìn)行。核算簡單的中小企業(yè)，可選擇單機(jī)結(jié)構(gòu)，即只配置一臺微機(jī)和相應(yīng)的外部設(shè)備。對于會計(jì)業(yè)務(wù)量大、地理分布較集中、資金雄厚且具有一定系統(tǒng)維護(hù)力量的單位，可選擇多用戶結(jié)構(gòu)(配置小型機(jī)或中型機(jī)及相應(yīng)的終端設(shè)各)或局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，數(shù)據(jù)通過各終端可同時(shí)輸入，主機(jī)對數(shù)據(jù)集中處理，能提高系統(tǒng)效率。對于大型集團(tuán)型企業(yè)，地理位置分散，則宜選擇廣域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，滿足異地財(cái)務(wù)信息實(shí)時(shí)交換的需要。
　　
　　為了保證會計(jì)數(shù)據(jù)的安全性和完整性，避免電壓不穩(wěn)或突然斷電造成的損失，單位還應(yīng)配置UPS不間斷電源，會計(jì)數(shù)據(jù)量較少的單位可配備500w的UPS，大中型企業(yè)，會計(jì)數(shù)據(jù)量大，應(yīng)配備1000w以上的UPS。
　　
　　(二)軟件配置
　　
　　軟件分系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件，本文重點(diǎn)討論會計(jì)軟件的配置問題。會計(jì)軟件是實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化的靈魂，選擇會計(jì)軟件的好壞對會計(jì)電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。會計(jì)軟件又有通用軟件和專用軟件之分。對于開展會計(jì)電算化初期的單位，選擇通用商品化軟件是一條捷徑，投資小，見效快。如果隨著會計(jì)電算化工作的深人，通用軟件不能完全滿足需要，可通過二次開發(fā)的形式，解決會計(jì)軟件的配置問題。如果單位具有特殊或特別的核算和管理要求，一般通用會計(jì)軟件難以滿足需求的，可采取定點(diǎn)開發(fā)專用軟件的方式，解決會計(jì)軟件的配置問題。對于選擇通用會計(jì)軟件的單位，在選擇的過程中，要注意的是：
　　
　　l、平臺問題。究竟是選擇DOS平臺還是WINDOWS平臺，如果單位里沒有較為熟悉計(jì)算機(jī)的人員，建議先選擇Dos平臺的軟件較好，對硬件要求低，環(huán)境穩(wěn)定，學(xué)習(xí)和維護(hù)較容易，以后條件成熟，要升級到WINDOWS版，只要付升級費(fèi)即可實(shí)現(xiàn)。
　　
　　2、單機(jī)版和網(wǎng)絡(luò)版問題。對于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)量較少的單位，選用單機(jī)版的軟件即可，對大中型企業(yè)而言，選擇網(wǎng)絡(luò)版軟件較合適。對于選擇網(wǎng)絡(luò)版的單位來說，需要注意的是，任何一套通用網(wǎng)絡(luò)版會計(jì)軟件其適用的網(wǎng)絡(luò)都是特定的，不要誤認(rèn)為任何一套“網(wǎng)絡(luò)版”會計(jì)軟件均適用于單位所建的網(wǎng)絡(luò)平臺，選擇時(shí)除了要了解該網(wǎng)絡(luò)軟件是基于主機(jī)處理系統(tǒng)、丈件服務(wù)器系統(tǒng)還是客戶機(jī)/服務(wù)器系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)平臺之外，還應(yīng)了解其操作系統(tǒng)是多用戶系統(tǒng)還是局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，工作站平臺是D0S界面還是WINDOWS界面等。總之，要同單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)吻合。3、軟件質(zhì)量問題。如何從琳瑯滿目的商品化會計(jì)軟件中選擇一套高質(zhì)量的軟件，成為關(guān)系到單位會計(jì)電算化工作開展成敗的問題。
　　
　　(1)選擇通過財(cái)政部或地方財(cái)政廳(局)評審?fù)ㄟ^的商品化會計(jì)軟件。最好是通過財(cái)政部評審的軟件，因?yàn)樨?cái)政部評審的軟件必須是通過地方財(cái)政廳(局)評審一年以上，軟件運(yùn)行良好，有關(guān)經(jīng)銷單位售后服務(wù)良好，由地方財(cái)政廳(局)向財(cái)政部推薦，由財(cái)政部組織評審的。這樣的軟件質(zhì)量及售后服務(wù)各方面都有保障。
　　
　　(2)驗(yàn)證核算軟件是否達(dá)到《會計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的規(guī)定。有的軟件雖然通過了商品化會計(jì)軟件的評審，但實(shí)際上對照《規(guī)范》有關(guān)會計(jì)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出、安全等方面的內(nèi)容，并不具備或達(dá)不到要求，對于沒有經(jīng)驗(yàn)的用戶來說，這不失為一種保險(xiǎn)的方法。通過會計(jì)電算化初級培訓(xùn)的人員，都熟悉《規(guī)范》的具體內(nèi)容。
　　
　　(3)軟件是否操作方便、功能全面、滿足單位實(shí)際需求。不要被軟件花哨的畫面遮擋了視線，要根據(jù)業(yè)務(wù)的需要，來檢查其操作的方便與數(shù)據(jù)采集的全面性。一般軟件公司都備有各種版本的演示軟件，可索取版本號最高的演示軟件進(jìn)行研究后，再決定是否購買。需要注意的是，演示版軟件一般都有時(shí)間或功能限制，不能代替正式版軟件。另外，盜版軟件切不能用，否則軟件的售后服務(wù)得不到保障。

　　四、替代手工記帳是會計(jì)電算化實(shí)施的結(jié)果

　　硬件和軟件配置完備之后，單位即可開始會計(jì)電算化工作的具體應(yīng)用。
　　
　　l、規(guī)范手工作業(yè)下的會計(jì)業(yè)務(wù)，包括憑證的規(guī)范化，會計(jì)核算程序的規(guī)范化，成本核算程序的規(guī)范化，往來帳、銀行帳的清理等。
　　
　　2、進(jìn)行軟件初始化環(huán)境設(shè)置。這一過程非常重要，牽涉到帳本開設(shè)質(zhì)量的好壞，數(shù)據(jù)采集范圍的大小以及操作的靈活性等。同一軟件在不同的單位應(yīng)用會出現(xiàn)不同的效果，多與初始化設(shè)置的好壞有關(guān)，因此，進(jìn)行初始化設(shè)置時(shí)，要仔細(xì)研究軟件的操作說明書，領(lǐng)會其含義，最好由軟件售后服務(wù)人員協(xié)助用戶設(shè)置完成，他們了解會計(jì)電算化后數(shù)據(jù)處理的特點(diǎn)，具有豐富的經(jīng)驗(yàn)，可避免用戶自行設(shè)置帶來的考慮問題不同、經(jīng)驗(yàn)不足的缺點(diǎn)。在手工帳務(wù)轉(zhuǎn)移到電算化帳務(wù)時(shí)必須嚴(yán)格遵守帳帳相符、帳實(shí)相符、帳證相符的原則，特別要注意各項(xiàng)(銀行、往來)未達(dá)帳的正確轉(zhuǎn)移。
　　
　　3、試運(yùn)行及甩帳。啟用會計(jì)電算化系統(tǒng)的單位，并不能馬上取代手工作業(yè)，而是要手工和電算化系統(tǒng)同時(shí)試運(yùn)行三個月以上(一般不超過六個月)，并取得相一致的結(jié)果，才具備正式替代手工系統(tǒng)的條件。要甩掉手工帳，必須向主管驗(yàn)收的單位提出書面申請，并提交應(yīng)用軟件通過評審的有關(guān)文檔資料(定點(diǎn)開發(fā)的軟件應(yīng)先通過評審，評審和驗(yàn)收可同時(shí)進(jìn)行)、符合軟件評審標(biāo)準(zhǔn)并結(jié)合本單位具體情況制定的電算化會計(jì)管理制度及各種代碼表(如會計(jì)科目、會計(jì)報(bào)表、客戶、產(chǎn)品、材料代碼表等)。主管驗(yàn)收單位組織負(fù)責(zé)征管的財(cái)稅部門等單位根據(jù)有關(guān)應(yīng)用驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，檢查與軟件相配合的運(yùn)行環(huán)境的建立情況及管理制度的建立情況，進(jìn)行審核驗(yàn)收，通過后發(fā)給該單位〈會計(jì)電算化應(yīng)用驗(yàn)收合格證書〉，取得驗(yàn)收證書后，單位方可實(shí)現(xiàn)把傳統(tǒng)手工做帳的帳面數(shù)據(jù)徹底地改變成無紙化的數(shù)據(jù)庫管理形式，即甩掉手工做帳的形式。 

　　五、其他注意事項(xiàng)

　　實(shí)施會計(jì)電算化后，還必須注意以下幾方面的問題 
　　
　　1、數(shù)據(jù)備份問題。由于會計(jì)數(shù)據(jù)的重要性，對存儲在硬盤里的數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以便由于各種原因引起會計(jì)數(shù)據(jù)丟失或會計(jì)數(shù)據(jù)遭到破壞時(shí)，能借助備份恢復(fù)到最近狀態(tài)。在備份磁盤上要注明數(shù)據(jù)備份的日期，所備份的內(nèi)容，軟件的版本號，以免引起混亂。
　　
　　2、電算化后會計(jì)檔案保管問題。會計(jì)電算化后，會計(jì)檔案主要以兩種方式存在，存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料和據(jù)此打印輸出的會計(jì)憑證、帳簿、會計(jì)報(bào)表等資料。打印輸出的會計(jì)檔案保管方法同手工作業(yè)下的保管方法。存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)資料應(yīng)遠(yuǎn)離機(jī)房，做好防霉防潮的工作，定期將數(shù)據(jù)進(jìn)行重新處理。 
　　
　　3、機(jī)房管理問題。系統(tǒng)的實(shí)施不能忽略對提供實(shí)施的場所—計(jì)算機(jī)機(jī)房的管理，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。計(jì)算機(jī)對溫濕度要求較高，溫度一般在l8-24度(每小時(shí)溫度變化率在3度以下)之間為宜；濕度一般在40%-60%(每小時(shí)濕度變化率在5%以下)之間為宜。另外，防塵也是機(jī)房應(yīng)注意的問題，應(yīng)保待5mm以下的塵埃0、3mg/m，以下，經(jīng)常用吸塵器清除紙屑及塵埃，嚴(yán)格控制進(jìn)人機(jī)房的人員，維護(hù)人員不宜在機(jī)房內(nèi)辦公，更不宜在磁帶或磁盤房內(nèi)工作。