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電子文件的整理是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。電子文件整理包括兩個層次： 1、對分類、排序的組織。就是按照電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、的合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案管理和利用。在整理過程中，可能會遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實性。因此保證電子文件的真實性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項重要內(nèi)容。 2、組織建立數(shù)據(jù)庫。首先是對電子文件進(jìn)行分類和編號。一個單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個有機(jī)的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。 與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計算機(jī)屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。無論在任何條件環(huán)境下，都要做好備份工作。 三、電子文件的歸檔 電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙標(biāo)識件結(jié)合歸檔。歸檔工作的主要內(nèi)容有： 1、確定電子文件的歸檔范圍。這是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。按國家檔案局的規(guī)定，電子文件歸檔范圍與紙質(zhì)文件歸檔范圍相同。目前，鶴山市檔案局制訂的《電子文件管理辦法》規(guī)定：機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、團(tuán)體在工作制訂成的，有保存價值的電子文件都要整理歸檔，列出了文字類、圖表類、聲像類等電子文件的收集內(nèi)容和質(zhì)量要求，確保電子檔案的齊全與完整，為電子檔案管理提供了最可靠的基礎(chǔ)保證。 2、規(guī)定歸檔時間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個階段之后的一段時間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。目前，鶴山市規(guī)定科技檔案要在工程竣工驗收后一個月內(nèi)歸檔，其它門類檔案一年歸檔一次，電子文件的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔同期進(jìn)行。

同學(xué)，這個是老師之前保存的一些管理方法，同學(xué)可以根據(jù)這一篇文章里面所提到的信息自己提取，然后找到適合自己公司的一個管理規(guī)定。