往來賬款的管理常常令不少企業(yè)的財務人員頭疼不已。這些陳年舊賬如何處理，企業(yè)往往要通過向對方發(fā)函證來進行核實。然而，函證究竟該怎么編制，未回函該如何處理，不少人卻不甚了解。
函證的安排和組織
函證的對象是應收（應付）賬款、預收（預付）賬款、其他應收（應付）款。一般來說，對于那些掛賬金額小、時間長、不經(jīng)常發(fā)生往來的應付款項單位，或會計師事務所年度審計已發(fā)函又得到回函的單位，企業(yè)可不發(fā)詢證函。函證的對象通常是數(shù)額較大、掛賬時間較長的往來款項。如果通過業(yè)務部門、網(wǎng)絡、114查詢等無對方聯(lián)系方式無法進行函證的單位，還要責成專人專項辦理。
財務部門取得被函證單位的聯(lián)系方式后，編制詢證函。一般規(guī)模較大的企業(yè)，利用企業(yè)信用或因為結算的時間差，導致財務往來有余額的單位成千上萬，用手工在電子表格或ＷＯＲＤ文檔中填制，工作量大、效率低、容易出錯。當前，可利用電子表格編程功能，將電子表格自動生成格式標準、樣式統(tǒng)一、自動編號的詢證函。初次發(fā)詢證函，一般要由財務人員發(fā)送，未回函再次發(fā)函時，可視情況由業(yè)務部門與對方交流溝通后發(fā)送，以提高回函率。
大多數(shù)單位安排在年度資產清查階段函證，這時期財務工作繁忙，回函的幾率小。初次發(fā)函時，大概要經(jīng)歷15天，回函率一般只在30％左右，難以滿足往來款項管理全面核查的要求。有效的做法是，借助于年度資產清查的氛圍，安排函證工作，并根據(jù)初次回函情況安排下步函證工作，下次函證時間大致在次年的2月份。一次函證要有一次分析、一次總結，并繼續(xù)安排下次函證，如果回函質量依舊較差，就要一直進行函證，時間涵蓋半年也很必要。
未回函或回函不符為哪般
函證發(fā)送后，10天內仍然得不到對方回函的，企業(yè)往往需要繼續(xù)發(fā)函或派專人到對方核對賬簿。而對于已收到的回函，要重點分析回函不符的原因，回函不符屬被詢證方的原因有：詢證方款項已付，對方尚未收到。對于時間較長的往來款項，可能對方銀行出納丟失票據(jù)，財務人員沒有掛賬。這種情況較少，主要在于對方財務管理基礎薄弱，未能及時與銀行對賬。
詢證方開具發(fā)票，對方未收到，或對方業(yè)務員收到但未轉交財務人員，對方不能掛賬；或者對方已開具發(fā)票，但對方業(yè)務員或其他人員未轉移到詢證方。
函證方銷售產品時為對方代墊的費用，代墊的原始憑證對方未收到，或對方業(yè)務員收到，未轉交財務人員，對方?jīng)]有掛賬；被詢證方往來記賬串戶，如將詢證方股份公司開具的發(fā)票掛在集團公司的名頭下；詢證方記賬金額有誤；被詢證方更名或重組，沒有將更名函或重組的確認文件轉交給詢證方，詢證方不能夠做往來賬戶調整。
經(jīng)濟業(yè)務因質量等產生扣罰事宜，雙方協(xié)商后，只需函證方出具內部扣罰決議，并相應扣減被詢證方的往來金額。但被詢證方未有扣罰決議，財務部門不知情，不能進行賬務處理�；螂p方簽訂了處罰協(xié)議，雙方簽字蓋章，但被詢證方業(yè)務員未將處罰協(xié)議轉交給財務部門，財務部門不能作賬務處理。
值得關注的是，被詢證方更名，更名函已傳遞到財務往來人員手中，但因詢證方應收賬款、預付賬款、其他應收款、應付賬款、預收賬款、其他應付款分設不同崗位，往往會出現(xiàn)一個崗位調整賬戶，而其他崗位未能調整的情況。
函證透露出的額外信息
函證不只是簡單地用來核對雙方賬務往來的準確性，通過函證，企業(yè)還可以及時了解對方的經(jīng)營狀態(tài)，并及時給予適當?shù)奶幚硪庖姟Ｒ皇窃搯挝灰呀?jīng)撤銷，應付對方款項可以做營業(yè)外收入及時處理。對于更名的單位，要索取企業(yè)更名書，在賬務上作調戶處理。另外，有的單位已經(jīng)將更名函送交函證單位，單位在兩個名頭上掛賬的，要按新戶予以統(tǒng)一。對于欠款金額較小、時間較長、找不到具體的辦公地點和辦公人員，又不知對方具體情況的單位，也可以作明核案被處理，或將多個這樣的賬戶在一個專用賬戶里掛賬。對于長期掛賬無人催要、掛賬金額經(jīng)常出錯，發(fā)票不及時開具或其他有悖于合同的，評價其誠信度和管理水平，將誠信度差、管理水平低的單位傳遞給招標部門，招標部門向對方亮黃、紅牌，減少或杜絕與這樣單位的往來。
此外，對于長期掛賬的未付款項，在函證期間停止支付，待全部函證完畢，確認對方款項無異，方可支付。依此防止函證方錯誤記錄，對方以錯就錯，借函證之機騙取款項，造成不該有的損失。同時，對于收到的詢證函，要按單位和往來科目裝訂成冊，作為檔案保存，以便日后查閱。