由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)仍然不會(huì)退出財(cái)務(wù)部門(mén)的視線之外，對(duì)癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
在我的工作重心轉(zhuǎn)移到大陸以后，我發(fā)現(xiàn)目前國(guó)內(nèi)仍有80%以上的公司還在沿用電子表格作為主要的財(cái)務(wù)預(yù)算工具。然而市場(chǎng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于電子表格群組在功能及靈活性上受到多種限制，令會(huì)計(jì)人員花在使用上的時(shí)間與精力形同白費(fèi)。更嚴(yán)重的是，這些限制往往容易造成錯(cuò)誤，有損財(cái)務(wù)報(bào)告或財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)的精確性。事實(shí)上，隨著本地企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，以及組織架構(gòu)的不斷演進(jìn)，電子表格的很多功能已經(jīng)不合時(shí)宜了。
你的電子表格值得信賴(lài)嗎？
我們都知道，電子表格在計(jì)算機(jī)的商業(yè)化進(jìn)程中扮演過(guò)類(lèi)似酶在化學(xué)反應(yīng)中的角色。20多年前，從第一個(gè)表格處理軟件Visi Calc最初作為財(cái)務(wù)報(bào)表的電子版本出現(xiàn)時(shí)，它最初的功能是進(jìn)行基于行和列的簡(jiǎn)單的算術(shù)運(yùn)算，從而避免了財(cái)務(wù)工作依靠純手工紙筆作業(yè)時(shí)常出現(xiàn)的因某項(xiàng)錯(cuò)誤而推倒重來(lái)的弊病，因而迅速在企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)推廣開(kāi)來(lái)。
時(shí)至今日，因微軟在個(gè)人電腦操作系統(tǒng)上的絕對(duì)領(lǐng)先地位，以Microsoft Excel為標(biāo)志的電子表格已經(jīng)成為財(cái)務(wù)人員最熟悉的工具之一，一方面它具有以自動(dòng)計(jì)算為基礎(chǔ)的強(qiáng)大功能，而且微軟軟件特有的易操作性，一般的會(huì)計(jì)人員不經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)就能較快地掌握并操作使用，因此它一經(jīng)推出就受到財(cái)務(wù)人員的廣泛歡迎。目前，電子表格在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的應(yīng)用主要有：自動(dòng)建立財(cái)務(wù)報(bào)表；進(jìn)行交易記錄、商務(wù)預(yù)測(cè)、投資決策和預(yù)算編制；對(duì)應(yīng)收、應(yīng)付賬款進(jìn)行管理；建立管理會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)分析模型，進(jìn)行What-if分析輔助決策；繪制三維的、動(dòng)態(tài)的圖表；作為決策支持系統(tǒng)的生成器；輔助審計(jì)人員進(jìn)行審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)分析和實(shí)質(zhì)性測(cè)試等等。
實(shí)際上，并不僅僅是國(guó)內(nèi)企業(yè)普遍使用電子表格來(lái)處理大量財(cái)務(wù)工作。我看過(guò)的一份調(diào)查報(bào)告顯示，在美國(guó)CPA中，使用最多的軟件為電子表格處理軟件（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“電子表格”）：一周平均有11.7個(gè)小時(shí)使用電子表格，超過(guò)在字處理軟件、會(huì)計(jì)賬戶(hù)處理軟件、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件等其他一些在會(huì)計(jì)審計(jì)工作中經(jīng)常使用的應(yīng)用軟件的平均周使用時(shí)間。與之相對(duì)應(yīng)的是，另外的一份美國(guó)調(diào)查顯示，有67％企業(yè)表示，由于除去電子表格他們的公司沒(méi)有使用任何企業(yè)軟件或預(yù)算軟件，這種對(duì)電子表格的過(guò)度依賴(lài)也對(duì)財(cái)務(wù)部門(mén)的工作績(jī)效產(chǎn)生了不利影響，平均說(shuō)來(lái)這類(lèi)企業(yè)的CFO們要花1/3的時(shí)間來(lái)輸入、核實(shí)和修改計(jì)劃或預(yù)算數(shù)據(jù)，而那些使用了專(zhuān)業(yè)的企業(yè)級(jí)預(yù)算系統(tǒng)的CFO們則只需用1/4的時(shí)間來(lái)做這些事情。
造成上述問(wèn)題的根源還是在于電子表格的起源本身。電子表格從出身上說(shuō)，起初完全是為了個(gè)人而設(shè)計(jì)的，并沒(méi)有按照企業(yè)及應(yīng)用的群組工作特點(diǎn)而設(shè)計(jì)。因此，在采用電子表格來(lái)管理群組相關(guān)數(shù)字時(shí)，為了確保個(gè)人電子表格上的數(shù)字，與整個(gè)群組內(nèi)的數(shù)字吻合，往往會(huì)浪費(fèi)財(cái)務(wù)人員的大量時(shí)間。此外，由于電子表格并沒(méi)裝置中央分析數(shù)據(jù)系統(tǒng)，會(huì)計(jì)人員只好花費(fèi)大量時(shí)間與精力，以手工輸入、復(fù)核、組織更新或重新安排電子表格之間的資料。這可能令財(cái)務(wù)管理效率欠佳，難以發(fā)揮應(yīng)有效益。而來(lái)自微軟的官方意見(jiàn)也認(rèn)為，企業(yè)級(jí)用戶(hù)必須要面對(duì)Excel中合并和控制的問(wèn)題，因?yàn)镋xcel本是一個(gè)供個(gè)人使用的軟件，如今卻演變?yōu)楹虴RP系統(tǒng)、總賬、收入計(jì)劃工具等業(yè)務(wù)程序一起使用的工具。
現(xiàn)實(shí)的救贖之道
既然電子表格的問(wèn)題這么多，我們是否要將它擯棄于財(cái)務(wù)工作之外呢？
答案是否定的。
由于操作上的廣泛性和易用性，電子表格在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)仍然不會(huì)退出財(cái)務(wù)部門(mén)的視線之外，對(duì)癥下藥的救贖之道才是根本的解決辦法。
日前，陽(yáng)溢軟件發(fā)布了《加強(qiáng)管理績(jī)效，提升企業(yè)表現(xiàn)：切勿過(guò)份依賴(lài)電子表格》 （“Don‘t Outgrow Your Spreadsheets. Managing for Improved Corporate Performance”）的白皮書(shū)，在歐美企業(yè)的財(cái)務(wù)領(lǐng)域引發(fā)了一場(chǎng)不小的轟動(dòng)。這一報(bào)告主要揭示了使用電子表格存在的九大問(wèn)題，包括：管理及保存群組相關(guān)數(shù)據(jù)；將資料重復(fù)輸入到其他電子表格；保持眾多電子表格之間的隱藏聯(lián)系；整理合并眾多電子表格；重復(fù)核實(shí)，以確保眾多電子表格上的數(shù)字貫徹一致；保持龐大而復(fù)雜的電子表格；將主機(jī)報(bào)告的資料重新輸入電子表格內(nèi)；重新安排電子表格，從不同角度顯示數(shù)據(jù)；重新組織電子表格模式，以反映公司架構(gòu)的變化。
我遇到過(guò)一個(gè)現(xiàn)實(shí)的案例，某個(gè)大型國(guó)企從總部到三級(jí)單位共有一千多個(gè)實(shí)體，其復(fù)雜可想而知的預(yù)算項(xiàng)目竟然全部是采用電子表格來(lái)進(jìn)行的，這樣的一個(gè)工作量單純依靠手工已經(jīng)無(wú)法實(shí)現(xiàn)，僅僅三級(jí)單位到總部匯總一次就需要花掉一個(gè)月的時(shí)間，這個(gè)效率顯然是不能讓人滿(mǎn)意的。
而且，電子表格的“單機(jī)版”特點(diǎn)決定了大型預(yù)算項(xiàng)目涉及人手的制式越多，就越容易出錯(cuò)，而財(cái)務(wù)部門(mén)恰恰又是不能允許出錯(cuò)的部門(mén)。由于“薩班斯法案”出臺(tái)以來(lái)，公司管治及透明度現(xiàn)已成為全球投資和財(cái)務(wù)界最關(guān)注的議題。因此財(cái)務(wù)報(bào)告的準(zhǔn)確性如果有所閃失甚至?xí)罟静缓虾醴ㄒ?guī)，后果可能非常嚴(yán)重。為此，陽(yáng)溢推出了MIS Alea，它能夠有效減少用于管理電子表格群組所需的繁瑣文書(shū)工作，適宜作為財(cái)務(wù)管理及財(cái)務(wù)預(yù)算和預(yù)測(cè)工具。憑借中央分析數(shù)據(jù)庫(kù)，MIS Alea可以自動(dòng)處理大部分程序，例如整理合并、重復(fù)核實(shí)及修訂等等，而分析員亦能更有效地將時(shí)間運(yùn)用于數(shù)據(jù)分析上，而并非管理大堆數(shù)字，從而大大提升了工作效率。
當(dāng)然我們的目的并不是取代Excel這樣廣泛使用的電子表格，而是采取與Excel互補(bǔ)的策略來(lái)現(xiàn)實(shí)地解決大部分國(guó)內(nèi)企業(yè)在財(cái)務(wù)和預(yù)算方面存在的問(wèn)題。
我相信，這是現(xiàn)階段最恰當(dāng)?shù)慕鉀Q之道。
�。ㄗ髡邽殛�(yáng)溢軟件大中國(guó)區(qū)總經(jīng)理）
