Excel數據表格中的分分合合

來源: 互聯網編輯： 2011/06/28 15:29:01　　字體：大小

　　《三國演義》開宗明義的第一句話就是“天下大勢，分久必合，合久必分”，這句帶有辯證思想的名言揭示了世間萬物在不斷變化的規(guī)律。作為Office中人，經常需要處理一些分分合合的數據，若沒有幾下高招，有人恐怕一個回合就要繳械投降。

　　一、數據的拆分與提取

　　學員小劉是一名業(yè)績非常出色的銷售經理，他在記錄客戶的通訊地址和郵政編碼時，將它們放在了一個單元格中，到了年底想利用Word中的“郵件合并”功能給每位客戶發(fā)送賀卡郵件時，看著三四千條客戶信息，才發(fā)現這樣的記錄方式有問題，趕緊發(fā)郵件向我求助。幸運的是，這個Excel文檔中填寫地址和郵政編碼數據的中間有一個空格，所以可以在10秒鐘之內輕松搞定。

　　（1）數據拆分操作

　　由于數據量較大，所以要先通過列號將整列全部選中。進入“數據→分列”命令，選擇默認的“分隔符號”選項，單擊“下一步”按鈕。然后將中間“空格”的選項選中，會在下方看到分列的預覽。再進入“下一步”，單擊“完成”按鈕，好了，大功告成。

　　如果中間沒空格，前面的客戶地址信息文本長度又不一致呢？也不難，15秒即可完成。無法使用“分列”命令，就使用Excel的文本提取函數。在Excel中文本提取函數常用的有3種：“LEFT”、“RIGHT”和“MID”，可以分別從“左”、“右”和“中間”提取單元格中的文本字符。本例中，分別使用“LEFT”和“RIGHT”來提取客戶地址信息和郵政編碼。

　　（2）文本提取函數的操作

　　先來看看右側“郵政編碼”數據的提取。將光標定在B2單元格中，輸入公式“=RIGHT（A2，6）”，回車后，就能自動提取出數據源A2單元格右側第6位文本字符，也就是郵政編碼數據信息，最后填充柄填充就能計算出下方地址中所有右側的6位郵政編碼信息面再來看看左側“客戶地址”數據的提取。將光標定在第1個客戶地址單元格后面C2單元格中，然后在單元格中輸入公式“=LEFT（A2，LEN（A2）-6）”?；剀?，再用填充柄向下填充所有客戶地址信息。

　　小提示：由于左側的文本字符長度不一致，所以要在“LEFT函數”的第2個參數中嵌套一個“LEN函數”。“LEN函數”的作用是計算出A2單元格的總字符個數，然后用總的字符數減去6位郵政編碼，計算出地址的文本字符數。

　　二、數據的合并

　　除了把數據進行拆分或提取，數據常常需要合并，有兩種常用方法。

　　下面來看一個例子，客戶所在的“城市”和“地址”信息分別記錄在了兩個單元格中，現在需要將它們合并到一起，生成一個“通訊地址”，如何實現？

　　將光標定在C2單元格中，然后在其中輸入公式“=A2&"市"&B2”（這個公式說明有3個文本相加，分別是城市名稱、“市”字符和客戶地址信息）?；剀嚭?，銷售城市地區(qū)和客戶地址信息就合并到了一起，最后用填充柄向下填充。如果使用“CONCATENATE函數”，在B2單元格中輸入“=CONCATENATE（A2，"市"，B2）”，也可以把多個文本進行合并，大家可根據個人喜好自由選擇。

　　老師點睛：

　　很多公司或人員都把Excel當作小型數據庫來使用，數據查詢工作必不可少。這些查詢功能有一個相同的前提，就是盡可能地將數據按照不同的內容分類，把數據拆分成信息單一的“字段”表的形式。例如，為通訊地址信息分別建立“城市”和“地址”2個字段，為電話信息分別建立區(qū)號”、“總機”和“分機”3個字段。這樣才能按照字段進行排序、篩選、數據透視表、甚至使用一些查找函數來查詢和檢索數據。

　　在使用或查看數據信息時，有時又需要較完整的數據信息，那么就需要將數據進行合并。無論拆分還合并只是一種操作手段，目的是利用Excel將數據信息管理好，讓它為我們的應用提供便利，成為我們辦公中的得力助手。

【我要糾錯】責任編輯：雨非

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