筆者所在單位(福建省交通規(guī)劃設計院)現已實現會計電算網絡化，自然不存在編制會計科目匯總表的煩惱，但本人是長期使用電子表格的受益者，在此也想與同行分享電子表格帶來的快捷，向各位推薦自己編制的科目匯總表，希望能給你的工作帶來方便。
　　
　　這是一張很符合會計人員工作習慣的，界面簡單，不僅方便地提供匯總結果，同時還能對每筆會計分錄進行稽核，可防止在輸入過程出現的差錯。因為采用會計科目號輸入方式，所以也不分會計的行業(yè)，只要是借貸記賬法即可，而且編制過程簡單易懂，下面就具體介紹操作過程。

　　一、匯總表編制與公式

　　1.打開Excel工作表，在A1單元格輸入“憑證匯總表”作為標題、在A2單元格輸入“月份”、B2輸入“憑證號”、C2輸入“科目號”、D2輸入“借方發(fā)生額”、E2輸入“貸方發(fā)生額”，完成了表頭的設計。

　　2.在A4輸入“=A3”、B4輸入“=B3”，然后選定A4:B4單元格（用鼠標指向A4，然后按住鼠標左鍵并拖曳到B4，再釋放鼠標，以下簡稱選定），選擇菜單欄編輯/復制，再選定A5:B150單元格，選擇菜單欄編輯/粘貼（以下簡稱選定A4：B4復制到A5：B150）。平時需要操作的部份已全部完成(這里假設每本需要匯總的憑證的行次為148行，如果不夠，只要在粘貼時多選上單元格就行)。

　　3.光標移到C2，選定C2:E2復制到F2:H2，光標移到I2，輸入“科目名稱”，將所有設置的會計科目號輸入到F3:F62之間，將科目號對應的科目名稱輸入到I3:I62之間(假設使用的科目只有60個)，以上的表格根本上沒有特別的地方，只是將表體A2:F150設置為憑證輸入區(qū)域，F2:I62設置為科目匯總結果的區(qū)域，下面就介紹計算的部分，也就是關健的部分。

　　4.光標移到G3，選擇菜單欄插入/函數(出現粘貼函數對話框)/常用函數/選函數名SUMIF/確定，出現對話框，點擊Range引用欄(用于條件判斷的單元格區(qū)域)的引導小框，編輯欄出現=SUMIF()，光標移到C3選定C3:C150擊回車鍵，又回到對話框，光標移到Criteria任意欄(數字表達式或文字形式的判定條件)，輸入F3，光標移到Sum－range引用欄(用于求和計算的實際單元格)的引導小框，屏幕出現=SUMIF(c3:c:150，f3，)，光標移到D3，選定D3:D150擊回車鍵，再擊確定鍵，這時函數引導已基本完成。為了方便復制還要做一些修改，光標移到G3雙擊，就會顯示所有的公式，光標移到公式內C3擊“F4”鍵將C3改成＄c＄3、c150改成＄C＄150、F3改成＄F3、D3改成D＄3、D150改成D＄150擊回車鍵，完成了本欄的設置。
　　
　　以上在G3單元格的操作，似乎太復雜了，看來一時難以理解，也不易掌握。但如果你操作熟練以后，這是一種很好的方法。這里再介紹一種簡單的方式，也就是光標移到G3欄，直接輸入=SUMIF(＄c＄3:＄c＄150,＄f3,d＄3:d＄150)擊回車鍵(這里＄號的位置有講究，不要隨意變動與增減)。

　　5.光標移到G3，選定G3復制到G3:H62。

　　6.光標移到F63輸入“合計”，光標移到G63輸入=SUM(G3:G62)擊回車，再選擇G63復制到H63，全部的匯總設置已完成。

　　7.現在設置憑證自動校對部分，光標移到F65，輸入“憑證自動校對”，選定F2:H2復制到F66，光標移到I66輸入“差額\"。

　　8.光標移到F67輸入=B3擊回車鍵，光標移到F68輸入=F67＋1擊回車鍵。

　　9.光標移到G60，選定G60復制到G67，雙擊G67單元欄,顯示=SUMIF(＄C＄3:＄C＄150,＄F67,D＄3:D＄150)，將光標移到＄C＄3:＄C＄150，改成＄B＄3:＄B＄150(也就是把C改成B)，擊回車鍵。

　　10.光標移到G67，選定G67復制G67：H150。

　　11.光標移到I67輸入=G67－H67擊回車鍵。

　　12.光標移到I67，選定I67復制到I68:I150，全部的校對設置已搞定。

　　二、表格的修飾

　　1.選定工作表列標“D”，然后按下Ctrl鍵，再選定列標“E”、“G”、“H”、“I”（選定的列顯示黑色）之后，釋放Ctrl鍵，選擇菜單欄格式/單元格/數字/負數、小數點保留2位數。

　　2.分別選定A1:H1、F65:I65，選擇菜單欄格式/單元格/對齊/合并單元格。

　　3.選定B1:I150，選擇工具菜單/邊框/田，確定。

　　4.最后光標移B3，選擇菜單欄/窗口/凍結拆分窗口(修飾中其他部分可以不做，可這一條一定要做，便于今后操作)。修飾的內容很多，根據個人的愛好，如顏色等等。

　　5.打印設置。選擇菜單欄/文件/頁面設置/工作表/打印區(qū)域/輸入＄A＄3:＄I＄150、項端標題/輸入＄1:＄2/確定。

　　三、輸入數據與校對

　　1.在輸入憑證的數據時，輸入月份和憑證號，就會自動復制到150行，當一張憑證所有科目號及借、貸方發(fā)生額輸完后（如憑證的金額為紅字，請輸入負號），在下張憑證開始時，輸入新的憑證號，又會將余的憑證號改過來，這樣的設置，主要使輸憑證號的時間節(jié)省50％以上。

　　2.當每本憑證輸完后，光標移到F63，就可以看出借貸方合計是否平衡，再往下移動，還可以分別看出輸入的每一張憑證，借貸方是否平衡。如不平衡可根據提供的憑證號，直接修改原來數據，對虛增的金額可改為0，漏登的憑證可在匯總表的最后行，補登有關的數據，它不影響數據的匯總。
　
　　3.經修改后每一張憑證全都平衡，而F63行的借貸合計還是不平衡，那就是你輸入不正確的科目號，或者是新增的科目號。

　　四、附注

　　1.本表格設計，是以一本憑證的科目匯總為基礎，如果你單位的憑證每月基本上為5本，建議你將工作簿設為5頁，并選定全表(單擊工作表左上角方塊)，然后按住Shift同時選中2頁，再選中5頁，選擇菜單欄編輯/填充/至同組工作表/全部/確定，還可以在第1頁前，插入一頁，采用“三維引用”方式，進行總匯總。

　　2.每次匯總，將本表打開，并根據匯總憑證的月份，選擇菜單欄/文件/另存為“憑證匯總XX月”，這樣的設定是為了你在年末時或者根據工作的需要，將所有的憑證匯總數據連接起來，不就成為全年的憑證數據庫！那你也就可以用Excel的其他功能，完成排序、查找，就可模擬會計電算化的操作（當然由于匯總中沒輸入摘要，也就沒有這個信息）。

　　3.本匯總表是以科目號方式輸入的，而大部分會計人員并不重視科目號，這就對本匯總表的實用范圍提出疑問，在此也提供兩種方式，克服科目號的問題：
　　
　　(1)編制憑證時，采用帶有科目號的科目印。
　　
　　(2)將光標移到A1，選定A1:A10，選擇菜單欄/插入/行，在插入的部分輸入所用的科目名稱及科目號，作為提示，如B1輸入“科目號”、C1輸入“科目名稱”，排列可采用“科目號”順序排列，也可采用“常用”科目的順序排列，也可對常用的科目用顏色表示。