無論在手工會計系統(tǒng)還是在計算機會計系統(tǒng)中，都要根據(jù)已審核的記賬憑證登記賬簿，稱之為記賬。而反記賬是將已經(jīng)登記入賬的會計數(shù)據(jù)予以取消，使之恢復到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是計算機會計系統(tǒng)獨有的一個概念。會計軟件中要不要設(shè)反記賬功能，一直存在激烈的爭論。筆者認為，反記賬是計算機會計系統(tǒng)在處理經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)發(fā)生錯誤時予以更正的理想方式，不過在設(shè)計時必須充分考慮到反記賬功能的不足之處，對其使用設(shè)置嚴格的限制條件。
一、反記賬的作用
反記賬在下述三種情況下有著無可替代的作用。
1.大量的錯誤憑證被登記入賬。這種情況在計算機會計系統(tǒng)投入使用初期（尤其在試運行期間）非常容易發(fā)生。如果沒有反記賬功能，則只能編制大量的錯賬更正憑證予以更正，從而導致賬簿中存在大量的冗余信息，影響會計信息的使用。從審計的角度來看，當審計人員查到一筆又一筆的錯賬時，這些錯賬也許在后續(xù)的憑證中進行了更正，但仍會使審計人員對錯誤產(chǎn)生麻痹思想，影響審計工作效率。如果有反記賬功能就可以先取消記賬，把錯誤憑證全部更正后再重新記賬，賬簿中的冗余信息就可以大大減少，賬簿信息就會簡潔明了，便于利用。
2.賬證不符。在計算機會計信息系統(tǒng)中，記賬實質(zhì)上是將記賬憑證庫的有關(guān)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入賬簿數(shù)據(jù)庫中，而且正式過賬前要先對記賬憑證進行平衡校驗，以保證其正確性，所以賬證一般是相符的。但是當計算機會計系統(tǒng)遭受計算機病毒的侵襲，或者存放會計賬簿數(shù)據(jù)的計算機硬盤扇區(qū)遭受物理損害，或者賬簿數(shù)據(jù)庫在沒有啟動計算機會計軟件的情況下被人為非法篡改時，就完全可能導致賬證不符。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬簿、憑證都有錯誤，都無法像手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或紅字沖銷法來更正，最好的辦法就是反記賬。如果憑證數(shù)據(jù)正確，僅僅是賬簿記錄有誤，取消錯誤的賬簿記錄后將正確的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入即可；如果是憑證有誤，則不管賬簿記錄是否正確，均應(yīng)先取消賬簿記錄數(shù)據(jù)，再對錯誤憑證一一進行更正，審核無誤后重新登記入賬。
3.記賬過程意外中斷。在手工會計中，記賬人員只需接下去登記就可以了。但在計算機會計系統(tǒng)中，記賬是由計算機自動進行的，當意外斷電、病毒侵襲等非常事件導致記賬過程意外中斷時，財會人員無法了解計算機到底已經(jīng)登記了多少張憑證，因而也就無法在系統(tǒng)恢復正常后繼續(xù)登賬。也許從理論上說，精通計算機和會計軟件的人能通過查詢賬簿數(shù)據(jù)庫記錄等方法獲知記賬過程中斷時已登記的憑證數(shù)，但對普通的會計人員來說，這是不現(xiàn)實的。況且即使獲知記賬過程意外中斷時已登記的憑證數(shù)，會計軟件也不允許接著記賬，唯一的辦法就是設(shè)置反記賬功能。對此，《會計核算軟件基本功能規(guī)范》也規(guī)定，會計軟件“應(yīng)當具有在計算機發(fā)生故障或者由于強行關(guān)機及其他原因引起內(nèi)部和外部會計數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)的功能”。顯然，要恢復到“最近狀態(tài)”就需對最后一次記賬進行反記賬。
二、反記賬功能使用條件設(shè)計
反記賬功能顯然不是一個常用的功能，它只有在前述三種特殊情況下才能使用。如果濫用反記賬功能，則不但影響會計處理的嚴肅性，也會大大增加工作量。許多人就是以此為由反對在會計軟件中設(shè)計反記賬功能。因此，對反記賬功能的使用必須嚴格限制。其限制條件至少必須包括：
1.操作者必須是得到系統(tǒng)管理員授權(quán)的原記賬人。在計算機會計系統(tǒng)中，記賬人員應(yīng)對賬簿的正確性負完全責任，誰記賬有誤就只能由誰負責更正。設(shè)置反記賬功能的目的，就是取消部分甚至全部的錯誤賬簿記錄后重新按正確數(shù)據(jù)記賬，從本質(zhì)上講，這是對錯賬的一種更正行為。為了保證記賬操作的嚴肅性，避免濫用反記賬功能，操作者必須得到系統(tǒng)管理員授權(quán)后才能進行反記賬。
2.只能在結(jié)賬前進行。結(jié)賬就是在本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)全部處理完畢并確認無誤后予以封賬。進行結(jié)賬操作就意味著本期已經(jīng)沒有經(jīng)濟業(yè)務(wù)需要處理，因而不但不允許輸入本期的記賬憑證，也不允許對本期經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行記賬和反記賬。
3.只能按憑證號或日期逆序連續(xù)進行操作。記賬是按日期和憑證號順序進行的，只有逆序地連續(xù)取消賬簿數(shù)據(jù)庫的記錄，才能保證重新記賬的正常進行。這就意味著，反記賬時應(yīng)該以賬簿數(shù)據(jù)庫的最后一條記錄（或者說是最后一張已記賬的憑證）為起點，依逆序前溯定位，確定出反記賬的記錄數(shù)，而不能從賬簿數(shù)據(jù)庫中任意抽取幾條記錄（不管是否連續(xù)）作為反記賬的范圍。
三、反記賬過程的數(shù)據(jù)處理
反記賬是記賬的逆操作，即將賬簿數(shù)據(jù)文件中的最后一條或多條記錄轉(zhuǎn)回到未記賬憑證文件中去，應(yīng)該轉(zhuǎn)回的記錄就是反記賬的范圍。一般來說，這個范圍應(yīng)該由反記賬執(zhí)行人員根據(jù)需要確定。但是在記賬過程意外中斷而需恢復到記賬前狀態(tài)的情況下，會計軟件應(yīng)該提供自動定位的功能�，F(xiàn)有會計軟件的解決方案是在每次正式記賬前先將賬簿數(shù)據(jù)內(nèi)容備份到硬盤的某一固定文件中去，如記賬過程意外中斷，則以備份文件恢復賬簿數(shù)據(jù)文件。由于每次備份到硬盤的文件名是固定、唯一的，所以只能針對最后一次記賬數(shù)據(jù)進行恢復，且只能進行一次。而且這種備份和恢復是對月內(nèi)賬簿數(shù)據(jù)的完全備份和完全恢復，如果一個單位的經(jīng)濟業(yè)務(wù)量較大，在月末進行記賬和反記賬就會耗費較長的時間。為了提高效率，設(shè)想采用如下兩種方法加以解決：
1.在未記賬憑證文件中保留已記賬憑證記錄。記賬時，將記賬范圍內(nèi)的憑證追加到賬簿數(shù)據(jù)文件中，但不刪除未記賬憑證文件中的相應(yīng)記錄，只是作已記賬標識，使其在編輯、查詢未記賬憑證時能自動被過濾掉，同時每一次記賬后都在該未記賬憑證文件上作截止標識。這樣反記賬時既可以直接按憑證日期、編號等指定范圍，也可以根據(jù)每次記賬后所作的截止標識恢復到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)。反記賬的實現(xiàn)也不再是將賬簿數(shù)據(jù)文件記錄轉(zhuǎn)移到未記賬憑證文件中，而是刪除賬簿數(shù)據(jù)文件的有關(guān)記錄，同時去掉未記賬憑證文件中相應(yīng)記錄的已記賬標識和截止標識。在這種方式下，雖然未記賬憑證文件的記錄增加了硬盤占用空間，但省卻了每次正式記賬前的數(shù)據(jù)備份時間和備份文件占用的硬盤空間。與現(xiàn)行方法相比，這種方法效率更高，占用空間更少，使用起來更靈活方便。
2.將未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件合而為一，只設(shè)置一個記賬憑證文件。這個記賬憑證文件用于存放全部未記賬憑證和已記賬憑證，其結(jié)構(gòu)包括上述未記賬憑證文件與賬簿數(shù)據(jù)文件中的所有字段，即除了未記賬憑證填制時涉及的各個字段外，還要加上已記賬標識、記賬人姓名等。同第一種方法一樣，為了能恢復到最后一次或最后幾次記賬前的狀態(tài)，還要加上一個截止標識字段，以記錄每次記賬的范圍。當需要增加、編輯或查詢未記賬憑證時，就將打上已記賬標識的記錄過濾掉；當需要進行賬簿查詢或打印時，就把沒有已記賬標識的記錄過濾掉。每次記賬時，在記賬范圍內(nèi)的憑證記錄中加上已記賬標識和記賬人姓名，并將記賬范圍內(nèi)的最末一條記錄打上截止標識就可以了。這種方法下反記賬的實現(xiàn)更加簡單，只要將反記賬范圍內(nèi)記錄中的已記賬標識、記賬人姓名以及截止標識去掉即可。
