下面主要介紹商品軟件運(yùn)行前的準(zhǔn)備工作。
一、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的整理
購買了商品化會(huì)計(jì)核算軟件后，接下來要做的第一件事就是要整理本單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)，使之適應(yīng)電子計(jì)算機(jī)處理的需要。在手工核算下，一些單位，特別是會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較差的單位，會(huì)計(jì)工作規(guī)范化較差，帳、證、表格式、內(nèi)容混亂，核算方法、程序不統(tǒng)一。同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同，而且不符合有關(guān)要求。會(huì)計(jì)軟件不提供某一具體核算的不規(guī)范處理方法，并且商品化會(huì)計(jì)核算軟件的功能、相應(yīng)的處理過程、方法和有關(guān)約定、要求都是在軟件研制時(shí)就規(guī)定好的，所以作為商品化軟件與本單位手工核算方法之間，不可避免地有一定差別。
要消除這些差別：
一是對對商品化軟件作適量的二次開發(fā)、修改，但二次開發(fā)的量不能太大，否則就等于自己組織研制了；
二是對單位會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)進(jìn)行整理、調(diào)整，使之滿足商品化會(huì)計(jì)核算軟件的要求、規(guī)定。
二、記帳方法，程序的確定
記帳方法，曾經(jīng)有借貸記帳法，增減記帳和收付記帳法在種。有的商品化軟件可提供記帳方法的選擇，有的只能適應(yīng)某一種記帳方法。一個(gè)單位一般只采用一種記帳方法。目前，一般用借貸記帳法。
目前手工核算方式，一般有記帳憑證記帳程序、日記帳記帳程序、科目匯總表記帳程序、匯總記帳憑證程序等幾種形式。采用電子計(jì)算機(jī)處理之后，業(yè)務(wù)量大小已不是主要矛盾，因此計(jì)算機(jī)內(nèi)沒有必要沿用手工記帳程序記帳，沒有必要對記帳憑證進(jìn)行匯總或科目匯總等，依據(jù)記帳憑證直接登記明細(xì)帳、日記帳，然后總分類帳。目前一些單位的計(jì)算機(jī)記帳程序仍沿襲原單位手工記帳程序，就沒有很好地發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢、作用，影響處理效率的提高。
三、科目編碼方案的確定
商品化會(huì)計(jì)核算軟件一般都對會(huì)計(jì)科目編碼作原則規(guī)定，并允許各單位根據(jù)自身要求進(jìn)行設(shè)置。因此軟件使用前需確定本單位會(huì)計(jì)科目體系及其編碼。電算化條件下，會(huì)計(jì)科目設(shè)置既要符合會(huì)計(jì)制度規(guī)定，又要滿足本單位會(huì)計(jì)核算和管理要求，同時(shí)要考慮該商品化軟件對會(huì)計(jì)科目編碼的規(guī)定要求。
我國會(huì)計(jì)制度對工商等行業(yè)的總帳科目及其編碼，由財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定。在保證核算指標(biāo)統(tǒng)一性的前提下，可根據(jù)實(shí)際需要并征得同意對統(tǒng)一規(guī)定的總帳科目作必要的補(bǔ)充。至于明細(xì)科目，有的在國家制度中規(guī)定，有的則可根據(jù)企業(yè)管理需要由企業(yè)自行規(guī)定。在滿足會(huì)計(jì)核算和管理要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足會(huì)計(jì)核算的要求；其次，科目設(shè)置應(yīng)滿足管理要求；最后，科目設(shè)置應(yīng)滿足編制報(bào)表的需要。
四、憑證、帳簿的規(guī)范化
商品化會(huì)計(jì)核算軟件中，一般都規(guī)定記帳憑證的種類和格式。不管怎樣規(guī)定，都需對手工記帳憑證進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，以滿足計(jì)算機(jī)輸入需要。在會(huì)計(jì)核算軟件使用前，要確定哪些明細(xì)帳為數(shù)量金額式，哪些為三欄式，或多欄式，如果軟件不提供多種帳簿格式的選擇，同時(shí)核算又需要多種格式，則或進(jìn)行二次開發(fā)，或設(shè)立輔助明細(xì)帳以彌補(bǔ)軟件功能不足。為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還必須核對帳目，保證帳證相符、帳帳相符、帳實(shí)相符�？颇科谀╊~必須整理，同時(shí)還應(yīng)注意往來帳、銀行帳的清理。
五、會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的規(guī)范化和方案確定
這里，會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售核算業(yè)務(wù)。
固定資產(chǎn)折舊方法目前有三種，即綜合折舊法，分類折舊和單臺折舊法。目前國家規(guī)定，按分類折舊法計(jì)提折舊，使用計(jì)算機(jī)后完全可按單臺計(jì)提折舊。因此若軟件提供單臺折舊方法，應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)單臺折舊。
材料核算，一般電算化情況下，核算到大類或小類，個(gè)別種類核算到規(guī)格，比較合理可行。
原先各單位工資核算的內(nèi)容基本上是統(tǒng)一的，只是在工資項(xiàng)目上有所差別，但隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，工資計(jì)算方法差別也越來越大，有計(jì)時(shí)、計(jì)件工資，有工效掛鉤的效益工資，獎(jiǎng)勵(lì)浮動(dòng)工資等。
成本核算方法的確定，一要看企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)，二要看企業(yè)管理要求。企業(yè)生產(chǎn)特點(diǎn)可分為大量生產(chǎn)、成批特產(chǎn)和單件生產(chǎn)。手工核算方法，一般都已考慮生產(chǎn)特點(diǎn)，由于手工核算的局限性，其成本核算往往難以滿足企業(yè)管理的需要。成本核算方法一般都從計(jì)算產(chǎn)品成本出發(fā)，而對于成本控制、部門責(zé)任成本的核算與考核目標(biāo)成本的計(jì)算等很少考慮。隨著企業(yè)逐步走向市場，成為獨(dú)立的商品生產(chǎn)者，對于內(nèi)部管理的要求越來越高，成本計(jì)算除了滿足產(chǎn)品成本計(jì)算外，還要在成本過程控制、責(zé)任成本、目標(biāo)成本的考核方面發(fā)揮作用，因此在設(shè)計(jì)成本核算方案時(shí)，要充分考慮這些管理的需要。
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