會計軟件應(yīng)用技巧

　　在會計軟件使用過程中，恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用軟件系統(tǒng)提供的功能，可成倍地提高工作效率。

　　一．建帳中的技巧

　　1．代碼設(shè)置

　　會計軟件中大量應(yīng)用代碼，如會計科目代碼。代碼設(shè)置規(guī)則是在建帳時確定的，確定代碼規(guī)則時要特別注意協(xié)調(diào)簡潔性和可擴(kuò)充性，簡潔性要求每層代碼盡可能短，而可擴(kuò)充性要求每層代碼間留有一定的空間，以備日后會計科目增多時各層代碼仍適用。這就要求在確定每層代碼長度時要在這二者間協(xié)調(diào)、平衡。一級總帳科目的代碼通常已在會計制度中規(guī)定，需要用戶自行確定代碼長度的是二級以下明細(xì)科目，大部分明細(xì)科目的科目數(shù)量變化不大，科目數(shù)量不確定性較大的是明細(xì)科目，如往來科目、材料科目等，但在同一級的明細(xì)科目中，其代碼長度是以同一上級科目下科目數(shù)量最多的一個來確定的，那怕是只有一個這種科目的明細(xì)科目數(shù)量較多，其他同級科目的代碼長度都要與其一致。例如，二級明細(xì)科目代碼的長度確定，首先要逐個分析總帳科目下明細(xì)科目數(shù)，如"現(xiàn)金"可不設(shè)明細(xì)科目，"銀行存款"通常以開戶帳號為明細(xì)科目，科目數(shù)一般不會上百個，"短期投資"、"待攤費(fèi)用"、"在建工程"等下設(shè)明細(xì)科目也不會超過百個，兩位的代碼長度能容納99個科目，應(yīng)能滿足需要，但"應(yīng)收帳款"、"應(yīng)付帳款"等通常以客戶名和供應(yīng)在商名稱設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不確定性較大，如果用戶的客戶和供應(yīng)商較多接近或超過100個，兩位代碼就不能滿足要求，二級科目的代碼長度就應(yīng)設(shè)定為三位。

　　2．初始數(shù)據(jù)輸入

　　建帳需要輸入的初始數(shù)據(jù)主要是期初余額。如果會計軟件不是在年初時啟用，各科目的年初余額、借貸方累計發(fā)生額也有必要輸入（有些商品會計軟件允許只輸入期初余額），因為，在會計報表中除需要填報當(dāng)月發(fā)生額外，還需要填報累計發(fā)生額（有些會計核算軟件可省去年　初余額和累計發(fā)生額）。為了和歷史資料對比，也需要累計發(fā)生額數(shù)據(jù)。對于年初啟用的會計核算軟件，年初余額就是期初余額，數(shù)據(jù)輸入工作量較少，年中啟用，數(shù)據(jù)輸入工作量相對較大，但可以利用數(shù)據(jù)間的關(guān)系盡量減少輸入量，如只輸入最低級明細(xì)科目的年初余額，和借貸方累計發(fā)生額，然后利用核算軟件提供的功能匯總有明細(xì)科目的上級科目和總帳科目的年初余額和發(fā)生額，并計算出期初余額。

　　二．憑證輸入中的技巧

　　1．摘要輸入

　　憑證摘要多為中文，如果你是一個打字高手，輸入中文摘要自然不在話下，如果你的打字速度不快，輸入憑證的速度就會大打折扣。憑證輸入中有許多常用會計詞匯，而不少會計軟件提供了用戶級的詞匯庫，可將常用詞匯預(yù)先存儲起來，并配以自定義的代碼，輸入憑證時調(diào)用自定義詞匯，可提高輸入速度。

　　2．科目代碼輸入

　　會計軟件中的科目代碼是為提高會計軟件的運(yùn)算速度和精度而設(shè)計的。輸入記帳憑證時只需輸入科目代碼，操作較簡單。但要求用戶輸入確定的科目代碼，而用戶對會計科目較熟悉，對科目代碼卻不一定能記得準(zhǔn)確，如果用戶輸入了未經(jīng)定義的科目代碼，軟件系統(tǒng)將提示科目不在，需重新輸入，如果用戶輸入的科目代碼并非所需，可從軟件系統(tǒng)中的科目代碼表中查找所需科目，更改科目代碼。如果科目數(shù)量較多，人工逐頁查找也很費(fèi)事。事實上，許多會計軟件的科目代碼表都能模糊快速定位，會計人員記不準(zhǔn)確的科目多為明細(xì)科目，其所屬總帳科目或上級科目一般較明確，輸入此類科目時，干脆只輸入到其上級科目的代碼，由于系統(tǒng)只能接受最明細(xì)的科目，此時將打開科目代碼表，并指向剛輸入的上級科目，所要查找的明細(xì)科目應(yīng)就在附近，省去多余的翻頁查找操作。

　　3．金額輸入

　　按照會計制度的有關(guān)規(guī)定，記帳憑證可以一借多貸，或多借一貸，在輸入完多借或多借的分錄后，輸入一貸或一借分錄的金額時可參照合計欄中的金額輸入，省去人工計算合計的麻煩，有些商品軟件還提供了自動獲取金額的功能鍵。

　　4．編制會計分錄中的技巧

　�。�1）．會計分錄盡可能細(xì)。記帳憑證是帳務(wù)處理的原始資料，所有帳簿都是根據(jù)記帳憑證的分錄來登記的，分錄越詳細(xì)，帳簿也越詳細(xì)。為日后查帳方便、快捷，在編制記帳俄憑證時，應(yīng)盡可能地詳細(xì)，甚至可以每張原始憑證編制成一條分錄，摘要也應(yīng)詳細(xì)說明。不過這樣會使記帳憑證的輸入量加大，但為日后用帳考慮，這樣做還的值得的。

　�。�2）．沖減收入或費(fèi)用以紅字或負(fù)數(shù)反映。在輸入收入和費(fèi)用類科目的記帳憑證時，如果發(fā)生額的方向與該類科目余額方向相反，如沖減收入或費(fèi)用，應(yīng)將金額以紅字或負(fù)數(shù)方式輸入到與該類科目的余額相同的方向，收入類為貸方，費(fèi)用類為借方。這樣做的目的是為編制報表公式簡捷，有些報表需要取某一會計期間某些科目的發(fā)生額，如損益表，損益類科目期末結(jié)轉(zhuǎn)后沒有余額，必須用科目的發(fā)生額填報。如果沖減費(fèi)用金額記入貸方，報表所需的期間借方發(fā)生額就不正確，還應(yīng)扣除沖減的費(fèi)用，如取借貸方發(fā)生額的差，由于貸方發(fā)生額中包括期末結(jié)轉(zhuǎn)金額，差為0，由計算機(jī)識別自動匯總沖減的費(fèi)用比較困難，不如在編制會計分錄時以紅字或負(fù)數(shù)反映沖減的費(fèi)用和收入。

　　三．改錯更正技巧

　　發(fā)生錯帳，如果是當(dāng)月的未登帳記帳憑證，可直接修改，如果是已登帳甚至以前月份的記帳憑證，可沖銷錯誤憑證，然后重新填制正確的記帳憑證。這是正常的錯帳更正方法，事實上，有不少會計核算軟件還提供反登帳、反結(jié)帳的功能，反結(jié)帳功能可將會計期間推前，然后將未結(jié)帳的記帳憑證用反登帳功能返回到未登帳狀態(tài)，再加以修改。

　　四．打印帳簿中的技巧

　　1．年終結(jié)帳后打印。每月打印的帳簿會有許多空白，紙張浪費(fèi)驚人，每月將同一個科目的帳頁歸集起來也相當(dāng)費(fèi)事。會計電算化后，輸入記帳憑證，并經(jīng)登帳、結(jié)帳，帳簿即已在電腦中形成，只要及時做好備份，數(shù)據(jù)相對安全，查帳、用帳也方便、快捷，如有需要也可單獨(dú)打印出指定科目的帳頁，年終結(jié)帳后再打印出全部帳頁，裝訂成帳簿。

　　2．清單式打印。采用清單式打印可進(jìn)一步減少帳頁間的空白，壓縮各科目間的帳簿頭，節(jié)省紙張，可以連續(xù)打印，減少打印中的人工操作，省時、省事、省紙。