森工企業(yè)如何實現(xiàn)會計電算化

    林業(yè)是我國國民經(jīng)濟中的支柱產(chǎn)業(yè)，是生態(tài)建設(shè)的主體，經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，在經(jīng)濟社會中具有重要的作用。傳統(tǒng)的手工會計核算已遠不能適應(yīng)林業(yè)新形式發(fā)展的需要。利用電子計算機進行會計核算和會計管理，實現(xiàn)會計電算化，是林業(yè)會計工作的發(fā)展趨勢。會計電算化不僅能使廣大財會人員從繁重的手工操作中解脫出來，減輕勞動強度，更重要的是提高會計信息搜集、整理、反饋的靈敏度和正確度，提高會計的分析能力，為提高會計管理水平和會計信息質(zhì)量，提供有效的途徑，最終為提高企業(yè)經(jīng)濟效益服務(wù)。阿爾泰山林業(yè)局轄屬六個山區(qū)林場，六個公司，企業(yè)性質(zhì)涉及多個行業(yè)，財務(wù)核算采用多種會計制度，如天然林保護工程實行事業(yè)單位會計制度，三北四期工程實行基本建設(shè)會計制度，木材采運實行農(nóng)業(yè)企業(yè)會計制度，加之地處邊疆，各單位之間路途遙遠，給財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞和財務(wù)報表的匯總帶來極大的不便。針對這一情況，阿爾泰山林業(yè)局于1998年開始著手實施會計電算化，在全局范圍內(nèi)分兩期舉行了財務(wù)軟件的培訓(xùn)，配備了計算機及財務(wù)軟件，財務(wù)工作也確實發(fā)生了根本性的變化，但在具體實施過程中也暴露出了許多問題，針對本局在實施會計電算化過程中的幾點突出問題，做一淺議。

    一、人才的培養(yǎng)是實施會計電算化的關(guān)鍵

    我局電算化人員不少是由過去的會計、出納經(jīng)過短期培訓(xùn)而來，他們在使用微機處理業(yè)務(wù)的過程中，許多是除了開機使用財務(wù)軟件之外，對微機的軟、硬件知識了解甚少，一旦微機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，既使廠家在安裝會計軟件時，都做了系統(tǒng)的培訓(xùn)，但從未接觸過計算機的會計人員人門依然很慢，而且在上機時一旦出現(xiàn)誤操作，可能就會使自己很長時間的工作成果付諸東流，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的甚至導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。所以首先應(yīng)抓好基層會計人員的培訓(xùn)工作，單位要分期分批地使會計人員接受會計電算化知識的培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握計算機的基本知識和運用會計軟件的基本技能，部分會計人員還要掌握軟件的日常維護和二次開發(fā)的技能；其次要做好單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負責(zé)人的會計電算化培訓(xùn)工作，使他們充分體會到會計電算化帶來的優(yōu)越性，會計數(shù)據(jù)從手工方式下的分散收集、分散處理、重復(fù)記錄轉(zhuǎn)變?yōu)殡娝慊�方式下的集中收集、統(tǒng)一處理、數(shù)據(jù)共享，數(shù)據(jù)處理的速度大大加快，信息反饋及時、通暢、正確，能為企業(yè)的經(jīng)營管理和決策提供可靠的依據(jù)，從而提高經(jīng)濟效益，只有充分認識到這一點，各基層單位的會計電算化工作才能蓬勃發(fā)展起來。

    二、硬件和軟件的配置是實現(xiàn)會計電算化的基礎(chǔ)

    電子計算機是實現(xiàn)會計電算化的物質(zhì)基礎(chǔ)，各單位應(yīng)根據(jù)會計電算化應(yīng)用的程度和今后的發(fā)展目標投入一定的財力，選擇與本單位會計電算化工作相適應(yīng)的計算機硬件，保證會計電算化工作的順利進行。我局轄屬各單位均配備了計算機，但隨著電算化的不斷深人，許多設(shè)備已滿足不了會計軟件的最低配置，所以應(yīng)及時進行計算機的升級和更新，以滿足會計電算化發(fā)展的最新需要。會計軟件是實現(xiàn)會計電算化的靈魂，選擇會計軟件的好壞對會計電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用，我局在選擇會計軟件時，充分考慮了林業(yè)行業(yè)與工業(yè)企業(yè)和商品流通企業(yè)不完全相同，考察財務(wù)軟件市場，沒有完全適合林業(yè)企業(yè)的專門財務(wù)軟件，于是我局采取“試用后再予以購買”的較為保險的做法。財務(wù)軟件均在市面上發(fā)放本類的試用版，試用版與正式版在界面、數(shù)據(jù)處理方面均一致，不同之處在于試用版在使用日期或次數(shù)上對用戶的使用權(quán)實施限制。我局將幾款各方面相對完善的軟件進行了試用，對其性能進行了多方面的比較，最后選擇了深圳的金蝶財務(wù)軟件，現(xiàn)在看來這種選擇財務(wù)軟件的方法是一條捷徑，而且投資小、見效快。林業(yè)行業(yè)許多基層企業(yè)如林場、加工廠、木材公司均有上級主管部門，所以在購買財務(wù)軟件時，還應(yīng)報上級部門批準，但由于迄今市面上還沒有完全與林業(yè)企業(yè)對口的會計核算軟件，故我局在統(tǒng)一購買金蝶財務(wù)軟件后，又出現(xiàn)了財務(wù)核算軟件與林業(yè)企業(yè)報表管理系統(tǒng)接口不統(tǒng)一，相互之間數(shù)據(jù)無法傳送，造成財務(wù)人員在報送報表時重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，無形中增加了財務(wù)人員的工作量，由于以上局面的形成，森工系統(tǒng)建立起會計信息系統(tǒng)、而無法建立決策支持系統(tǒng)、人工智能等現(xiàn)代化會計管理系統(tǒng)。鑒于此，上級主管部門在開發(fā)軟件時應(yīng)充分考慮到核算軟件與報表管理軟件相銜接。

    三、日常會計業(yè)務(wù)的處理是會計電算化的核心

    1.操作人員的權(quán)限分配。財務(wù)工作是一項嚴肅、縝密的工作，同一單位的財務(wù)人員崗位不同，但其實際工作相互承接、相互牽制，財務(wù)軟件為此均設(shè)置了用戶訪問極限，這一點往往是許多用戶淡化的一點，在本局實行會計電算化時，這一點也尤為突出，常常是由會計人員一個人用不同的密碼去完成兩項不兼容的工作。例如憑證錄入和過賬前的審核就不能由一人去完成，以免造成錯誤的憑證未經(jīng)過審核直接登賬，造成會計資料失真。盡管眾多財務(wù)軟件本身帶有自動記錄上機日志的功能，但因為使用權(quán)限混亂，使得應(yīng)用的控制完全失效，甚至?xí)�造成財�?wù)人員舞弊現(xiàn)象的出現(xiàn)。

    2.科目代碼的確定�？紤]到森工企業(yè)會計科目繁雜，財務(wù)人員應(yīng)該根據(jù)軟件自身特點，科學(xué)、合理地設(shè)置科目。我局下屬的各個林場因為歷史原因，應(yīng)收賬款核算相當(dāng)頻繁，加之許多財務(wù)人員文字輸入水平均較低，單純的以數(shù)字序號順次編排科目代碼，在查詢時，沒有任何思考線索，搜索起來較為復(fù)雜，對此，我局采取以個人姓名第一個大寫字母或以地區(qū)為類別編入明細科目，利用軟件自帶的模糊查詢功能進行搜索，結(jié)果表明，這樣設(shè)置科目代碼大大減輕了財務(wù)人員的工作量。因此，科學(xué)、合理地設(shè)置明細科目代碼在今后的憑證錄人及賬薄的查詢等方面起著事半功倍的作用。

    3.會計核算業(yè)務(wù)的整理。在以往的手工核算下，諸多森工企業(yè)由于種種客觀原因，往往會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化較差，作為重要會計資料的賬、證、表格式內(nèi)容混亂，同一類業(yè)務(wù)，不同的財務(wù)人員核算方法、程序不統(tǒng)一。所以企業(yè)在進行系統(tǒng)化初始的前期，不妨組織財務(wù)人員，系統(tǒng)認真整理一下會計業(yè)務(wù)資料。

    4.數(shù)據(jù)的初始化。財務(wù)軟件的系統(tǒng)初始化工作是一項要求精度較高的重要工作，并且往往初始數(shù)據(jù)一經(jīng)確定，不允許修改。所以在進行初始數(shù)據(jù)以前，企業(yè)應(yīng)系統(tǒng)地整理會計業(yè)務(wù)資料，確保賬證、賬賬、賬實相符，并對初始化數(shù)據(jù)進行試算平衡（亦稱平衡校驗），同時為了保證從手工方式到電算化方式的順利轉(zhuǎn)換，還應(yīng)對類似固定資產(chǎn)卡片、工資固定信息等重要數(shù)據(jù)的錄入力求詳盡。真實、準確，為今后的日常業(yè)務(wù)的處理準備一套可靠完整的會計資料。

    5.日常業(yè)務(wù)處理。會計電算化核算的業(yè)務(wù)與我們以往的手工賬相同，即主要指固定資產(chǎn)、材料、工資、成本、銷售業(yè)務(wù)的核算，實質(zhì)性的改變也就是由于工操作轉(zhuǎn)為微機操作，相對應(yīng)的核算方法也應(yīng)有所改動。隨著國家體制改革的不斷深入，森工企業(yè)逐步走向市場，以往手工核算下的局限性亦逐漸暴露，固有的核算模式已難以滿足企業(yè)管理的需要。以成本核算和固定資產(chǎn)核算為例，這兩大項的核算在森工企業(yè)日常核算是重頭戲，成本核算是林業(yè)企業(yè)較為復(fù)雜的核算項目之一，傳統(tǒng)核算方法極少考慮到成本控制、有關(guān)部門責(zé)任成本的核算及考核目標成本的計算，單純地從計算產(chǎn)品成本出發(fā)，而新體制下的森工企業(yè)對于內(nèi)部管理的要求不斷提高，我們在考慮成本核算多項目的同時，還應(yīng)考慮企業(yè)自身管理的需要。西方一位經(jīng)濟學(xué)家曾經(jīng)說過這樣一句話：“學(xué)好經(jīng)濟學(xué)并不難，只要你很好地學(xué)會成本的核算�！弊阋渣c明成本核算在企業(yè)中的重要性。森工企業(yè)固定資產(chǎn)在以往核算中相對比較混亂，許多歷史問題，人員變動，自然災(zāi)害等諸多客觀因素造成許多固定資產(chǎn)不確定，固定資產(chǎn)卡片資料不詳實，盤點數(shù)與賬面數(shù)誤差較大，這直接影響到企業(yè)成本、費用等指標的計算，同時也影響到了國家財政收入，手工核算下有些單位甚至為調(diào)節(jié)利潤改變折舊方法，造成提取折舊虛假，成本核算失真。在使用會計電算化系統(tǒng)時，軟件允許企業(yè)選擇具體的折舊方法，企業(yè)折舊方法一經(jīng)確定，不隨意變更，我國有關(guān)會計制度的規(guī)定是完全一致的，所以，廣大財務(wù)人員應(yīng)在日常業(yè)務(wù)處理時力求規(guī)范、正規(guī)，以便為今后甩賬做好堅實的鋪墊工作。

    四、替代手工賬是會計電算化的目的

    手工賬與會計電算信息系統(tǒng)并行工作，實際上無形中增加了財務(wù)人員的負擔(dān)，真正將手工賬完全交付于計算機操作才是我們的目的所在，在甩手工賬時應(yīng)注意的是：

    1.建立健全各項制度。這里的制度主要是指《崗位責(zé)任制》、《操作管理制度》、《系統(tǒng)維護制度》、《機房管理制度》、《會計檔案管理制度》，許多單位上墻的制度往往是“形式主義”，各企業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)負責(zé)人應(yīng)當(dāng)從新的高度去認識、督促并監(jiān)督財務(wù)人員的工作行為，切實履行有關(guān)職責(zé)，為電算化工作井然有序、有條不紊的開展創(chuàng)造良好的安全氛圍。

    2.替代手工核算。替代手工核算的基本條件：①單位需獲得“會計工作達標單位”證書。②采用的會計核算軟件已通過評審。③與手工賬并行運行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數(shù)據(jù)。④配有專門或主要用于會計核算工作的計算機和計算機終端，并配有指定的專職或兼職的上機操作人員。⑤有嚴格的操作管理制度，包括操作人員工作職責(zé)和工作權(quán)限，預(yù)防記賬憑證等數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸人計算機的措施，預(yù)防已輸入計算機的記賬憑證未經(jīng)復(fù)核而登賬的措施，必要的上機操作記錄制度。⑥有嚴格的硬件、軟件管理制度，包括保證機房設(shè)備安全和計算機正常運轉(zhuǎn)的措施；會計數(shù)據(jù)和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批監(jiān)督制度。⑦有嚴格的電算化會計檔案管理制度。在符合以上條件以后，向當(dāng)?shù)刎斦�部門提出書面申請，取得財政部門驗收證書后，單位即可全面開展會計電算化工作。

    五、維護工作是會計電算化順利進行的保證

    1.賬套的備份。由于會計數(shù)據(jù)的重要性，對存儲在硬盤里的數(shù)據(jù)必須按月進行備份2份，當(dāng)會計數(shù)據(jù)丟失或會計數(shù)據(jù)遭到破壞時，能借助備份恢復(fù)到最近狀態(tài)。在備份磁盤上要注明數(shù)據(jù)備份的日期、備份的內(nèi)容，分別存放在不同的地方，達到“雙保險”的目的。

    2.病毒常識。常見的防范措施有：①不使用來歷不明的軟盤；②經(jīng)常或定期殺毒；③安裝病毒防火墻。財務(wù)人員在使用外來軟盤、光盤等時，不要急于裝入系統(tǒng)，應(yīng)先將其文件全面的檢測一遍，做到“防患于未然”。

    3.檔案管理。會計電算化后，會計檔案主要以兩種方式存在，存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料和據(jù)此打印輸出的會計憑證、賬簿、會計報表等資料。打印輸出的會計檔案保管方法同手工作業(yè)下的保管方法。存儲在磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)遠離機房，做好防霉防潮的工作，定期將數(shù)據(jù)進行重新處理。

來源：林業(yè)財務(wù)與會計·王瑛