會計電算化系統(tǒng)的運行管理(2.1)

　　會計電算化系統(tǒng)投入運行后，為了保證系統(tǒng)的長期穩(wěn)定運行，必須要對會計電算化系統(tǒng)的運行進(jìn)行管理。系統(tǒng)運行管理的基礎(chǔ)工作首先是要建立會計電算化內(nèi)部管理制度，對于大型會計電算化系統(tǒng)的運行，甚至還要建立相應(yīng)的管理崗位或?qū)ｉT的管理部門。 

　�。ㄒ唬┙�立會計電算化內(nèi)部管理制度的必要性 

　　財政部制定的《會計電算化工作規(guī)范》指出：“開展會計電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機(jī)硬軟件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度”。實踐證明，建立良好的會計管理工作是會計電算化工作順利進(jìn)行的重要保障，制定和嚴(yán)格執(zhí)行會計電算化內(nèi)部管理制度，是會計電算化工作成功的基礎(chǔ)。 

　　財政部1996年6月17日發(fā)布的《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第八十六條至第九十七條示范性地提出了應(yīng)當(dāng)建立的12項內(nèi)部會計管理制度程序制度，如：內(nèi)部牽制制度；稽核制度；原始記錄管理制度；財務(wù)收支審批制度；成本核算制度；財務(wù)會計分析制度等。單位實行會計電算化后，更準(zhǔn)確地說是使用計算機(jī)替代手工記帳后，會計工作的工具、會計信息的表現(xiàn)形式、會計檔案的存放介質(zhì)、甚至?xí)�計工作的程序都將發(fā)生了變化，具體表現(xiàn)以下七個方面： 

　　1.會計部門必須對計算機(jī)系統(tǒng)的硬件和軟件進(jìn)行管理
 
　　會計部門必須要針對計算機(jī)系統(tǒng)的特點，制定對用于會計工作的計算機(jī)硬件和軟件的有關(guān)操作、管理和維護(hù)的制度。 

　　2.會計工作流程和工作重點發(fā)生了變化 

　　實行會計電算化后，會計人員只需輸入記帳憑證后，登記各類帳簿和編制報表工作由計算機(jī)完成，憑證的輸入和審核成為主要任務(wù)，操作計算機(jī)成為會計人員的基本技能；存貨采用實際成本計價，對大量的固定資產(chǎn)進(jìn)行個別計提折舊，進(jìn)行詳細(xì)的部門核算等，會計人員可以從繁重地重復(fù)性工作中解脫出來，參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策。 

　　3.對會計人員的協(xié)作性要求更強(qiáng)了
 
　　會計軟件通常由帳務(wù)處理，工資、材料、固定資產(chǎn)核算等多個功能模塊組成，每個模塊處理特定的會計信息，各功能模塊之間通過信息傳遞相互聯(lián)系，完成日常的會計核算和管理工作。因此，不同崗位的會計人員在不同的或同一個工作站上共同使用一個會計軟件，彼此之間的工作聯(lián)系將主要通過計算機(jī)傳遞信息來實現(xiàn)，如果一個人出現(xiàn)問題，會影響其他工作的順利進(jìn)行，這就要求各崗位的會計人員之間必須加強(qiáng)協(xié)作。 

　　4.內(nèi)部控制的內(nèi)容和重點也有所變化 

　　例如：實行電算化后，總帳和明細(xì)帳都由計算機(jī)根據(jù)審核后的會計憑證自動登記和歸集的，手工條件下的二者的核對工作可以取消，但同時記帳憑證的審核工作變得更加重要；再例如：計算機(jī)軟件開發(fā)人員對軟件結(jié)構(gòu)和設(shè)計的熟悉程度，使得他們有能力進(jìn)行非正常的數(shù)據(jù)修改，因此，必須限制他們操作會計軟件進(jìn)行會計記帳工作，尤其是不能兼任出納工作。 

　　5.會計人員分工和職責(zé)發(fā)生了變化
 
　　實現(xiàn)會計電算化后，會計人員必須人人操作會計軟件才能夠進(jìn)行會計核算工作，會計人員必須改變原來自己的工作習(xí)慣，以適應(yīng)會計電算化工作的要求；必需增設(shè)一些新的工作崗位，如電算化系統(tǒng)維護(hù)崗，同時需要減掉一些不適應(yīng)電算化工作的崗位，如總帳管理崗。會計人員的分工、工作職責(zé)都發(fā)生了很大的變化。 

　　6.對會計人員素質(zhì)的要求提高了 

　　一是因為會計軟件的許多種自定義功能，要求會計人員定義各種轉(zhuǎn)帳公式、數(shù)據(jù)來源公式、費用分配公式等；二是會計人員更多地參與企業(yè)的經(jīng)營管理和決策，需要提高對會計信息進(jìn)行綜合分析和利用的能力。 

　　7.會計檔案的形式和內(nèi)容發(fā)生了變化 

　　會計電算化的會計檔案包括打印輸出的各種帳簿、報表、憑證和存貯在計算機(jī)軟硬盤和其他存貯介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)、程序，以及軟件開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。這些存放在磁性介質(zhì)中的會計檔案，更容易被損壞和修改，必須建立嚴(yán)格管理制度。
 
　　針對上述實行電算化后出現(xiàn)的新特點，手工條件下會計工作中的有關(guān)內(nèi)部會計管理制度也必須隨之進(jìn)行完善和相應(yīng)的調(diào)整。目前，許多單位開展會計電算化的經(jīng)驗不多，還沒有形成一套合理的工作習(xí)慣，沒有建立健全管理制度，工作上易出現(xiàn)很多漏洞，有的已對正常的會計工作秩序產(chǎn)生了不利的影響。因此，實行會計電算化后，建立健全會計電算化內(nèi)部管理制度是十分必要的。 
　　 
　　（二）會計電算化內(nèi)部管理制度的種類及其主要內(nèi)容 

　　從廣義上說，一個單位的會計電算化就是單位實行會計電算化后完整的內(nèi)部會計管理制度體系。但目前一般所說的會計電算化內(nèi)部管理制度是指與會計電算化有關(guān)的內(nèi)部管理制度。 

　　財政部1996年6月10日發(fā)布的《會計電算化工作規(guī)范》提出:“開展會計電算化的單位應(yīng)根據(jù)工作需要，建立健全包括會計電算化崗位責(zé)任制、會計電算化操作管理制度、計算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化會計檔案管理制度的會計電算化內(nèi)部管理制度，保證會計電算化工作的順利開展”。并提出了各項會計電算化內(nèi)部管理制度的基本要求和基本內(nèi)容。 

　　1.會計電算化崗位責(zé)任制 

　　實行會計電算化的單位，要建立會計電算化崗位責(zé)任制，要明確每個工作崗位的職責(zé)范圍，切實做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查。建立會計電算化崗位責(zé)任制，定人員、定崗位、明確分工，各司其職，有利于會計工作程序化、規(guī)范化，有利于落實責(zé)任和會計人員鉆研分管業(yè)務(wù)，有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。 

　　按照這一原則和會計電算化工作的特點，實施會計電算化過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，對會計崗位的劃分進(jìn)行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。會計電算化后的工作崗位可分為基本會計崗位和電算化會計崗位。 

　　基本會計崗位可分為：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的工作崗位，電算化會計崗位和工作職責(zé)一般可劃分如下： 

　　（1）電算主管。負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運行工作，要求具備會計和計算機(jī)知識以及相關(guān)的會計電算化組織管理的經(jīng)驗。電算化主管可由會計主管兼任，采用中小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位。 

　�。�2）軟件操作。負(fù)責(zé)輸入記帳憑證和原始憑證等會計數(shù)據(jù)，輸出記帳憑證、會計帳簿、報表，和進(jìn)行部分會計數(shù)據(jù)處理工作，要求具備會計軟件操作知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平。各單位應(yīng)鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任軟件操作崗位的工作。 

　�。�3）審核記帳。負(fù)責(zé)對輸入計算機(jī)的會計數(shù)據(jù)（記帳憑證和原始憑證等）進(jìn)行審核，以保證憑證的合法性、正確性和完整性，操作會計軟件登記機(jī)內(nèi)帳簿，對打印輸出的帳簿、報表進(jìn)行確認(rèn)。此崗要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化初級知識培訓(xùn)的水平，可由主管會計兼任。 

　　（4）電算維護(hù)。負(fù)責(zé)保證計算機(jī)硬件、軟件的正常運行，管理機(jī)內(nèi)會計數(shù)據(jù)。此崗要求具備計算機(jī)和會計知識，經(jīng)過會計電算化中級知識培訓(xùn)。采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，應(yīng)設(shè)立此崗位，此崗在大中型企業(yè)中應(yīng)由專職人員擔(dān)任。維護(hù)員一般不對實際會計數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。 

　�。�5）電算審查。負(fù)責(zé)監(jiān)督計算機(jī)及會計軟件系統(tǒng)的運行，防止利用計算機(jī)進(jìn)行舞弊。審查人員要求具備會計和計算機(jī)知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平，此崗可由會計稽核人員兼任。采用大型、小型計算機(jī)和大型會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位。 

　�。�6）數(shù)據(jù)分析。負(fù)責(zé)對計算機(jī)內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，要求具備計算機(jī)和會計知識，達(dá)到會計電算化中級知識培訓(xùn)的水平。采用大型、小型計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會計軟件的單位，可設(shè)立此崗位，由主管會計兼任。 

　　（7）會計檔案資料保管員：負(fù)責(zé)存檔數(shù)據(jù)軟盤、程序軟盤,輸出的帳表、憑證和各種會計檔案資料的保管工作，做好軟盤、數(shù)據(jù)及資料的安全保密工作。
 
　　（8）軟件開發(fā)。由本單位人員進(jìn)行會計軟件開發(fā)的單位，還可設(shè)立軟件開發(fā)崗位，主要負(fù)責(zé)本單位會計軟件的開發(fā)和軟件維護(hù)工作。 

　　實施會計電算化過程中，各單位可根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求對上述電算化會計崗位進(jìn)行必要的調(diào)整，基本會計崗位和電算化會計崗位，可在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。中小型單位和使用小規(guī)模會計電算化系統(tǒng)的單位，可根據(jù)本單位的工作情況，設(shè)立一些必要的電算化崗位，可由一人兼任多個崗位。 

　　2.會計電算化操作管理制度 

　　單位實現(xiàn)會計電算化后，會計人員必須操作計算機(jī)才能進(jìn)行會計核算工作，如果操作不正確會造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞或丟失，影響系統(tǒng)的正常運行。因此，必須通過對系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運行，完成會計核算工作，保證會計信息的安全與完整。會計電算化操作管理制度的主要內(nèi)容包括： 

　�。�1）明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換操作員的密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計軟件。 

　�。�2）預(yù)防已輸入計算機(jī)的原始憑證和記帳憑證等會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)帳簿，保證會計數(shù)據(jù)正確合法。 

　�。�3）操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會計軟件，否則密碼的防線就會失去作用，會給無關(guān)人員操作軟件留下機(jī)會。 

　�。�4）根據(jù)本單位實際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄、記錄操作人、操作時間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。 

　�。�5）必要的防范計算機(jī)病毒的措施和制度。 

　　3.計算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度 

　　主要內(nèi)容包括： 

　�。�1）計算機(jī)硬件設(shè)備維護(hù)管理。保證機(jī)房設(shè)備安全和計算機(jī)正常運行是進(jìn)行會計電算化的前提條件，要經(jīng)常對有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故的發(fā)生。 

　　硬件維護(hù)工作中，小故障一般由本單位的電算化維護(hù)人員負(fù)責(zé)，較大的故障應(yīng)及時與硬件生產(chǎn)或銷售廠家聯(lián)系解決。 

　�。�2）會計軟件和系統(tǒng)軟件的維護(hù)管理。系統(tǒng)軟件維護(hù)的主要任務(wù)是，檢查系統(tǒng)文件的完整性，系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改，以保證系統(tǒng)軟件的正常運行。會計軟件的維護(hù)是會計電算化軟件系統(tǒng)維護(hù)的主要工作，包括操作維護(hù)與程序維護(hù)兩方面。會計軟件維護(hù)主要有以下內(nèi)容： 

　　●操作維護(hù)是日常維護(hù)工作，如通過操作軟件進(jìn)行索引,刪除系統(tǒng)垃圾文件等。
 
　　●在日常使用軟件過程中發(fā)現(xiàn)的問題，如不及時解決，將影響到企業(yè)正常的會計工作。在這種情況下，系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)盡早排除障礙，如不能排除，應(yīng)馬上求助于財會電算公司的專職維護(hù)人員或本單位的軟件開發(fā)人員。 

　　●對于使用商品化會計軟件的單位，軟件的修改、版本升級等程序維護(hù)是由軟件開發(fā)廠家負(fù)責(zé)的，單位的軟件維護(hù)人員的主要任務(wù)是與軟件開發(fā)銷售單位進(jìn)行聯(lián)系，及時得到新版會計軟件。 

　　●對于自行開發(fā)軟件的單位，程序維護(hù)則包括了正確性維護(hù)、完善性維護(hù)和適應(yīng)性維護(hù)等內(nèi)容。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指當(dāng)單位的會計工作發(fā)生變化時，為適應(yīng)變化了的工作而進(jìn)行的修改活動；完善性維護(hù)是為了修改已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動。單位一般應(yīng)配備專職系統(tǒng)維護(hù)員進(jìn)行程序維護(hù)。 

　　●對正在使用的會計核算軟件進(jìn)行修改，對通用會計軟件進(jìn)行升版和計算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)。在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實際會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。 

　　●系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)會計軟件的維護(hù)工作，及時排除故障，確保系統(tǒng)的正常運行。 

　�。�3）會計數(shù)據(jù)的安全維護(hù)管理。會計數(shù)據(jù)的安全維護(hù)是為了確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，主要內(nèi)容包括：必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數(shù)據(jù)的丟失,每日必須對計算機(jī)內(nèi)的會計資料在計算機(jī)硬盤中進(jìn)行備份。對磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。系統(tǒng)維護(hù)一般由系統(tǒng)維護(hù)員或指定的專人負(fù)責(zé)，數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員等其他人員不得進(jìn)行維護(hù)操作。另外，應(yīng)制定會計電算化系統(tǒng)發(fā)生意外事故時會計數(shù)據(jù)的維護(hù)制度，以解決因發(fā)生意外事故而使數(shù)據(jù)混亂或丟失的問題。 

　　總之，實現(xiàn)會計電算化的單位，必須健全計算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時進(jìn)行排除的管理措施，保證會計數(shù)據(jù)的完整性。 
　　 
　　4.電算化會計檔案管理制度 

　　電算化會計檔案，是指存儲在計算機(jī)中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機(jī)打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù),以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計檔案具有磁性化、不可見及易修改的特點，因此，電算化會計檔案管理是非常重要的會計基礎(chǔ)工作，單位必須加強(qiáng)對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度,并由專人負(fù)責(zé)管理。主要內(nèi)容包括： 

　�。�1）對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵等工作，重要會計檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個不同的地點。 

　　（2）采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進(jìn)行檢查，定期進(jìn)行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案。 

　�。�3）會計軟件的全套文檔資料及會計軟件程序視同會計檔案保管，保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。但一般情況下，單位如遇到會計軟件升級、更換以及會計軟件運行環(huán)境改變的情況時，舊版本會計軟件及相關(guān)的文檔資料應(yīng)與該軟件使用期的會計資料一并歸檔。 

　　單位內(nèi)部會計管理制度包括哪些內(nèi)容，主要取決于單位內(nèi)部經(jīng)營管理的需要，不同類型的單位對內(nèi)部會計管理制度有不同的要求，各單位在開展會計電算化工作過程，應(yīng)結(jié)合本單位的實際情況，參照上述四個方面的制度，制定適合本單位經(jīng)營管理需要的內(nèi)部會計管理制度，并在工作中逐步完善。另外，建立會計電算化內(nèi)部管理制度，除了要遵守手工方式建立內(nèi)部會計管理制度的原則外，還要充分考慮計算機(jī)信息系統(tǒng)管理的特點。具體來說，一方面要保證利用計算機(jī)進(jìn)行會計核算數(shù)據(jù)的真實性、正確性和完整性，保證會計工作秩序的正常進(jìn)行，維護(hù)單位財產(chǎn)和貨幣資金的安全與完整；另一方面還要保證應(yīng)用到會計工作中的計算機(jī)硬件設(shè)備、計算機(jī)軟件和計算機(jī)中會計數(shù)據(jù)的安全可靠。最后，電算化內(nèi)部制度建立后，抓落實是非常重要的環(huán)節(jié)，要定期對各項制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，并有相應(yīng)獎罰措施。