會(huì)計(jì)電算化商品軟件的特點(diǎn)及其選擇

　　一、 會(huì)計(jì)電算化商品軟件的特點(diǎn)
    
　　商品化會(huì)計(jì)軟件是指銷售公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)、開發(fā)，并作為軟件商品在市場銷售的會(huì)計(jì)軟件。商品化會(huì)計(jì)軟件一般具有以下特點(diǎn)：
    
　�。ㄒ唬� 通用性
    
　　軟件的通用性有兩方面含義：一是縱向的通用，即軟件能適應(yīng)一個(gè)單位有同時(shí)期的會(huì)計(jì)工作變化的需要；一是橫向的通用，即滿足不同單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的不同需要。
    
　�。ǘ�） 保密性
    
　　這里所說的保密性是指銷售廠家的商品化會(huì)計(jì)軟件對(duì)用戶的保密性。商品化軟件不給用戶提供源程序代碼，只提供經(jīng)過加密的軟件。這是因?yàn)殚_發(fā)會(huì)計(jì)軟件的廠家，在開發(fā)過程中，投入了大量的人力、物力、財(cái)力，因此開發(fā)出來的商品化會(huì)計(jì)軟件是商品化會(huì)計(jì)軟件廠家的成果。他們要采取許多加密措施，以防止他人模仿、拷貝。因而一般不會(huì)提供給用戶可讀的源的程序代碼，他們提供給用戶的是已經(jīng)編譯過的而且已加密的會(huì)計(jì)軟件。
    
　　（三） 軟件由廠家統(tǒng)一維護(hù)與更新
    
　　對(duì)于一般的會(huì)計(jì)軟件，如果不是開發(fā)人員，其他人員要對(duì)其進(jìn)行維護(hù)是很費(fèi)力的，而對(duì)于商品化的會(huì)計(jì)軟件，由于廠家對(duì)其加密，這就使得用戶維護(hù)會(huì)計(jì)軟件幾乎成為不可能的事情，因此，會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)與版本更新一般由會(huì)計(jì)軟件的生產(chǎn)廠家或其指定的維護(hù)單位負(fù)責(zé)。目前我國的商品化會(huì)計(jì)軟件生產(chǎn)廠家一般都實(shí)行終身維護(hù)，也有級(jí)少數(shù)廠家提供用戶源程序代碼，但不負(fù)責(zé)維護(hù)。
    
　�。ㄋ模� 與專用軟件相對(duì)比，易學(xué)隆較弱
    
　　商品化會(huì)計(jì)軟件較專用軟件難于學(xué)會(huì)使用，主要有兩方面的原因：一是專用軟件是按使用單位會(huì)計(jì)人員的用戶需求專門設(shè)計(jì)的，因此符合用戶的日常習(xí)慣，用戶用起來方便，有一種親切感。而商品化會(huì)計(jì)軟件，是針對(duì)不同單位有同會(huì)計(jì)人員的共同需求設(shè)計(jì)的。因此，要想讓商品化軟件滿足不同單位不同會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣，則很困難，要完全滿足則更不可能。這就需要購買會(huì)計(jì)軟件的會(huì)計(jì)人員改變自已的習(xí)慣，去適應(yīng)商品化軟件的要求，這樣學(xué)起來較難。一是商品化軟件為了實(shí)現(xiàn)通用性，軟件中一般都設(shè)有初始化設(shè)置和自定義功能，用戶要學(xué)會(huì)使用這些自定義功能較困難。

　　但是，須強(qiáng)調(diào)指出：第一，易學(xué)性較弱是與開發(fā)效果較好的專用軟件相比來說的，是相對(duì)的，不是絕對(duì)的；第二，學(xué)會(huì)較難，并不說明軟件易使用性差；相反，一旦學(xué)會(huì)使用，操作起來一般都比專用軟件靈活、方便。
    
　�。ㄎ澹� 與專用會(huì)計(jì)軟件相比，初始化工作量大
    
　　由于商品化會(huì)計(jì)軟件要滿足不同單位的不同要求。因此，在通用化的商品會(huì)計(jì)軟件中同般都安排一個(gè)初始設(shè)置模塊。在此模塊中，有大量的初始化工作要做。例如：定義科目余額懺悔（借方余額還是貸方余額）、定義科目級(jí)別、定義賬簿燈別、定義金額的結(jié)算級(jí)別、定義記賬憑證類型（有些單位將記賬憑證分為收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證；也有的單位將記賬憑證分為"現(xiàn)收"、"現(xiàn)付"、"銀收"、"銀付"和"轉(zhuǎn)賬"等五種憑證；也有的單位不分類型）。初始化工作中還應(yīng)定義運(yùn)算公式、傳輸方式、打印輸出的賬表格式、定義操作人員崗位分工情況（包括姓名、操作權(quán)限、操作密碼等）。
    
　　二、 會(huì)計(jì)電算化商品軟件的選擇原則
    
　　一般說來，單位在購買商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，應(yīng)從以下四個(gè)方面進(jìn)行考查與選擇。

　�。ㄒ唬� 商品化會(huì)計(jì)軟件是否符合國家統(tǒng)一要求

　　會(huì)計(jì)工作要遵循全國統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和其他財(cái)經(jīng)制度中的有關(guān)規(guī)定，對(duì)執(zhí)行和完成會(huì)計(jì)工作的商品化會(huì)計(jì)軟件也不例外。對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件來說，應(yīng)滿足國家有關(guān)會(huì)計(jì)軟件的管理規(guī)定。目前，應(yīng)滿足財(cái)政部1994年6月頒布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》中的有關(guān)要求和規(guī)定。此文件中對(duì)"會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入"、"會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸出"、"會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的處理"和"會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全"都作了相當(dāng)詳細(xì)和具體的說明，會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)設(shè)計(jì)者應(yīng)依此《規(guī)范》進(jìn)行開發(fā)和設(shè)計(jì)，開展會(huì)計(jì)電算化的單位也應(yīng)按此《規(guī)范》進(jìn)行考查與選擇商品化會(huì)計(jì)軟件。

　　由于商品化會(huì)計(jì)軟件需要通過評(píng)審，以評(píng)價(jià)其是否符合國家的統(tǒng)一棣。所以，單位的這項(xiàng)工作已由各級(jí)財(cái)政部門或主管部門代為執(zhí)行了，單位只需考查商品化會(huì)計(jì)軟件是否已通過省級(jí)以上（含省級(jí)）財(cái)政部門的評(píng)審即可。
    
　　（二） 商品化會(huì)計(jì)軟件是否具有實(shí)用性和先進(jìn)性
    
　　單位在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，還應(yīng)考查商品化軟件在本單位使用是否實(shí)用，與其他商品化會(huì)計(jì)軟件相比是否先進(jìn)，即評(píng)價(jià)商品化會(huì)計(jì)軟件的實(shí)用性與先進(jìn)性。一般應(yīng)從以下六個(gè)方面評(píng)價(jià)商品化軟件的實(shí)用性與先進(jìn)性。
    
　　1． 適用性
    
　　適用性主要指商品化會(huì)計(jì)軟件適于本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的性能要求，具體來說，主要包括以下四個(gè)要求：
    
　　（1） 輸出要求。主要是指商品化會(huì)計(jì)軟件能輸出哪些信息，輸出的賬表級(jí)其他信息的格式是否滿足本單位輸出要求。
    
　　（2） 輸出要求。主要指商品化會(huì)計(jì)軟件是否能正確錄入本單位所需的各類會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；每類數(shù)據(jù)的錄入項(xiàng)目是否齊全，比如記賬憑證的錄入至少應(yīng)包括：憑證日期、憑證編號(hào)、會(huì)計(jì)科目或編號(hào)（以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，應(yīng)錄提示該編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱）、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)摘要、借方（或貸方）金額等。
    
　�。�3） 處理要求。主要指會(huì)計(jì)軟件提供的處理功能是否滿足本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的要求。應(yīng)考查所提供的處理功能是否齊全。這些處理功能的有效性如何。
    
　�。�4） 接口要求。主要包括從其他子系統(tǒng)或模塊接收數(shù)據(jù)的錄入接口要求和為其他子系統(tǒng)或模塊提供數(shù)據(jù)的輸出接口要求。單位應(yīng)從錄入接口和輸出接口兩方面考查商品化軟件是否滿足本單位軟件擴(kuò)充或數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)等實(shí)際需要。

　　在考查與選擇商品化會(huì)計(jì)軟件對(duì)以上要求的滿足情況時(shí)，我們應(yīng)按以下步驟進(jìn)行：
    
　　第一， 審查商品化會(huì)計(jì)軟件廠家提供的文檔資料。
    
　　第二， 通過操作淙，考查軟件。
    
　　第三， 通過實(shí)際數(shù)據(jù)，測(cè)試軟件。
    
　　2． 通用性
    
　　通用性是指商品淪會(huì)計(jì)軟件應(yīng)適應(yīng)不同的企事業(yè)單位或行政單位。現(xiàn)在的商品化會(huì)計(jì)軟件有的適用性較強(qiáng)；有的則需要進(jìn)行簡單的二次開發(fā)。單位若想選擇通用性較強(qiáng)的商品軟件，一般應(yīng)從以下幾個(gè)方面進(jìn)行考查：
    
　　（1） 各種自定義功能是否滿足使用單位的要求。對(duì)于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)不十分規(guī)范、變化較多的處理，通用軟件一般都是通過自定義功能來實(shí)現(xiàn)通用的。比如，通用報(bào)表生成系統(tǒng)，就應(yīng)由使用單位定義數(shù)據(jù)來源、報(bào)表項(xiàng)目及算法公式、打印格式等。
    
　�。�2） 各種編碼是否有由使用單位自定義的功能，是否有增刪改等維護(hù)功能。
    
　�。�3） 對(duì)一些無法趨勢(shì)實(shí)現(xiàn)通用的功能是否設(shè)有可選功能，以滿足通用性。例如，成本核算就可設(shè)置定額核算法、平行結(jié)轉(zhuǎn)法、分步法等各種成本核算的可選方法，由使用單位按需要選擇軟件中的某種成本核算方法。
    
　�。�4） 對(duì)一些變化較多的算法是否可由使用單位進(jìn)行自定義。例如，由使用單位自定義成本核算中的產(chǎn)品費(fèi)用的歸集公司式。
    
　　3． 安全可靠性

　　安全性是指商品化會(huì)計(jì)軟件防止會(huì)計(jì)信息被泄露和破壞的能力�？煽啃允侵干唐坊�軟件防錯(cuò)、查錯(cuò)、糾錯(cuò)的能力。
一般來說，考查商品化會(huì)計(jì)軟件的安全可靠性主要應(yīng)從以下幾方面進(jìn)行考查：
    
　�。�1） 各種安全可靠保證措施的完備性。一般情況下，由人工錄入的每一個(gè)安段都應(yīng)有可靠保證措施：由計(jì)算機(jī)接受的錄入數(shù)據(jù)應(yīng)有校驗(yàn)措施；機(jī)內(nèi)存放的數(shù)據(jù)或所輸出的信息應(yīng)進(jìn)行加密；對(duì)重要的模塊或子系統(tǒng)應(yīng)有存取權(quán)限控制等。
    
　�。�2） 安全可靠措施的有效性。一些軟件雖然設(shè)置了各種安全可靠性措施，但其實(shí)際運(yùn)行卻沒有達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)，或者本身就不合理。
    
　　（3） 安全可靠性措施的實(shí)用性。例如，對(duì)錄入憑證的校驗(yàn)，用屏幕顯示審核就不如打印清單，由人工復(fù)核實(shí)用。又例如，在本單位錄入人員漢字錄入水平較高的情況下，直接錄入漢字，就比錄入代碼實(shí)用。
    
　　4． 易使用性

　　易使用性是指商品化會(huì)計(jì)軟件易學(xué)、易操作的性能。評(píng)價(jià)商品化會(huì)計(jì)軟件的易使用性主要從以下幾方面進(jìn)行：
    
　�。�1） 軟件資料的質(zhì)量優(yōu)劣；
    
　　（2） 廠家提供的技術(shù)培訓(xùn)服務(wù)，其質(zhì)量與效果如何；
    
　　（3） 軟件是否便于操作。從以下幾點(diǎn)考查：
    
　�、俨僮魇欠窈唵巍⒅庇^；
    
　�、诓僮魇欠穹�合會(huì)計(jì)人員的習(xí)慣，這主要指操作和諧和操作提示用語是否專業(yè)化和規(guī)范化；
    
　�、鄹鞣N自定義功能、控制措施的使用是否簡單實(shí)用；
    
　�、苁欠癖M量減少人工干涉；
    　
　�、莓嬅姘捣癯朔�明了，即畫面上的內(nèi)容是否簡潔，用語是否規(guī)范化，顏色是否適中，便于操作人員辨認(rèn)。
    
　　5． 運(yùn)行環(huán)境
    
　　商品化會(huì)計(jì)軟件的運(yùn)行環(huán)境包括硬件環(huán)境與軟件環(huán)境兩部分。硬件環(huán)境是指主機(jī)、內(nèi)存、外存（硬盤容量）、顯示器、打印機(jī)等。軟件環(huán)境是指支持商品化會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行的系統(tǒng)軟件（包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等）�？疾樯唐坊瘯�(huì)計(jì)軟件對(duì)硬軟件環(huán)境的要求，使用單位是否能提供和滿足。
    
　　6． 先進(jìn)性
    
　　商品化會(huì)計(jì)軟件在同類產(chǎn)品中的先進(jìn)程度，包括安全性、可靠性、功能的完備性、通用性、運(yùn)行效率性等。先進(jìn)性是單位選擇商品化軟件的因素之一，對(duì)會(huì)計(jì)工作來說，主要應(yīng)考查其實(shí)用性，即上面講述的前五個(gè)方面。
    
　�。ㄈ�）極管商品化會(huì)計(jì)軟件廠家的信譽(yù)和售后服務(wù)

　　單位在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件時(shí)，必須對(duì)軟件制造與經(jīng)銷的廠家（或公司）進(jìn)行考查，看他們的商譽(yù)與售后服務(wù)。
    
　　商譽(yù)主要指軟件制造與經(jīng)銷廠家（或公司）是否重信譽(yù)、守合同。

　　售后服務(wù)主要包括以下方面：
    
　　1． 操作培訓(xùn)

　　如果一個(gè)軟件制造或經(jīng)銷廠商沒有較強(qiáng)的增設(shè)力量及較好的培訓(xùn)水平，用戶購買軟件后就得不到好的應(yīng)用培訓(xùn)，那么使用效果必然事倍功半，甚至不能使用。
    
　　2． 售后維護(hù)

　　這項(xiàng)工作與應(yīng)用人員自身的會(huì)計(jì)素質(zhì)和計(jì)算機(jī)水平有關(guān)。目前，我國會(huì)計(jì)電算化工作剛剛起步，財(cái)會(huì)人員中的計(jì)算機(jī)水平一般較低，如果應(yīng)用過程中的疑問得不到及時(shí)指導(dǎo)與解決，勢(shì)必影響應(yīng)用人員的信心和會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用效果。因此，用戶應(yīng)錄把廠商能否提供優(yōu)質(zhì)的咨詢與維護(hù)服務(wù)俟為考查重點(diǎn)。對(duì)一些在全國有分支機(jī)構(gòu)（或代理機(jī)構(gòu)）的銷售廠商，用戶還必須考查其全國性經(jīng)銷服務(wù)網(wǎng)是否全面，能否保障其各地的分支機(jī)構(gòu)（或代理機(jī)構(gòu)）順利應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件。
    
　　3． 軟件保修
    
　　軟件保修指軟件出現(xiàn)損壞時(shí)，能否得到及時(shí)的修理與更換。
    
　　4． 版本更新
    
　　軟件版本更新主要指開發(fā)制造單位根據(jù)會(huì)計(jì)制度的變化和用戶單位具體問題及時(shí)地統(tǒng)一調(diào)整軟件與更新版本。這一工作關(guān)系到所應(yīng)用的軟件是否有后勁，應(yīng)用單位能否減少后期投入。
    
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　　成本效益分析主要是確定商品化軟件的購置費(fèi)用是否在于系統(tǒng)整個(gè)費(fèi)用中為商品化會(huì)計(jì)軟件所作的預(yù)算。一般說來，商品化會(huì)計(jì)軟件的購置費(fèi)用包括軟件費(fèi)用、技術(shù)培訓(xùn)費(fèi)、維護(hù)服務(wù)費(fèi)用、安裝費(fèi)以及其他配套費(fèi)用。單位一般應(yīng)確定幾個(gè)廠家產(chǎn)品的購置費(fèi)用，從中選擇購置費(fèi)用最低（肖三項(xiàng)條件又好）的軟件。
    
　　三、 選擇商品化會(huì)計(jì)軟件應(yīng)注意的問題
    
　　在選擇商品化會(huì)計(jì)軟件中應(yīng)注意以下問題：
    
　　1． 要注意購買原版的會(huì)計(jì)軟件。其原因有二：
    
　�。�1） 商品化會(huì)計(jì)軟件廠家只對(duì)原版軟件進(jìn)行維護(hù)和版本更新工作，因?yàn)榉窃�版軟件�?盜版"之嫌；
    
　　（2） 商品化會(huì)計(jì)軟件廠家對(duì)其軟件進(jìn)行了加密。用戶如購買其他拷貝軟件，有可能會(huì)出現(xiàn)軟件中數(shù)據(jù)的丟失、變化，甚至極有可能引入計(jì)算機(jī)病毒，影響會(huì)計(jì)工作的正常運(yùn)行。
    
　　2． 應(yīng)購買經(jīng)過財(cái)政部門評(píng)審的商品化軟件，其原因有四：
    
　�。�1） 通過財(cái)政部門評(píng)審的軟件是符合國家規(guī)定的軟件，只有通過財(cái)政部門評(píng)審的軟件才能代替手工記賬。
    
　�。�2） 通過評(píng)審的軟件是由有關(guān)專家進(jìn)行了詳細(xì)的測(cè)試后通過的，專家對(duì)軟件的評(píng)價(jià)比單位選購人員的評(píng)價(jià)要準(zhǔn)確全面得多。
    
　　（3） 有財(cái)政部門對(duì)有半軟件的鑒定材料。
    
　�。�4） 財(cái)政部門對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件的售后服務(wù)總是進(jìn)行晷管理，從而解決電算化的維護(hù)問題免去用戶的后顧之憂。
    
　　3． 應(yīng)注意商品化會(huì)計(jì)軟件是否對(duì)外提供有接口，接口是否符合要求
    
　　這主要有以下四個(gè)原因：
    
　�。�1） 商品化會(huì)計(jì)軟件是通用軟件，單位有時(shí)需根據(jù)本單位的特點(diǎn)增加一些特殊功能。
    
　�。�2） 單位有可能只有某些應(yīng)用業(yè)務(wù)中作用商品化會(huì)計(jì)軟件，而其他應(yīng)用業(yè)務(wù)則需自行開發(fā)軟件，兩者需有機(jī)地結(jié)合起來。
    
　�。�3） 單位的會(huì)計(jì)電算化工作是不斷發(fā)展的，當(dāng)開展新的電算化項(xiàng)目時(shí)，它們需要與已購置的商品化會(huì)計(jì)軟件連接起來。
    
　�。�4） 單位有可能因某些應(yīng)用項(xiàng)目購買某一個(gè)廠家的軟件，而另一些應(yīng)用項(xiàng)目購買其他廠家的軟件，兩者需要連接成為一個(gè)系統(tǒng)。
    
　　4．應(yīng)注意廠家提供的文檔資料的質(zhì)量優(yōu)劣。一個(gè)好的會(huì)計(jì)電算化軟件應(yīng)包括程序與文檔兩部分內(nèi)容，許多使用單位不重視文檔資料。事實(shí)上，文檔資料對(duì)商品化會(huì)計(jì)軟件的選擇以及使用、維護(hù)都有著生要意義。