電費(fèi)會計(jì)核算軟件功能需求

    電費(fèi)核算存在許多問題，主要有：科目匯總不平衡，上下級往來核對不一致，應(yīng)收帳款長期未核對，價(jià)內(nèi)、價(jià)外電費(fèi)沒有分開核算，甚至對部分用戶的應(yīng)收款項(xiàng)沒建帳，收多少算多少等。造成這種狀況的原因有諸多方面。主觀上是電費(fèi)核算人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低、責(zé)任心不強(qiáng)，不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，也不愿主動(dòng)解決問題，這是其一；其二用電營業(yè)的財(cái)務(wù)核算一般由財(cái)務(wù)部門和用電管理部門交叉管理，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)而無人事管理權(quán)，用電部門負(fù)責(zé)具體運(yùn)作，大多又不懂財(cái)務(wù)，所以對這塊工作有些措施很難落實(shí)，出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，結(jié)果是雙方都疏于管理。客觀上是工作量大，核算內(nèi)容復(fù)雜，人員少，而且大部分單位沿用手工核算，即使運(yùn)用計(jì)算機(jī)核算，到目前為止，還沒有一套針對電費(fèi)核算特點(diǎn)的軟件，使用起來非常勉強(qiáng)。對這些問題上級主管部門非常重視，各供電單位也進(jìn)行過清理。但由于涉及的時(shí)間長、工作量大，大部分單位沒有結(jié)果；少數(shù)單位進(jìn)行了徹底清理，也經(jīng)常出現(xiàn)反復(fù)，或前清后亂。因此，要完全解決電費(fèi)核算問題，提高用電管理水平，除了加強(qiáng)管理、配備得力人員外，開發(fā)統(tǒng)一的、適用的電費(fèi)會計(jì)核算程序刻不容緩。本文就電費(fèi)會計(jì)核算程序所必備的功能以及應(yīng)考慮的問題作一些討論。
　　
　　一般的功能要求：第一，滿足財(cái)政部規(guī)定的核算規(guī)則；第二，網(wǎng)絡(luò)共享，多用戶并發(fā)操作；第三，自動(dòng)化：各種初始信息及各種設(shè)置可通過程序引導(dǎo)實(shí)現(xiàn)；第四，實(shí)時(shí)匯總、跨月計(jì)賬、結(jié)賬、自動(dòng)轉(zhuǎn)帳等。
　　
　　除了具備以上一般會計(jì)軟件都應(yīng)具有的功能外，還必須滿足電費(fèi)會計(jì)核算的特殊要求。

　　一、自動(dòng)取數(shù)

　　用電部門經(jīng)過抄表、計(jì)算、審核到電費(fèi)清單的最后出臺，時(shí)間已到月底，遇到特殊情況，甚至推到次月。電費(fèi)會計(jì)要等到清單出來才能制作憑證、記帳、匯總。眾所周知，一個(gè)供電單位面對的用戶數(shù)量少則幾百，多則上千上萬。隨著電網(wǎng)改造的進(jìn)行以及裝表到戶、計(jì)量到戶的逐步推行，需要單獨(dú)核算的用戶數(shù)量將不斷增加。面對這樣多的用戶，在很短的時(shí)間內(nèi)，要保證核算質(zhì)量確實(shí)存在很多困難�，F(xiàn)在各單位一般都有自己的電費(fèi)計(jì)算軟件，為了避免繁重的重復(fù)勞動(dòng)，提高效率，減少差錯(cuò)，新開發(fā)的電費(fèi)會計(jì)核算軟件應(yīng)有這樣一個(gè)接口，能將已有的電費(fèi)數(shù)據(jù)資源直接地自動(dòng)地轉(zhuǎn)化為本系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。由于各單位情況有一定差異，管理模式不一，電費(fèi)計(jì)算程序也五花八門，而且在未來的時(shí)間還可能變換，因此，需要尋找一個(gè)通用的轉(zhuǎn)換平臺。最好的辦法是能有一套集電費(fèi)計(jì)算、會計(jì)核算于一體的軟件，這樣就可實(shí)現(xiàn)無障礙的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。筆者認(rèn)為這是可行的。現(xiàn)時(shí)各單位的電費(fèi)計(jì)算軟件之所以未能統(tǒng)一，一方面是由于沒有統(tǒng)一組織開發(fā)；另一方面是過分強(qiáng)調(diào)各單位的特殊情況，日常操作的隨意性大，而忽視了最基本的共同點(diǎn)：電價(jià)的規(guī)定是統(tǒng)一的，電度的計(jì)量方法是統(tǒng)一的，電費(fèi)的計(jì)算方法也無不同。只要抓住這些共同點(diǎn)，同時(shí)使軟件的功能盡量靈活通用，這樣既滿足了使用者的要求，又反過來規(guī)范了操作行為，克服隨意性。

　　二、特殊的帳本格式和輸入模式

　　電費(fèi)會計(jì)核算的主要內(nèi)容是應(yīng)收用戶電費(fèi)的核算，具體的核算科目就是“應(yīng)收帳款”。它有兩個(gè)特點(diǎn)：一是用戶特別多，少則幾百，多則成千上萬；二是代收款項(xiàng)多。既包括形成企業(yè)收入的營業(yè)收入的價(jià)內(nèi)電費(fèi)，也包括為政府代收的三峽建設(shè)資金、電力建設(shè)資金、重點(diǎn)建設(shè)資金、價(jià)格調(diào)節(jié)基金等。
　　
　　上述這些電費(fèi)項(xiàng)目作為用戶都毫無區(qū)別地當(dāng)作電費(fèi)支出，應(yīng)付款項(xiàng)一般都在“應(yīng)付帳款”科目中核算，而供電單位則要求區(qū)分開來分別核算。在手工核算方式下，要解決這個(gè)矛盾非常困難：第一，如果將各電費(fèi)項(xiàng)目分開核算，就要對每個(gè)用戶設(shè)立多個(gè)明細(xì)帳，它的科目體系將會十分龐大；第二，將原來一筆分錄、一個(gè)數(shù)字就能反映的內(nèi)容生硬地分為多個(gè)分錄、多個(gè)數(shù)字來反映，記帳過程也要重復(fù)幾次，使工作量增加了幾倍；第三，把電費(fèi)分項(xiàng)目核算，極不利于查帳、統(tǒng)計(jì)和與用戶對帳。比如說某用戶交來10萬元電費(fèi)，我們分別計(jì)入價(jià)內(nèi)電費(fèi)4萬，三峽資金3萬，電建資金3萬，如果要通過帳本查找這10萬元電費(fèi)就要分別翻出這個(gè)用戶的所有明細(xì)帳，確定憑證編號找出計(jì)入各明細(xì)帳的4萬、3萬、3萬，再經(jīng)過計(jì)算才能確認(rèn)用戶交來的10萬元。電費(fèi)統(tǒng)計(jì)、與用戶對帳的過程也大致如此。各供電單位沒分開核算，原因就在于此。如果不分開核算，則每個(gè)用戶各電費(fèi)項(xiàng)目應(yīng)收、實(shí)收、欠收是多少，需付給政府各種代收款是多少等都是一筆糊涂帳。去年核銷重點(diǎn)建設(shè)資金時(shí)，落實(shí)到各用戶的核銷額就是“摸腦殼”確定的，缺少合理性，產(chǎn)生過許多矛盾。
　　
　　要使這套程序適合電費(fèi)核算，必須解決上述的矛盾。傳統(tǒng)的帳本格式有“三欄式”和“多欄式”兩種，“三欄式”帳本可反映某一對象的借方、貸方發(fā)生額和余額；“多欄式”帳本可在一個(gè)帳頁上顯示多個(gè)核算對象，但它只能反映某一計(jì)帳方向的發(fā)生額。如果結(jié)合這兩種格式的特點(diǎn)，對“應(yīng)收帳款”科目采用一種新的帳本格式，暫且叫作“多欄式”(格式如圖1)。它的特點(diǎn)是在一個(gè)帳頁上可反映多個(gè)核算對象，每個(gè)核算對象都有借方、貸方發(fā)生額和余額，“總額”欄的各項(xiàng)分別等于后面各欄相應(yīng)各項(xiàng)之和。這樣無需擴(kuò)大科目體系，既可滿足分電費(fèi)項(xiàng)目核算的需要，查帳、對帳也極為方便。

　　確定了帳本格式，那么對“應(yīng)收帳款”科目核算內(nèi)容的輸入模式也基本可以確定。筆者提供一個(gè)參考模式如圖2。這種模式的優(yōu)點(diǎn)是：(1)與帳頁格式相對應(yīng)；(2)輸入直觀、方便，輸入每個(gè)用戶的發(fā)生額時(shí)，提供各電費(fèi)項(xiàng)的當(dāng)期時(shí)點(diǎn)的余額，方便電費(fèi)金額的輸入和在各項(xiàng)目間的分配；(3)可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，減少在憑證輸入過程中的計(jì)算量。

　　三、電費(fèi)違約金的計(jì)算

　　《供電營業(yè)規(guī)則》明文規(guī)定：用戶在供電企業(yè)規(guī)定的期限內(nèi)未交清電費(fèi)時(shí)，應(yīng)承擔(dān)電費(fèi)滯納的違約責(zé)任。電費(fèi)違約金從逾期之日起計(jì)算至交納日止。這為向欠費(fèi)用戶收取違約金提供了法律依據(jù)。收取違約金是催收電費(fèi)的經(jīng)濟(jì)手段，也為電力企業(yè)資金被占用提供了一條補(bǔ)償渠道，甚至可能成為企業(yè)的增利因素。
　　
　　利用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑹惯`約金的計(jì)算快速、準(zhǔn)確，但還有以下幾個(gè)問題需要明確。

　　(一)是計(jì)單息還是計(jì)復(fù)息

　　《供電營業(yè)規(guī)則》只規(guī)定了收取違約滯納金的范圍和收取的比例，未規(guī)定究竟是按單總計(jì)算還是接復(fù)息計(jì)算。根據(jù)數(shù)學(xué)推斷：如果按復(fù)息計(jì)算，那么在其他因素不變的情況下，無論計(jì)算幾次，在什么時(shí)候計(jì)算都不會影響一年內(nèi)應(yīng)收違約金的總額；如果按單息計(jì)算，那么計(jì)息周期或計(jì)算次數(shù)不同，一年內(nèi)應(yīng)收的違約金總額也會不同，計(jì)算周期短、計(jì)算次數(shù)多，一年內(nèi)應(yīng)收違約金總額越大（假如每天計(jì)算一次，就相當(dāng)于按復(fù)息總計(jì)算），反之越小。依據(jù)以上推斷，按單息計(jì)算，人為因素會影響違約金的計(jì)算；計(jì)復(fù)息則更公平、更科學(xué)、更精確。

　　(二)是按新欠先還的原則還是按老欠先還的原則確認(rèn)新老欠費(fèi)

　　《供電營業(yè)規(guī)則》對這個(gè)問題未作規(guī)定。除居民用戶之外的用戶新、老欠費(fèi)計(jì)收違約金的比例分別為千分之二、千分之三，如果按新欠先還的原則，計(jì)收的違約金會更多，對供電方有利，反之則對欠費(fèi)用戶方有利。這個(gè)問題直接關(guān)系到供電方與欠費(fèi)用戶方的經(jīng)濟(jì)利益，有可能會引起一些經(jīng)濟(jì)爭端。所以要么通過一定的法律形式確定這種確認(rèn)原則；要么從用戶的利益考慮，按對用戶有利的原則確認(rèn)。而計(jì)算機(jī)程序應(yīng)提供任選這兩種確認(rèn)原則的可能。

　　(三)是按權(quán)責(zé)發(fā)生制核算還是按收付實(shí)現(xiàn)制核算

　　權(quán)責(zé)發(fā)生制是會計(jì)核算的基本核算方法，凡歸屬本期的收入，無論款項(xiàng)在本期收到與否，都作為本期收入；凡屬本期的費(fèi)用，無論款項(xiàng)在本期是否支出，都作為本期費(fèi)用�！镀髽I(yè)會計(jì)準(zhǔn)則——收入》規(guī)定的收入確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)比較原則，使企業(yè)在確認(rèn)收入時(shí)具有一定的自主權(quán)。而在財(cái)政部同時(shí)印發(fā)的該準(zhǔn)則指南中指出，收取其他企業(yè)的違約金不屬該準(zhǔn)則規(guī)范的范疇，這使得企業(yè)在確認(rèn)違約金的歸屬期時(shí)具有更大的選擇權(quán)。如果按本期計(jì)算的應(yīng)收違約金確認(rèn)收入，根據(jù)現(xiàn)行稅法，應(yīng)計(jì)交增值稅以及附征的城建稅、教育附加。假設(shè)某企業(yè)不包括這塊收入已有利潤，那么這塊增加的收入還需繳納企業(yè)所得稅。按現(xiàn)時(shí)的稅費(fèi)比例計(jì)算總共應(yīng)交稅費(fèi)占應(yīng)計(jì)收入的43．7％。企業(yè)為了這些不知何時(shí)才能兌現(xiàn)的“空頭支票”，必須實(shí)實(shí)在在墊付一大筆稅費(fèi)。這對電力企業(yè)得不償失，也使本已十分緊張的資金狀況雪上加霜。
　　
　　基于以上分析，供電企業(yè)只能毫無選擇地在實(shí)際收到款項(xiàng)時(shí)確認(rèn)收入。但同時(shí)必需嚴(yán)格違約金的管理，強(qiáng)化違約金的催收。因此電費(fèi)核算程序應(yīng)有一個(gè)完備的電費(fèi)違約金備查系統(tǒng)，詳細(xì)記錄違約金的應(yīng)收、實(shí)收和余額。

　　四、強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)查詢系統(tǒng)

　　電費(fèi)回收困難的現(xiàn)狀促使電力企業(yè)不斷加大電費(fèi)的催收力度和考核力度，因而對電費(fèi)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、查詢以至分析顯得尤為重要。電費(fèi)核算軟件應(yīng)提供強(qiáng)大的功能滿足這種需要。根據(jù)不同人員的要求，特別需要按時(shí)段、按用戶區(qū)域、按用戶欠費(fèi)金額、按電價(jià)類別等查詢、統(tǒng)計(jì)功能以及以上各種口徑的組合查詢統(tǒng)計(jì)功能。這樣有利方便地把握電費(fèi)回收進(jìn)度、掌握回收動(dòng)態(tài)、確定催費(fèi)重點(diǎn)、找出欠費(fèi)原因、確定催費(fèi)措施，也有利于上級的考核。
　　
　　當(dāng)然，一套功能完善強(qiáng)大的電費(fèi)核算軟件遠(yuǎn)不止以上功能，也必然還有更多的問題需要考慮。筆者只希望以上的討論能對軟件的編制有一些幫助，盡快扭轉(zhuǎn)電費(fèi)核算的混亂局面，促使整個(gè)用電管理水平的提高。