| 31．怎樣填寫記賬憑證的編號？ --回頂部-- 給記賬憑證編號，是為了分清記賬憑證處理的先后順序，便于登記賬簿和進行記賬憑證與賬簿記錄的核對，防止會計憑證的丟失，并且方便日后查找。記賬憑證編號的方法有多種，一種是將財會部門內的全部記賬憑證作為一類統(tǒng)一編號，編為記字第××號；一種是分別按現(xiàn)金和銀行存款收入、現(xiàn)金和銀行存款付出以及轉賬業(yè)務三類進行編號，分別編為收字第××號、付字第××號、轉字第××號；還有一種是按現(xiàn)金收入、現(xiàn)金付出、銀行存款收入、銀行存款討出和轉賬五類進行編號，分別編為現(xiàn)收字第××號、現(xiàn)付字第××號、銀收字第××號、銀付字第××號、轉字第××號。當月記賬憑證的編號，可以在填寫記賬憑證的當日填寫，也可以在月末或裝訂憑證時填寫。記賬憑證無論是統(tǒng)一編號還是分類編號，均應分月份按自然數(shù)字順序連續(xù)編號。通常，一張記賬憑證編一個號，不得跳號、重號。 業(yè)務量大的單位，可使用“記賬憑證編號單”、按照本單位記賬憑證編號的方法，事先在編號單上印滿順序號、編號時用一個銷一個，由制證人注銷，在裝訂憑證時將編號單附上，使記賬憑證的編號和張數(shù)一目了然，方便查考。 復雜的會計事項，需要填制二張或二張以上的記賬憑證時，應編寫分號，即在原編記賬憑證號碼后面用分數(shù)的形式表示，如第8號記賬憑證需要填制二張記賬憑證，則第一張編號為8（1/2），第二張編號為8（2/2）。 32．怎樣計算和填寫所附原始憑證的張數(shù)？ --回頂部-- 記賬憑證一般應附有原始憑證，并注明其張數(shù)。凡屬收、付款業(yè)務的記賬憑證都必須有附件；職工出差借款的借據必須附在記賬憑證上，收回借款時應另開收據或退還經出納（收款人）簽名的借款結算聯(lián)；轉賬業(yè)務中，屬于攤提性質的經濟業(yè)務應有附件。附件的張數(shù)應用阿拉伯數(shù)字填寫。 記賬憑證張數(shù)計算的原則是：沒有經過匯總的原始憑證，按自然張數(shù)計算，有一張算一張；經過匯總的原始憑證，每一張匯總單或匯總表算一張。例如某職工填報的差旅費報銷單上附有車票、船票、住宿發(fā)票等原始憑證35張，35張原始憑證在差旅費報銷單上的“所附原始憑證張數(shù)”欄內已作了登記，在計算記賬憑證所附原始憑證張數(shù)時，這一張差旅費報銷單連同其所附的35張原始憑證一起只能算一張。財會部門編制的原始憑證匯總表所附的原始憑證，一般也作為附件的附件處理，原始憑證匯總表連同其所附的原始憑證算在一起作為一張附件填寫。但是，屬收、付款業(yè)務的，其附件張數(shù)的計算要作特殊情況處理，應把匯總表及所附的原始憑證或說明性質的材料均算在其張數(shù)內，有一張算一張。 當一張或幾張原始憑證涉及到幾張記賬憑證時，可將原始憑證附在其中一張主要的記賬憑證后面，并在摘要欄內注明“本憑證附件包括××號記賬憑證業(yè)務”字樣，在其他有關記賬憑證的摘要欄內注明“原始憑證附于××號記賬憑證后面”的字樣。 33．怎樣處理記賬憑證的附件？ --回頂部-- 在實際工作中記賬憑證所附的原始憑證種類繁多，為了便于日后的裝訂和保管，在填制記賬憑證的時候應對附件進行必要的外形加工。過寬過長的附件，應進行縱向和橫向的折疊。折疊后的附件外形尺寸，不應長于或寬于記賬憑證，同時還要便于翻閱；附件本身不必保留的部分可以裁掉，但不得因此影響原始憑證內容的完整；過窄過短的附件，不能直接裝訂時，應進行必要的加工后再粘貼于特制的原始憑證粘貼紙上，然后再裝訂粘貼紙。原始憑證粘貼紙的外形尺寸應與記賬憑證相同，紙上可先印一個合適的方框，各種不能直接裝訂的原始憑證，如汽車票、地鐵車票、市內公共汽車票、火車票、出租車票等，都應按類別整齊地粘貼于粘貼紙的方框之內，不得超出。粘貼時應橫向進行，從右至左，并應粘在原始憑證的左邊，逐張左移，后一張右邊壓位前一張的左邊，每張附件只粘左邊的0.6一1厘米長，粘牢即可。粘好以后要捏住記賬憑證的左上角向下抖幾下，看是否有未粘住或未粘牢的。最后還要在粘貼單的空白處分別寫出每一類原始憑證的張數(shù)、單價與總金額。如某人報銷差旅費，報銷單后面的粘貼單附有0.5元的市內公共汽車票20張， 1元的公共汽車票12張，285元的火車票1張，869元的飛機票1張，就應分別在汽車票一類下面空白處注明0.5×20＝10元，1×12＝12元，在火車票一類下面空白處注明285×1＝285元，在飛機票一類下面空白處注明869×1＝869元。這樣，萬一將來原始憑證不慎失落，也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證，而且也為計算附件張數(shù)提供了方便。 34．怎樣保管會計憑證？ --回頂部-- 保證會計憑證的安全與完整是全體財會人員的共同職責，在立卷存檔之前，會計憑證的保管由財會部門負責。保管過程中應注意以下問題： �。�1）會計憑證應及時傳遞，不得積壓。記賬憑證在裝訂成冊之前，原始憑證一般是用回形針或大頭針固定在記賬憑證后面，在這段時間內，凡使用記賬憑證的財會人員都有責任保管好原始憑證和記賬憑證。使用完后要及時傳遞，并且要嚴防在傳遞過程中散失。 （2）憑證在裝訂以后存檔以前，要妥善保管，防止受損、弄臟、霉爛以及鼠咬蟲蛀等。 （3）對于性質相同，數(shù)量過多或各種隨時需要查閱的原始憑證，如收、發(fā)料單，工資卡等，可以單獨裝訂保管，在封面上注明記賬憑證種類、日期、編號，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”和原始憑證的名稱及編號。 （4）各種經濟合同和涉外文件等憑證，應另編目錄，單獨裝訂保存，同時在記賬憑證上注明“附件另訂”。 （5）原始憑證不得外借，其他單位和個人經本單位領導批準調閱會計憑證，要填寫“會計檔案調閱表”，詳細填寫借閱會計憑證的名稱、調閱日期、調閱人姓名和工作單位、調閱理由、歸還日期、調閱批準人等。調閱人員一般不準將會計憑證攜帶外出。需復制的，要說明所復制的會計憑證名稱、張數(shù)，經本單位領導同意后在本單位財會人員監(jiān)督下進行，并應登記與簽字。 （6）會計憑證裝訂成冊后，應由專人負責分類保管，年終應登記歸檔。 35．會計憑證中對數(shù)字的書寫有什么要求？ --回頂部-- 依據財政部制定的會計基礎工作規(guī)范的要求，填制會計憑證，字跡必須清晰、工整，并符合下列要求： （1）阿拉伯數(shù)字應一個一個地寫，阿拉伯金額數(shù)字前應當書寫貨幣幣種符號（如人民幣符號“￥”）或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯金額數(shù)字之間不得留有空白。凡在阿拉伯金額數(shù)字前面寫有幣種符號的，數(shù)字后面不再寫貨幣單位（如人民幣“元”）。 （2）所有以元為單位（其他貨幣種類為貨幣基本單位、下同）的阿拉伯數(shù)字，除表示單價等情況外，一律在元位小數(shù)點后填寫到角分，無角分的，角、分位可寫“00”或符號“——”，有角無分的，分位應寫“0”，不得用符號“—”代替。 （3）漢字大寫金額數(shù)字，一律用正楷或行書書寫，如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、等易于辯認、不易涂改的字樣，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、或另、毛等簡化字代替，不得任意自造簡化字。 （4）大寫金額數(shù)字到元或角為止的、在“元”或“角”之后應寫“整”或“正”字；大寫金額數(shù)字有分的，分字后面不寫“整”字。 （5）大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱的，應當加填貨幣名稱（如“人民幣”三字），貨幣名稱與金額數(shù)字之間不得留有空白。 （6）阿拉伯金額數(shù)字中間有“0”時，大寫金額要寫“零”字，如人民幣101.50元，漢字大寫金額應寫成壹佰零壹元伍角整。阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”時，漢字大寫金額中可以只寫一個“零”字，如￥1004.56，漢字大寫金額應寫成壹仟零肆元伍角陸分。阿拉伯金額數(shù)字元位為“0”，或數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額可只寫一個“零”字，也可不寫“零”字。如￥1680.32，漢字大寫應寫成人民幣壹仟陸佰捌拾元叁角貳分。又如￥1600.32，漢字大寫應寫成人民幣壹仟陸佰元叁角貳分、或人民幣壹仟陸佰元零叁角貳分。 36．如何根據會計業(yè)務的特點書寫“摘要”？ --回頂部-- 會計憑證中有關經濟業(yè)務的內容摘要必須真實。在填寫“摘要”時，既要簡明，又要全面、清楚，應以說明問題為主。寫物要有品名、數(shù)量、單價；寫事要有過程；銀行結算憑證，要注明支票號碼、去向；送存款項，要注明現(xiàn)金、支票、匯票等。遇有沖轉業(yè)務，不應只寫沖轉，應寫明沖轉某年、某月、某日、某項經濟業(yè)務和憑證號碼，也不能只寫對方賬戶。要求“摘要”能夠正確地、完整地反映經濟活動和資金變化的來龍去脈，切忌含糊不清。 37．啟用賬簿有哪些基本要求？ --回頂部-- 為了保證會計賬簿記錄的合法性和資料的完整性，明確記賬責任、會計人員在啟用賬簿時，要填寫賬簿啟用表（即“經管人員一覽表”）。賬簿啟用表的填寫要求是： （1）填寫啟用日期和啟用賬簿的起止頁數(shù)。如啟用的是訂本式賬簿，起止頁數(shù)已經印好不需再填；啟用活頁式賬簿，起止頁數(shù)可等到裝訂成冊時再填。 （2）填寫記賬人員姓名和會計主管人員姓名并加蓋印章，以示慎重和負責。 （3）加蓋單位財務公章，以示嚴肅。 （4）當記賬人員或會計主管人員工作變動時，應辦好賬簿移交手續(xù)，并在啟用表上明確記錄交接日期及接辦人、監(jiān)交人的姓名，并加蓋公章。 38．登記賬簿有哪些基本要求？ --回頂部-- 為了保證賬簿記錄、成本計算和會計報表不出現(xiàn)差錯，登記賬簿必須根據審核無誤的記賬憑證進行。登記賬簿的基本要求是： （1）內容準確完整。 登記會計賬簿時，應當將會計憑證日期、編號、業(yè)務內容摘要、金額和其他有關資料逐項計入賬內，做到數(shù)字準確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。對于每一項會計事項，一方面要計入有關的總賬，另一方面要計入該總賬所屬的明細賬。賬簿記錄中的日期，應該填寫記賬憑證上的日期；以自制的原始憑證（如收料單、領料單等）作為記賬依據的，賬簿記錄中的日期應按有關自制憑證上的日期填列。 此外，負責登記賬簿的會計人員，在登記賬簿前，應對已經專門復核人員審查過的記賬憑證再復核一遍，這是崗位責任制和內部牽制制度的要求。如果記賬人員對記賬憑證中的某些問題弄不明白，可以向填制記賬憑證的人員或其他人員請教；如果認為記賬憑證的處理有錯誤，可暫停登記，及時向會計主管人員反映，由其作出更改或照登的決定。在任何情況下，凡不兼任填制記賬憑證工作的記賬人員都不得自行更改記賬憑證。 （2）登記賬簿要及時。 登記賬簿的間隔時間應該多長，沒有統(tǒng)一的規(guī)定，這要看本單位所采用的具體會計核算形式而定�？偟膩碚f是越短越好。一般情況下，總賬可以三五天登記一次；明細賬的登記時間間隔要短于總賬，日記賬和債權債務明細賬一般一天就要登記一次�，F(xiàn)金、銀行存款日記賬，應根據收、付款記賬憑證，隨時按照業(yè)務發(fā)生順序逐筆登記，每日終了應結出余額。經管現(xiàn)金和銀行存款日記賬的專門人員，必須每日掌握銀行存款和現(xiàn)金的實有數(shù)，謹防開出空頭支票和影響經營活動的正常用款。 （3）注明記賬符號。 登記完畢后，要在記賬憑證上簽名或者蓋章，并注明已經登賬的符號，表示已經記賬。在記賬憑證上設有專門的欄目應注明記賬的符號，以免發(fā)生重記或漏記。 �。�4）書寫留空。 賬簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當空格，不要寫滿格，一般應占格距的1/2.這樣，在一旦發(fā)生登記錯誤時，能比較容易地進行更正。同時也方便查賬工作。 （5）正常記賬使用藍黑墨水。 登記賬簿要用藍黑墨水或者碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆（銀行的復寫賬簿除外）或者鉛筆書寫。在會計上，數(shù)字的顏色是重要的語素之一，它同數(shù)字和文字一起傳達出會計信息，書寫墨水的顏色用錯了，其導致的概念混亂不亞于數(shù)字和文字的錯誤。 （6）特殊記賬使用紅墨水。 對在登記賬簿中使用紅色墨水的問題，依據財政部會計基礎工作規(guī)范的規(guī)定，下列情況，可以用紅色墨水記賬：①按照紅字沖賬的記賬憑證，沖銷錯誤記錄；②在不設借貸等欄的多欄式賬頁中，登記減少數(shù)；③在三欄式賬戶的余額欄前，如未印明余額方向的，在余額欄內登記負數(shù)余額；④根據國家統(tǒng)一會計制度的規(guī)定可以用紅字登記的其他會計記錄。 （7）順序連續(xù)登記。 各種賬簿應按頁次順序連續(xù)登記，不得跳行、隔頁。如果發(fā)生跳行、隔頁，應當將空行、空頁劃線注銷，或者注明“此行空白”、“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽名或者蓋章。這對避免在賬簿登記中可能出現(xiàn)的漏洞，是十分必要的防范措施。 （8）結出余額。 凡需要結出余額的賬戶，結出余額后，應當在“借或貸”等欄內寫明“借”或者“貸”等字樣。沒有余額的賬戶，應當在“借或貸”等欄內寫“平”字，并在余額欄內用“0”表示。現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須逐日結出余額。一般說來，對于沒有余額的賬戶，在余額欄內標注的“0”應當放在“元”位。 （9）登記發(fā)生錯誤時，必須按規(guī)定方法更正，嚴禁刮、擦、挖、補，或使用化學藥物清除字跡。發(fā)現(xiàn)差錯必須根據差錯的具體情況采用劃線更下、紅字更正、補充登記等方法更正。 （10）過次承前。 每一賬頁登記完畢結轉下頁時，應當結出本頁合計數(shù)及余額，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“過次頁”和“承前頁”字樣；也可以將本頁合計數(shù)及金額只寫在下頁第一行有關欄內，并在摘要欄內注明“承前頁”字樣。也就是說，“過次頁”和“承前頁”的方法有兩種：一是在本頁最后一行內結出發(fā)生額合計數(shù)及余額，然后過次頁并在次頁第一行承前頁；二是只在次頁第一行承前頁寫出發(fā)生額合計數(shù)及余額，不在上頁最后一行結出發(fā)生額合計數(shù)及余額后過次頁。 （11）定期打印。 《規(guī)范》第六十一條對實行會計電算化的單位提出了打印上的要求：“實行會計電算化的單位，總賬和明細賬應當定期打印”：“發(fā)生收款和付款業(yè)務的，在輸入收款憑證和付款憑證的當天必須打印出現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，并與庫存現(xiàn)金核對無誤�！边@是因為在以機器或其他磁性介質儲存的狀態(tài)下，各種資料或數(shù)據的直觀性不強，而且信息處理的過程不明，不便于進行某些會計操作和進行內部或外部審計，對會計信息的安全和完整也不利。 39．對“過次頁”的本頁合計數(shù)的結計方法有什么規(guī)定？ --回頂部-- 財政部《會計基礎工作規(guī)范》還對“過次頁”的本頁合計數(shù)的結計方法，根據不同需要作了規(guī)定： 第一，對需要結計本月發(fā)生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自本月初起至本頁末止的發(fā)生額合計數(shù)。這樣做，便于根據“過次頁”的合計數(shù)，隨時了解本月初到本頁末止的發(fā)生額，也便于月末結賬時，加計“本月合計”數(shù)。 第二，對需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶，結計“過次頁”的本頁合計數(shù)應當為自年初起至本頁末止的累計數(shù)，這樣做，便于根據“過次頁”的合計數(shù)，隨時了解本年初到本頁末止的累計發(fā)生額，也便于年終結賬時，加計“本年累計”數(shù)。 第三，對既不需要結計本月發(fā)生額也不需要結計本年累計發(fā)生額的賬戶，可以只將每頁末的余額結轉次頁，如某些材料明細賬戶就沒有必要將每頁的發(fā)生額結轉次頁。 40．發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時如何處理？ --回頂部-- 由于各種原因的存在，在制證、記賬、編表的過程中往往會發(fā)生一些錯誤。發(fā)現(xiàn)記賬錯誤時，根據賬簿錯誤的具體情況，可采取三種不同的更正方法： （1）劃線更正法。 凡在結賬前發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字或數(shù)字錯誤時，可采用此法。更正時，在賬簿中錯誤文字或數(shù)字上劃一紅線，以示注銷。劃線時，要劃去錯誤數(shù)字的整個數(shù)碼，不能只劃去其中個別數(shù)碼。然后，在紅線上方空白處填寫正確的文字或數(shù)字，并由更正人員在更正處旁邊蓋章以示負責。 （2）紅字更正法。 當記賬憑證中使用會計賬戶錯誤，或借貸方向錯誤，或金額記錄錯誤，并且已經登計入賬從而造成賬簿記錄錯誤的情況下，可采用此法。更正時，首先，填制一張內容與錯誤憑證完全相同而金額是紅字的記賬憑證，在摘要欄內注明“更正××號憑證錯誤”，并據以用紅字金額登計入賬，沖銷原有的記錄；然后，再用藍字填制一份符合經濟業(yè)務內容的記賬憑證，并據以登計入賬。 （3）補充登記法。 記賬以后，雖然記賬憑證中應借、應貸賬戶沒有錯誤，但所填金額小于應填金額時，可采用此法。更正時，按照正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額，用藍字填制一張記賬憑證，并據以登計入賬。這樣，就補記了少記的數(shù)字，使全部金額符合實際。采用此法時，須在補充記賬憑證的摘要欄內注明補充哪個月的哪一號記賬憑證。 |
