不少企業(yè)的會計人員在確定存貨盤盈、盤虧時，是直接根據(jù)盤存單的盤存數(shù)與帳存數(shù)進(jìn)行核對而加以確認(rèn)的。這種方法確認(rèn)手續(xù)簡單，但確認(rèn)的結(jié)果正確性較差，并且影響企業(yè)期末存貨價值的大小和本期經(jīng)營成果的正確性。
一、保管庫存數(shù)一般情況下不等于會計庫存數(shù)
企業(yè)為了正確核算存貨的價值，保護(hù)存貨的安全和完整，除供應(yīng)部門應(yīng)掌握可供調(diào)撥存貨的增減存數(shù)量外，會計部門和倉庫還應(yīng)有按照各自需要記錄的庫存數(shù)。會計部門為了核算存貨的價值，必須正確核算存貨的數(shù)量。會計核算存貨數(shù)量的增減時，其標(biāo)志是是否取得或失去存貨的所有權(quán)。我國《企業(yè)會計準(zhǔn)則》規(guī)定，存貨的界定應(yīng)以法定所有權(quán)轉(zhuǎn)移為標(biāo)志，凡在盤存日法定所有權(quán)屬于企業(yè)的存貨，不論存在何處，都應(yīng)界定為企業(yè)的存貨；凡在盤存日法定所有權(quán)不屬于企業(yè)的存貨，即使存于本企業(yè)的倉庫，也不界定為企業(yè)的存貨。倉庫保管部門記載存貨的增、減、存是以實際入庫或出庫為標(biāo)志進(jìn)行登記的，它是一種實物庫存。會計庫存與保管庫存的差異主要表現(xiàn)在以下三個方面：①已入庫未購，如接受受托代銷或保管；②已出庫未銷，如代扣、代銷、寄銷等；③已銷本出庫，如會計上已根據(jù)發(fā)票記帳，而購方未向倉庫提貨。由于以上差異的客觀存在，保管庫存數(shù)與會計庫存數(shù)很難一致。
二、以盤存數(shù)作實存數(shù)并與帳存數(shù)核對的不良后果
第一，影響期末存貨的價值，從而影響企業(yè)報告期末的財務(wù)狀況。期末存貨價值的正確性是以存貨數(shù)量正確為基礎(chǔ)的，由于盤存數(shù)不是會計庫存數(shù)，如將盤存數(shù)與帳存數(shù)比較得出盤盈或盤虧數(shù)，而會計在對盤盈盤虧進(jìn)行調(diào)帳時，都是以實存數(shù)為基礎(chǔ)的，當(dāng)實存數(shù)大于帳存數(shù)時，在帳上加記盤盈數(shù)；當(dāng)實存數(shù)小于帳存數(shù)時，在帳上減記盤虧數(shù)。因為實存數(shù)與帳存數(shù)記帳的口徑不同，故比較出的結(jié)果也是不正確的。
第二，會造成盤盈盤虧的數(shù)額太大，影響當(dāng)期損益的正確性。筆者曾經(jīng)在審某公司的存貨帳時，發(fā)現(xiàn)盤虧數(shù)額達(dá)幾十萬元，其原因是該公司有大量的已出庫未銷的存貨，而且對這部分存貨數(shù)量沒有認(rèn)真地加以記錄。由于保管庫存和會計庫存記帳的標(biāo)志不同，在已入庫求購和已銷未出庫的情況下，盤存數(shù)將大于帳存數(shù)，造成虛增盤盈；當(dāng)已出庫未銷時，盤存數(shù)則會小于帳存數(shù)，造成虛增盤虧。按目前的會計制度規(guī)定，盤盈存貨的價值核準(zhǔn)處理后沖減管理費用，盤虧存貨的價值扣除應(yīng)由個人和保險公司賠償后的部分，借記管理費用，這樣必然影響本期損益的正確性。
第三，不能客觀地反映倉庫保管部門的工作成績和存在的問題。由于多種原因的存在，存貨盤盈盤虧的狀況難以避免，但仍能在一定程度上反映保管人員的工作質(zhì)量：如盤盈盤虧數(shù)小，說明工作中的收發(fā)貨差錯及收發(fā)計量上的差錯較少，工作質(zhì)量好；反之，則工作質(zhì)量差。如將已入庫未購、已銷未出庫作為盤盈或?qū)⒁殉鰩煳翠N作為盤虧，則很難對保管人員的工作質(zhì)量進(jìn)行評價。
第四，容易造成帳外存貨的循環(huán)。將盤存數(shù)與帳存數(shù)比較并進(jìn)行盤虧處理后，這部分資產(chǎn)的去向會計部門很難再控制。
三、如何進(jìn)行存貨數(shù)量的帳實核對
為正確進(jìn)行帳實核對，保管人員、會計人員及供應(yīng)部門都應(yīng)認(rèn)真對待存貨的增減變化狀況，并按各自記帳口徑及時登記帳目，永續(xù)盤存。然后再按以下步驟核對：①通過盤點確定保管庫存的實存數(shù)，將保管庫存的實存數(shù)與倉庫保管員記帳的帳存數(shù)進(jìn)行比較，得出盤盈盤虧數(shù)，以落實保管部門及人員應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；②確定已入庫求購和已銷未出庫、已出庫未銷數(shù)，按以下公式調(diào)整為會計庫存數(shù)：會計庫存數(shù)一保管庫存數(shù)十已出庫未銷一已銷未出庫一已入庫末購，這些數(shù)字應(yīng)由供應(yīng)、會計、保管部門的相關(guān)人員核對清楚。
