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賬簿設計原則的一般原則是什么?

2004-3-22 9:30  【 】【打印】【我要糾錯
    10.賬簿設計原則的一般原則是什么?

    賬簿設計應做到總分結(jié)合、序時與分類相結(jié)合,層次清楚,便于分工,具體說在設計時應符合以下原則:

    (1)與企業(yè)規(guī)模和會計分工相適應的原則。企業(yè)規(guī)模較大,經(jīng)濟業(yè)務必然較多,會計人員的數(shù)量也相應地多,其分工較細,會計賬簿也較復雜,冊數(shù)也多,在設計時考慮這些特點以適應其需要。反之,企業(yè)規(guī)模小,經(jīng)濟業(yè)務量少,一個會計足夠處理全部經(jīng)濟業(yè)務,在設計賬簿時沒有必要設多本賬,所有的明細分類賬可以集合成一、二本即可。

    (2)既滿足管理需要又避免重復設賬的原則。賬簿設計的目的是為了取得管理所需要的資料,因此賬簿設置也以滿足需要為前提,避免重復設賬、記賬、浪費人力物力。例如材料賬,一些企業(yè)在財務科設了總賬和明細賬,在供應科又設一套明細賬,在倉庫還設三級明細賬,就是重復設賬的典型例子。事實上若在財務科只設總賬,供應科設二級明細賬(按類別)、倉庫設二級明細賬(按品名規(guī)格),一層控制一層,互相核對,數(shù)據(jù)共享,既省時又省力。

    (3)賬簿設計與賬務處理程序緊密配合原則。賬務處理程序的設計實質(zhì)上已大致規(guī)定了賬簿的種類,在進行賬簿的具體設計時,應充分注意已選定的賬務處理程序。例如若設計的是日記總賬賬務處理程序,就必須設計一本日記總賬,再考慮其他賬簿;又如果設計的是多欄式日記賬賬務處理程序,就必須設計四本多欄式日記賬,分別記錄現(xiàn)金收付和銀行存款收付業(yè)務,然后再考慮設其他賬簿。

    (4)賬簿設計與會計報表指標相銜接的原則。會計報表是根據(jù)賬簿記錄編制的,報表中的有關(guān)指標應能直接從有關(guān)總分類賬戶或明細分類賬戶中取得和填列,以加速會計報表的編制,而盡量避免從幾個賬戶中取得資料進行加減運算來填報。

    11.怎樣選擇賬簿?

    不同企業(yè)單位所需用的賬簿是不盡相同的。但不管賬簿的格式如何,從其所起的作用看,大致可分為四類:序時賬簿、分類賬簿、序時與分類相結(jié)合的聯(lián)合賬簿、備查賬薄。序時賬簿是指現(xiàn)金、銀行存款日記賬和轉(zhuǎn)賬日記賬;分類賬簿包括總分類賬簿和明細分類賬簿;聯(lián)合賬簿是指既是序時記錄又分類記錄,既是日記賬又是總賬的賬簿,如日記總賬;備查賬簿如前述是記錄非本企業(yè)資產(chǎn)或其他重要事項的賬簿。

    會計賬簿從外表形式分,有訂本式、活頁式,卡片式三種。訂本式賬簿可防止賬面散失和隨意抽換,活頁式賬簿可視經(jīng)濟業(yè)務的多寡隨時增添賬頁或抽取多余的空白賬頁,避免浪費,卡片式賬簿也具備活頁式賬簿的優(yōu)點,但容易失散,必須嚴加管理。

    一個企業(yè)究竟應設計和使用何種賬簿,要視企業(yè)規(guī)模大小、經(jīng)濟業(yè)務的繁簡、會計人員的分工、采用的核算形式以及記賬的機械化程度等因素而定。但是為了加強貨幣資金的管理,無論在哪種情況下,都要設計現(xiàn)金和銀行存款日記賬這種序時賬簿,只是在多欄特種日記賬核算形式下,要將現(xiàn)金和銀行存款日記賬都分割為專欄的收入日記賬和支出日記賬兩本,至于分類賬簿的設計,在采用記賬憑證核算形式、匯總記賬憑證核算形式和科目匯總表核算形式以及多欄式日記賬核算形式時,則應設計一本總分類賬簿和多本明細分類賬簿,而在采用日記總賬核算形式時,則只設計一本既序時記錄又分類記錄的日記總賬賬簿和必要的明細分類賬簿。下表列示了不同情況下賬簿的選擇:

    單位特點 應采用的核算形式 可設置的賬簿體系小規(guī)模企業(yè)(小規(guī)模納稅人) 記賬憑證核算形式 現(xiàn)金、銀行存款日記賬;固定資產(chǎn)、材料、費用、明細賬;總賬。

    日記總賬核算形式 序時賬同上;日記總賬;固定資產(chǎn)、材料明細賬。

    大中型企業(yè)單位(一般納稅人) 科目匯總表核算形式,匯總記賬憑證核算形式 序時賬同上;固定資產(chǎn)、材料、應收(付)賬款、其他應收應付款、長(短)期投資、實收資本、生產(chǎn)成本、費用等明細賬;總賬。(購貨簿、銷貨簿)。

    收付款業(yè)務多、轉(zhuǎn)賬業(yè)務少的大中型企業(yè) 多欄式日記賬核算形式 四本多欄式日記賬;明細分類賬同上;總賬。(購貨簿、銷貨簿)。

    收付款業(yè)務多、轉(zhuǎn)賬業(yè)務亦多的大中型企業(yè) 多欄式日記賬兼匯總轉(zhuǎn)賬憑證核算形式 四本多欄式日記賬;其他賬簿同上。

    大中型企業(yè),但轉(zhuǎn)賬業(yè)務較少 科目匯總表兼轉(zhuǎn)賬日記賬核算形式 序時賬簿;必要的明細賬、轉(zhuǎn)賬日記賬;總賬。

    12.怎樣設置會計報表?

    會計報表是根據(jù)賬簿記錄對日常會計核算資料的歸集、加工、匯總,并按照一定的格式和內(nèi)容要求編制的報告文書,是提供會計信息的一種文件。

    對外公布的三張主要會計報表,即資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表是由國家財政部門統(tǒng)一制定的。因此會計報表的設置主要指的是企業(yè)內(nèi)部會計報表的設置。會計報表的內(nèi)容通常應該包括如下各項:①報表名稱;②報表的編制時間;③貨幣單位;④編制單位;⑤欄目;⑥填表人;⑦審核人;⑧財務主管。

    向外報出的會計報表應依次編定頁數(shù),加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。報表的封面上應注明:企業(yè)名稱、地址、開業(yè)年份、報表所屬年度、月份、送出日期等,并由企業(yè)領導、總會計師(或代行總會計師職權(quán)的人員)和會計主管人員簽章或蓋章。

    13.會計憑證裝訂前怎樣排序、粘貼和折疊?

    憑證記賬后,應及時裝訂。裝訂的范圍:原始憑證、記賬憑證、科目匯總表、銀行對賬單等等?颇繀R總表的工作底稿也可以裝訂在內(nèi),作為科目匯總表的附件。使用計算機的企業(yè),還應將轉(zhuǎn)賬憑證清單等裝訂在內(nèi)。

    裝訂前首先應將憑證進行整理。會計憑證的整理工作,主要是對憑證進行排序、粘貼和折疊。

    對于紙張面積大于記賬憑證的原始憑證,可按記賬憑證的面積尺寸,先自右向后,再自下向后兩次折疊。注意應把憑證的左上角或左側(cè)面讓出來,以便裝訂后,還可以展開查閱。

    對于紙張面積過小的原始憑證,一般不能直接裝訂,可先按一定次序和類別排列,再粘在一張同記賬憑證大小相同的白紙上,粘貼時以膠水為宜。小票應分張排列,同類同金額的單據(jù)盡量粘在一起,同時,在一旁注明張數(shù)和合計金額。如果是板狀票證(如火車票),可以將票面票底輕輕撕開,厚紙板棄之不用。

    對于紙張面積略小于記賬憑證的原始憑證,可以用回形針或大頭針別在記賬憑證后面,待裝訂憑證時,抽去回形針或大頭針。

    有的原始憑證不僅面積大,而且數(shù)量多,可以單獨裝訂,如工資單,耗料單。但在記賬憑證上應注明保管地點。

    原始憑證附在記賬憑證后的順序應與記賬憑證所記載的內(nèi)容順序一致,不應按原始憑證的面積大小來排序。

    經(jīng)過整理后的會計憑證,為匯總裝訂打好了基礎。

    所有匯總裝訂好會計憑證都要加具封面。會計憑證裝訂前,要先設計和選擇會計憑證的封面。封面應用較為結(jié)實、耐磨、韌性較強的牛皮紙等。一般的封面格式如下:

     東 風 商 場           

    ××憑證   年 月  日   共 冊   

   本冊為第  冊   本冊起止號碼: 自 號至 號   

    會計主管:             裝訂人:

    14.怎樣裝訂會計憑證?

    裝訂就是將一札一札的會計憑證裝訂成冊,從而方便保管和利用。裝訂之前,要設計一下,看一個月的記賬憑證究竟訂成幾冊為好。每冊的厚薄應基本保持一致,不能把幾張應屬一份記賬憑證附件的原始憑證拆開裝訂在兩冊之中,要做到既美觀大方又便于翻閱。

    一本憑證,厚度一般以1.5一2.0厘米為宜。過薄,不利于戳立放置;過厚,不便于翻閱核查。憑證裝訂的各冊,一般以月份為單位,每月訂成一冊或若于冊。憑證少的單位,可以將若干個月份的憑證合并訂成一冊,在封皮注明本冊所含的憑證月份。

    由于原始憑證往往大于記賬憑證,從而折疊過多,這樣一本憑證就顯得中間厚,裝訂線的位置薄,訂出的一本憑證象條魚一樣。這時可以用一些紙折成許多三角形,均勻地墊在裝訂線的位置。這樣的裝訂出來的憑證就顯得整齊了。

    裝訂前,要以會計憑證的左上側(cè)為準,放齊,準備好鐵錐、裝訂機或小手電鉆,還有線繩、鐵夾、膠水、憑證封皮、包角紙。

    下面介紹一種角訂法:

    (1)將憑證封皮和封底裁開,分別附在憑證前面和后面,再拿一張質(zhì)地相同的紙(可以再找一張憑證封皮,裁下一半用,另一半為訂下一本憑證備用)放在封皮上角,做護角線。

    (2)在憑證的左上角畫一邊長為5厘米的等腰三角形,用夾子夾住,用裝訂機在底線上分布均勻地打兩個眼兒。

    (3)用大針引線繩穿過兩個眼兒,如果沒有針,可以將回形別針順直,然后兩端折向同一個方向,折向時將線繩夾緊,即可把線引過來,因為一般裝訂機打出的眼兒是可以穿過的。

    (4)在憑證的背面打結(jié)。線繩最好把憑證兩端也系上。

    (5)將護角向左上側(cè)面折,并將一側(cè)剪開至憑證的左上角,然后抹上膠水。

    (6)向上折疊,將側(cè)面和背面的線繩扣粘死。以上參見下圖。

    (7)待晾干后,在憑證本的側(cè)脊上面寫上“某年某月第幾冊共幾冊”的字樣。裝訂人在裝訂線封簽處簽名或者蓋章。現(xiàn)金憑證、銀行憑證和轉(zhuǎn)賬憑證最好依次順序編號,一個月從頭編一次序號,如果單位的憑證少,可以全年順序編號。

    目前,有的賬簿商店有一種傳票盒,將裝訂好的憑證裝入盒中碼放保管,顯得整齊。

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