摘要：由于采購與付款業(yè)務(wù)是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，直接影響企業(yè)最終的利潤。本文通過研究ERP環(huán)境下采購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)，提出針對采購模塊的具體內(nèi)部控制措施，以便優(yōu)化會計組織結(jié)構(gòu)，防止違法行為的發(fā)生，提高會計工作效率和質(zhì)量，保證會計信息的真實性和可靠性。

　　關(guān)鍵詞：ERP；采購；內(nèi)部控制

　　一、研究綜述

　　企業(yè)內(nèi)部控制制度體系是企業(yè)內(nèi)部為了有效地進(jìn)行經(jīng)營管理而制定的一系列相互聯(lián)系、相互制約、相互監(jiān)督的制度、措施和方法的總稱。企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用，一方面可對企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購、庫存、計劃、生產(chǎn)制造等有效地進(jìn)行管理，但另一方面也給企業(yè)內(nèi)部控制體系帶來了新的挑戰(zhàn)。

　　不論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，采購與付款業(yè)務(wù)都是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，采購成本的高低對企業(yè)最終的利潤是有直接影響的，同時，與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的應(yīng)付賬款或預(yù)付賬款的管理對企業(yè)來說也是至關(guān)重要的。鑒于此，本文探討在ERP環(huán)境下如何加強采購模塊的控制，使企業(yè)建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，及時準(zhǔn)確地提供采購業(yè)務(wù)的會計信息，保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運轉(zhuǎn)，以確保企業(yè)會計信息系統(tǒng)能夠正常、安全地運行。

　　二、采購業(yè)務(wù)的控制環(huán)節(jié)

　?。ㄒ唬┎少彉I(yè)務(wù)處理流程從物流的角度看，最初的采購流程運行的成功與否將直接影響到企業(yè)生產(chǎn)、銷售最終產(chǎn)品的定價情況和整個供應(yīng)鏈的最終獲利情況。換言之，企業(yè)采購流程的“龍頭”作用不可輕視。具體處理流程如圖1所示。

　?。ǘ┎少彉I(yè)務(wù)的控制點采購系統(tǒng)實際是由采購管理和應(yīng)付賬款兩個子系統(tǒng)構(gòu)成的，它們是企業(yè)信息系統(tǒng)中比較復(fù)雜的子系統(tǒng)。在這個子系統(tǒng)中存在物流和資金流兩條線，如何保證這兩條線相互聯(lián)系，正確形成與供應(yīng)商的往來賬，是這個系統(tǒng)的關(guān)鍵。同時，根據(jù)目前企業(yè)管理的要求，采購系統(tǒng)不但完成采購活動的事中管理、事后核算，同時完成采購計劃的產(chǎn)生和采購資金需求的預(yù)測。盡管對于不同的企業(yè)采購與應(yīng)付業(yè)務(wù)管理的目的是相同的，但不同的企業(yè)在管理模式上和業(yè)務(wù)流程上有一定的區(qū)別，本文介紹比較常規(guī)的一種處理模式。具體來說，有以下幾個關(guān)鍵的業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)和控制點：

　　1.授權(quán)企業(yè)必須按要求設(shè)定涉及采購流程的每一個人員對ＥＲＰ系統(tǒng)的操作權(quán)限，例如，對供應(yīng)商信息的錄入須得到對數(shù)據(jù)庫的操作授權(quán)，訂單輸入后的修改必須得到操作授權(quán)，采購人員必須在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。

　　2.審批審批程序是采購業(yè)務(wù)中非常重要的一個環(huán)節(jié)。審批的目的有兩個：一是對請購活動審核，二是明確請購和采購活動的有關(guān)責(zé)任。通過各部門和人員之間相互審查、核對和制衡，避免一個人控制一項交易的各個環(huán)節(jié)，以此防止員工的舞弊行為。而各個部門和各個級別的審批程序的目的又有所差別，例如請購部門負(fù)責(zé)人審批的目的是保證請購商品的品種、質(zhì)量滿足經(jīng)營活動的需要；采購部門審批的目的是防止重復(fù)采購和控制采購成本。

　　3.供應(yīng)商管理對于采購業(yè)務(wù)來說，供應(yīng)商和采購部門的關(guān)系是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)。公司要對供應(yīng)商建立完善的檔案，及時掌握各供應(yīng)商的信譽等情況。如果由詢價人員進(jìn)行供應(yīng)商的選擇，就有可能產(chǎn)生舞弊行為，因此這一環(huán)節(jié)關(guān)鍵是要做到信息公開，選擇的過程要公平、公正，其中價格是選擇供應(yīng)商的重要因素。另外，供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽管理制度以及生產(chǎn)能力都會影響采購業(yè)務(wù)及以后生產(chǎn)銷售環(huán)節(jié)的運行。

　　4.采購結(jié)算采購是企業(yè)經(jīng)營的首要環(huán)節(jié)，控制材料采購成本對一個企業(yè)提升經(jīng)營業(yè)績是很重要的。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例比較高，因此降低材料采購成本可以增加企業(yè)的利潤，從而增強企業(yè)的競爭力。

　　5.付款結(jié)算付款業(yè)務(wù)是采購業(yè)務(wù)不可分割的組成部分，其主要內(nèi)容建立在采購業(yè)務(wù)基礎(chǔ)之上，是將企業(yè)的資金支付給采購商品供應(yīng)商。付款涉及資金使用，因此是內(nèi)部會計控制的重點。付款業(yè)務(wù)控制的關(guān)鍵點主要包括應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)控制和資金支付控制。

　　三、ERP環(huán)境下加強采購模塊內(nèi)部控制的具體措施

　?。ㄒ唬?quán)限的控制單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對各類不同的物資請購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請購計劃的制訂必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時，為了保證權(quán)責(zé)對等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級主管提出請購鍵盤計劃，請購數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請購單。此時就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請購單時會彈出“對不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。

　?。ǘ徟目刂破髽I(yè)的各個部門都應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對于采購申請、采購訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個人的審核才能接著處理下程。對于不同的部門可能會指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門；計算機等ＩＴ設(shè)備的采購歸口到ＩＴ主管部門；預(yù)算審核歸口到財務(wù)主管部門；不同級別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級別的人審核。

　?。ㄈI(yè)務(wù)執(zhí)行控制

　　1.到貨數(shù)量控制?？刂频截浀臄?shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對采購數(shù)量進(jìn)行控制，采購部門首先應(yīng)當(dāng)對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購單上簽字同意。對于大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析。內(nèi)部會計控制制度必須對這些成本分析做出強制性的規(guī)定，并指定專人對成本分析是否實施進(jìn)行監(jiān)督。將各種請購項目進(jìn)行有效的分類，然后利用經(jīng)濟批量法測算出成本；對于請購數(shù)量不大或者零星請購的物品，采購批量的成本分析控制可參照資金預(yù)算來執(zhí)行。采購量越多，價格相對越低，但并不是采購越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟訂購量。

　　2.到貨成本控制?？刂频截洺杀臼欠裨试S超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購入庫成本不能超過訂單的10％，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10％的采購入庫。從成本的角度來說，采購原材料或待售商品的價格和采購行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當(dāng)大的一部分，因此，采購作業(yè)對企業(yè)盈利能力和財務(wù)流動性有著顯著影響。采購作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量?？茖W(xué)的、精確的存貨管理會在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購作業(yè)的成本。

　　3.儲存成本。當(dāng)企業(yè)有存貨時就會有保管費用的發(fā)生，這一費用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機會成本及場地租金、保險費等與儲存有關(guān)的費用。因此，為了節(jié)約儲存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫存量。對于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時采購的主要思想?？梢酝ㄟ^以下措施來解決這一問題：①減少供應(yīng)商數(shù)目，這樣就減少了談判的時間；②調(diào)用供應(yīng)商檔案，選擇信譽好的供應(yīng)商，以降低檢驗和質(zhì)量成本。

　?。ㄋ模└犊羁刂?/p>

　　付款控制應(yīng)該屬于應(yīng)付賬款系統(tǒng)，但是實際引發(fā)的原因在采購系統(tǒng)。控制付款可以通過以下辦法來進(jìn)行控制：

　?。?）財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對購貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等資料的真實性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項不能支付，對于上述資料不全的款項，應(yīng)要求補齊資料后，才能支付。

　　（2）會計人員要及時核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購業(yè)務(wù)，并對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等重要賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理。

　?。?）更改供應(yīng)商設(shè)置，控制對該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。

　?。?）企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。公司設(shè)立請款控制，由財務(wù)人員對部門預(yù)算和付款要求核實后給予批準(zhǔn)；出納依據(jù)ＥＲＰ中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號信息的維護是企業(yè)需要關(guān)注的重點。會計人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對賬機制也是很有必要的。

　　四、小結(jié)

　?。牛遥邢到y(tǒng)具有實時控制的思想，對各業(yè)務(wù)中的關(guān)鍵控制點的控制方法使企業(yè)從傳統(tǒng)的發(fā)現(xiàn)問題、事后補救，發(fā)展成為現(xiàn)在的事前預(yù)防和事中控制。嚴(yán)格的內(nèi)控制度必然會改變會計機構(gòu)和人員的分工，優(yōu)化會計組織結(jié)構(gòu)，有助于防止違法行為的發(fā)生，提高會計工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)會計工作職能的轉(zhuǎn)變，推動會計理論和會計技術(shù)的進(jìn)步，提高會計工作水平，大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益，嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度是計算機環(huán)境下會計信息真實可靠的保證。建立完善的采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，可以保證采購付款業(yè)務(wù)循環(huán)有效運行，確保采購事項的真實性、合理性、合法性，防止欺詐和舞弊行為，保證會計信息系統(tǒng)正常、有效運行。

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