【摘要】本文圍繞電算化條件下的內部會計控制問題，在分析會計電算化對企業(yè)內部控制影響的基礎上，研究了當前會計電算化中存在的主要問題，并提出了電算化系統(tǒng)內部控制的若干舉措。

　　【關鍵詞】電算化；內部控制；會計

　　一、引言

　　會計電算化進一步向深層次的發(fā)展，給企事業(yè)單位帶來巨大效益的同時，也給企事業(yè)單位的內部控制帶來更嚴峻的考驗。財政部頒布的《內部會計控制規(guī)范——基本規(guī)范（試行）》中指出：“電子信息技術控制要求運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。”單位在建立了電算化會計系統(tǒng)后，會計核算和會計管理的環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計算機，會計數據處理的速度加快了，會計核算的準確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯；另一方面，任何計算機系統(tǒng)都不是無懈可擊的，制度也不可能天衣無縫，應順應會計電算化的發(fā)展潮流，建立和完善內部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性，確保財產的安全，為單位的經營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益。因此，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內部控制制度就顯得尤為重要。

　　二、會計電算化對企業(yè)內部控制的影響

　　內部控制是企業(yè)在會計工作中為維護會計數據的可靠性、業(yè)務經營的有效性和財產完整性而制定的各種規(guī)章制度、管理方法、業(yè)務處理手續(xù)等控制措施的總稱。會計電算化使傳統(tǒng)的會計系統(tǒng)組織機構、會計核算形式及內部控制制度等發(fā)生了很大變化，其中對企業(yè)內部控制制度的影響最為顯著。主要表現在以下幾個方面：

　?。ㄒ唬┛刂品绞桨l(fā)生變化，由單一制度控制轉為程序控制和制度控制

　　手工會計系統(tǒng)中，內部控制的方式主要是人員的內部牽制制度。會計電算化后，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統(tǒng)的內部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了。取而代之的是計算機內部控制措施，如憑證借貸平衡校驗，余額發(fā)生額平衡檢查。隨著遠程通訊技術的發(fā)展，會計信息的網上實時處理成為可能，業(yè)務事項可以在遠離企業(yè)的某個終端機上瞬間完成數據處理工作。例如昔日應由會計人員處理的有關業(yè)務事項，現在可能由其他業(yè)務人員在終端機上一次完成，昔日應由幾個部門按預定的步驟完成的業(yè)務事項，現在集中在一個部門甚至一個人完成。會計電算化后企業(yè)的內部控制制度是由人通過會計軟件來實現的，由人員和計算機相結合來共同完成。

　　（二）控制對象發(fā)生變化，由對人的控制為主轉變?yōu)閷θ恕C控制為主

　　手工會計系統(tǒng)中，內部控制的對象主要是會計對象、工作情況、信息處理方法和處理程序等。企業(yè)的經濟業(yè)務發(fā)生均記錄在紙張之上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證。會計電算化后，會計憑證轉變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在磁性介質上，使會計核算無紙化，修改數據不留痕跡。隨著電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發(fā)生時，該項交易的有關信息由業(yè)務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變?yōu)橛捎嬎銠C自動完成了。

　?。ㄈ┘哟罅丝刂莆璞住⒎缸锏碾y度

　　手工會計系統(tǒng)中，會出現由于會計人員的粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多等而產生的無意識錯誤。會計電算化系統(tǒng)后，輸入數據正確、計算機程序正確和設備正常運轉三者具備才能保證財務信息的準確性，如果上述的任何一方出現差錯，就會使處理結果錯誤?，F實中，由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，加之數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數據。因此，計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，會計電算化系統(tǒng)中發(fā)現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統(tǒng)更大。由于控制方法、對象等方面的變化，企業(yè)原有的內部控制制度已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求，因此進一步完善企業(yè)內部控制制度已刻不容緩。完善會計電算化內部控制的基本思路為：堅持明確分工、相互獨立、互相牽制、相互制約的安全管理原則，建立系統(tǒng)的人工與機器相結合的控制機制，使會計電算化運行的每一個過程都處于嚴密控制之中。

　　三、當前會計電算化中存在的主要問題

　　會計電算化的發(fā)展給內部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，主要表現在如下幾個方面：

　　（一）對財會軟件的控制方面

　　對于軟件本身，由于當前的財會軟件都著重開發(fā)賬務處理與報表管理，對于其它如成本核算、市場預測等功能，開發(fā)力度較小，使得在處理此類問題時，不能自動轉換數據格式直接使用基礎數據，不能充分發(fā)揮它的管理功效和預測功能?？梢哉f當前的許多軟件只是減少了會計而已，并沒有產生真正的經濟效益和管理效益。另外，會計軟件的修改必須經過周密地計劃和嚴格地記錄，經批準后才能實施修改，計算機會計系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，權限要控制。

　?。ǘ┰跁嬞Y料存儲方式方面

　　由于存儲方式的變化，容易影響會計資料的可靠性。手工會計系統(tǒng)中嚴格的憑證制度，在電算化會計系統(tǒng)中逐漸減少或消失，憑證所起到的較強的控制功能弱化。在手工方式下，會計資料以賬簿、憑證、報表等形式存儲于紙張上，增加、刪除、修改了的會計憑證或會計賬冊都可以從會計人員的筆跡和印章上分清責任。而會計電算化將各種信息轉化為數字形式存儲在磁（光）介質上，憑證、經濟業(yè)務事項的說明和賬簿等大多要依賴計算機方可錄入、閱讀或查詢，其直觀性較差，并且修改、刪除和拷貝均不會留下任何痕跡，有些業(yè)務可能不被打印出來，因此極易被篡改而不留痕跡。另外，數據集中在磁（光）介質中，一旦發(fā)生火災、被盜、感染病毒等，容易造成數據丟失。

　?。ㄈ┰趯Σ僮魅藛T的職能控制方面

　　通過計算機舞弊的犯罪分子大多是單位的程序員兼計算機操作員。會計電算化所要求的完善的人員職能控制制度就是適當分工，明確規(guī)定每個崗位的職責，以防止對處理過程的不適當干預，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護人員這三種不相容職務相互分離，互不兼任，以減少利用計算機舞弊的可能性。

　　（四）在軟件的數據操作控制方面

　　主要包括對經濟業(yè)務發(fā)生控制、數據輸入控制、數據輸出控制、數據通訊控制、數據處理控制和數據儲存控制等。在經濟業(yè)務發(fā)生時，通過計算機的控制程序對業(yè)務發(fā)生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非常快，一旦出錯，影響極大。因此，單位應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。

　　四、電算化系統(tǒng)內部控制的舉措

　　（一）制訂單位內部電算化管理制度

　　操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟件的人員而制訂的，主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制。除了軟件在操作方面作了一定的內部控制設計以外，制訂嚴格的操作管理制度，將會有效地保證會計軟件的安全運行；同時，也有利于內部控制制度的執(zhí)行。操作管理制度從內容上來看，一般包括以下幾項：（1）操作人員的工作職責和工作權限。盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規(guī)定，在用戶管理的設置和具體的操作中執(zhí)行。（2）預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規(guī)定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算等。（3）預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規(guī)定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿等。（4）建立必要的上機操作記錄制度。使用日志的形式記錄下每個會計操作人員的機號、登錄日期及時間、所做的操作等情況，并經常性查看日志，檢查有無異常情況，監(jiān)督系統(tǒng)操作。（5）根據會計電算化系統(tǒng)的業(yè)務要求和不相容職務相分離的原則，設立各個電腦操作崗位，如系統(tǒng)維護員、系統(tǒng)管理員、數據審核、數據復核、會計檔案管理員等，明確崗位職責和操作權限，使每個操作人員只能在自己的操作權限范圍內進行工作，保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利的工作，確保會計數據的安全、準確、可靠。

　?。ǘ┙⒔∪珯n案管理制度

　　會計電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會計下相同的紙制會計資料，如打印輸出的各種賬簿、報表、憑證外，還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質，這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求，為防止發(fā)生損害，應通過制定與實施相應的檔案管理制度來實現，一般包括：（1）存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。（2）采取安全保證措施，如備份的磁盤介質應貼上保護標簽，存放在安全、潔凈、防潮防磁的地方，最好進行雙備份或三備份，并存儲于兩個空間位置不同的地方分別保管。（3）對保存的磁盤介質要定期進行檢查和復制，防止磁性介質損壞而使會計資料丟失。（4）對于磁盤介質原則上不予外借，如有必要，可采取復制的辦法借出。如果原件借出，必須嚴格進行登記并告之其使用辦法，收回時應嚴格檢查存儲內容的完整性及安全性。

　?。ㄈ┘訌娪嬎銠C軟、硬件與網絡系統(tǒng)安全的控制

　　軟件方面，應注意及時對軟件進行升級補漏或更改控制參數，將錯誤存在時間控制在最短。硬件方面，必須保證質量，關鍵性的硬件設備應采用雙系統(tǒng)備份。網絡系統(tǒng)安全方面，應注意：對用戶進行權限和密碼設置，只有被授權的用戶才能在系統(tǒng)中進行相應操作；對重要的操作日志進行記錄，包括操作時間、方式、查詢和修改的數據等，以便在出現問題時及時對相關人員進行核查；建立網絡安全“防火墻”，并安裝殺毒軟件，及時更新病毒庫；未經授權，禁止用戶自行安裝或卸載軟件，尤其是數據庫系統(tǒng)軟件的安裝，以防止利用數據庫系統(tǒng)打開賬套數據庫進行非法篡改。

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