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企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度的建立和完善

來源: 陸文菁 編輯: 2008/08/25 09:23:20  字體:

  貨幣資金是企業(yè)流動性較強、控制難度較高的資產(chǎn)。貨幣資金失去有效控制是中小企業(yè)普遍存在的問題,而大多數(shù)貪污、受賄、詐騙、挪用公款等違法亂紀行為都與之相關。為了解決這個問題,必須建立和完善企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制制度,提高會計管理水平,同時也必須加強對會計人員的管理。

  一、貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞

  貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞主要有現(xiàn)金收支業(yè)務管理和銀行存款收支業(yè)務管理兩方面。

 ?。ㄒ唬┈F(xiàn)金收支業(yè)務管理存在的漏洞

  第一,更改憑證金額,虛構報賬內(nèi)容。會計或其他經(jīng)辦人員利用工作上的便利條件或憑證上的漏洞,趁機更改發(fā)票、收據(jù)上的金額、貪污相應款項,或通過添加和虛構經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容和金額,將現(xiàn)金據(jù)為己有。

  第二,收款不開任何憑據(jù)。出納或收款人員利用經(jīng)手現(xiàn)金收入的機會,在收入現(xiàn)金時既不給付款方開據(jù)收據(jù)或發(fā)票,也不報賬和記賬,而是直接將現(xiàn)金占為己有。

  第三,開出票據(jù)不一致。出納或收款人員開票時利用套寫或假復寫的方法,使發(fā)票聯(lián)與記賬聯(lián)不一致,貪污差額部分。

  第四,銷毀票據(jù)、盜用發(fā)票。會計或出納人員銷毀現(xiàn)金收入的票據(jù),從而將票款私吞,或用盜取的發(fā)票向客戶開票,重復收款或報銷。

  第五,少列、多列總額。出納或收款人員故意將現(xiàn)金收入或現(xiàn)金支出合計數(shù)計錯,致使現(xiàn)金收入日記賬合計數(shù)少于支出日記賬合計數(shù),從而將多余庫存現(xiàn)金占為己有。

  第六,現(xiàn)金、支票收入對沖。出納或收款人員在收到現(xiàn)金后不及時存入銀行,在收到相同金額的支票時把支票入行,最后把現(xiàn)金收入的出賬聯(lián)憑證和支票的送行單一起入賬,而支票收入的出賬聯(lián)憑證不入賬,現(xiàn)金則挪用。當事人采用這種張冠李戴的方式,經(jīng)常以支票未到賬為借口以達到挪用現(xiàn)金的目的。

  (二)銀行存款收支業(yè)務管理存在的漏洞

  第一,私自提現(xiàn)、支票套物。會計或出納人員私自簽發(fā)現(xiàn)金支票,用于提現(xiàn)或購商品、物品,不留存根,不記賬,將所提現(xiàn)金或所購商品、物品據(jù)為己有。

  第二,涂改銀行對賬單。出納人員私自提現(xiàn),然后涂改銀行對賬單上的發(fā)生額,使其與銀行存款日記賬上的金額相符,以掩蓋銀行存款減少的事實。

  第三,私自背書轉(zhuǎn)讓,出借支票。財務人員將轉(zhuǎn)賬支票、匯票及銀行本票私自轉(zhuǎn)讓給其他單位,或?qū)⒅苯杞o他人用于結算,允許他人使用本企業(yè)開設的銀行賬戶為其辦理轉(zhuǎn)賬業(yè)務,從中謀取私利。

  第四,多頭開戶,套取利息,截留公款。會計人員利用個別銀行間相互拉客戶的機會,私自利用企業(yè)印章在他行開設存款賬戶,對收進的款項存入私設的戶頭,等期末再存入單位賬號,將私存期間的利息據(jù)為己有。

  二、貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境

  貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境是對企業(yè)貨幣資金內(nèi)部控制的建立和實施有重大影響因素的統(tǒng)稱??刂骗h(huán)境的好壞直接決定著企業(yè)內(nèi)部控制能否實施及實施的效果。貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境主要包括以下因素:

 ?。ㄒ唬┕芾頉Q策者

  管理決策者是貨幣資金內(nèi)部控制環(huán)境中的決定性因素,特別在推行企業(yè)領導個人負責制的情況下,管理決策者的領導風格、管理方式、知識水平、法律意識、道德觀念都直接影響貨幣資金內(nèi)部控制執(zhí)行的效果。因此,管理決策者本人應加強自身約束,并通過民主集中制等制度加強對決策者的監(jiān)督。

  (二)員工的職業(yè)道德和業(yè)務素質(zhì),以及管理層為提升員工操守和勝任能力所作出的努力

  在內(nèi)部控制每個環(huán)節(jié)中,各崗位都處于相互牽制和制約之中,如果任何一崗位的工作出現(xiàn)疏忽大意,均會導致某項控制失效。因此,員工的職業(yè)道德培訓尤為重要,要使員工善于發(fā)現(xiàn)問題、敢 于揭露問題,使出現(xiàn)的問題不致失控。

 ?。ㄈ﹥?nèi)部審計

  內(nèi)部審計是企業(yè)自我評價的一種活動。內(nèi)部審計可協(xié)助管理者監(jiān)督內(nèi)部控制措施和程序的有效性,及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的漏洞和薄弱環(huán)節(jié)。內(nèi)部審計力度的強弱同樣影響貨幣資金內(nèi)部控制的效果。

  從以上對貨幣資金內(nèi)部管理存在的漏洞和內(nèi)部控制環(huán)境的分析,貨幣資金的控制要點是現(xiàn)金收支業(yè)務和銀行存款收支業(yè)務的管理。大多數(shù)現(xiàn)金和銀行存款內(nèi)部控制出現(xiàn)問題的單位主要是沒有注重崗位分工和建立完善的授權批準制度,從而導致貨幣資金管理出現(xiàn)問題。

  三、完善貨幣資金內(nèi)部控制制度

  (一)貨幣資金業(yè)務的職務分離

  貨幣資金業(yè)務內(nèi)部控制的基本要求是實行錢賬分管,即將經(jīng)營貨幣資金業(yè)務的人員與記錄這些業(yè)務的人員分離。

  第一,出納或收款員不能既收款又同時負責開發(fā)票或收據(jù),應與開票員的職責分離。如果企業(yè)規(guī)模小,人員配備不齊全,則應有專人負責發(fā)票或收據(jù)的核對工作。

  第二,貨幣資金實物收付及保管只能由經(jīng)授權的出納員負責處理,其他職員不得接觸未經(jīng)支付的貨幣資金。

  第三,規(guī)模較大的企業(yè),出納員應將每天收支現(xiàn)金數(shù)登記在現(xiàn)金出納備查簿?,F(xiàn)金日記賬與現(xiàn)金總賬應由其他人員登記。規(guī)模較小的企業(yè),可用現(xiàn)金日記賬代替現(xiàn)金出納備查簿,由出納登記,但現(xiàn)金總賬的登記工作須由其他職員擔任。

  第四,負責應收款項賬的人員不能同時負責現(xiàn)金收入賬的工作;負責應付款項賬的人員不能同時負責現(xiàn)金支出賬的工作。

  第五,保管支票簿的職員不能同時負責現(xiàn)金支出賬和調(diào)整銀行存款賬。

  第六,負責調(diào)整銀行存款賬的人員應與負責銀行存款賬、現(xiàn)金支出賬、應收款、應付款的人員分離。

  第七,貨幣資金支出的審批人應同出納員、支票保管員和記賬員分離。

  (二)庫存現(xiàn)金控制

  企業(yè)庫存現(xiàn)金必須控制在規(guī)定限額之內(nèi),收入的現(xiàn)金應及時送存銀行,當天未及時送存的現(xiàn)金應集中存放在保險箱內(nèi)。現(xiàn)金收入不得坐支。出納員應做到庫存現(xiàn)金“日清月結”,主管部門或負責人應對庫存現(xiàn)金進行定期和不定期的檢查。

  (三)銀行存款控制

  第一,所有銀行存款戶的開設需有正式的批準手續(xù),同樣,銀行存款戶的終止也需得到正式的批準。對銀行賬戶的開立、管理等要有具體規(guī)定,不能在同營業(yè)網(wǎng)點開立賬戶,或者同時跨行開戶、多頭開戶、隨意開戶,也不能將單位公款以個人名義私存,以防有人在開設銀行存款戶中為個人謀取私利。

  第二,負責銀行對賬單調(diào)節(jié)和銀行存款賬面余額的職員不能同時負責現(xiàn)金收入、現(xiàn)金支出或編制收付款憑證業(yè)務,以防止應記但未記入企業(yè)收入賬或支出賬的不正當行為再次被掩蓋起來。一般而言,單位與銀行之間的對賬較有規(guī)律,每月至少核對一次,相比之下,單位與客戶之間的對賬難度要大得多。一方面因為社會信用危機普遍存在,使得逃債的行為時有發(fā)生;另一方面客戶分布天南地北,客觀上也增加了對賬的實際困難。因此,要加強與異地和同城單位之間往來款項的核對,確保貨幣資金支付合理,回收及時。

  第三,負責銀行往來賬調(diào)節(jié)的職員應直接從銀行取得銀行對賬單,并就銀行存款賬同銀行對賬單進行核對調(diào)節(jié)。核對時,不僅要對每筆未達賬進行核實,還應注意到銀行對賬單的日期。

 ?。ㄋ模┒~備用金控制

  企業(yè)對一些頻繁發(fā)生的日常小額零星支出,可建立定額備用金制度加以控制。其基本要求是:確定應建立哪些定額備用金,例如,確定差旅費、工資備用金等。

  確定每筆備用金的金額。備用金多少應根據(jù)企業(yè)的實際情況來確定。通常情況下,除工資備用金外,其他備用金的金額不能過大。備用金金額確定后,它就是一筆固定的金額,任何超過該定額的現(xiàn)金支出均應獲得特定的審批。

  確定備用金的保管人。各備用金的保管人不能同時負責其他備用金、現(xiàn)金收入和支出的審批以及該項備用金的補充和支付記錄。

  備用金的使用必須有發(fā)票等原始憑證來證實該筆支出。原始憑證應由備用金使用者的審核人簽字。在某些情況下,備用金支付必須得到事先批準。

  當備用金金額在規(guī)定數(shù)額以下時,備用金保管人可將已支付憑證交財務部門批準后,由出納按定額補足該備用金。

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  一是保護財務印章的安全。對保管印章的人進行備案,并對每一次使用都作記錄,嚴禁一人保管支付款項所需要的全部印章,嚴禁未經(jīng)批準在票據(jù)上簽章。

  二是在不使用時,印章必須與支票分開存放。

  目前,國內(nèi)市場與國際市場接軌,市場競爭更加激烈,企業(yè)的生存壓力加大,加強企業(yè)內(nèi)部財務控制,尤其是完善貨幣資金的內(nèi)部控制制度已成為企業(yè)自身生存發(fā)展的需要。因此企業(yè)必須強化單位內(nèi)部涉及會計工作各項經(jīng)濟業(yè)務的管理及相關崗位的控制,嚴格約束各單位內(nèi)部涉及會計控制的所有人員,保證各相關崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分,真正做到不相容職務相互分離,相互制約,相互監(jiān)督,從源頭和制度上保證經(jīng)濟活動的有效進行和資產(chǎn)的安全完整。

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