電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的功能與特點(diǎn)

　　會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制是指為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)信息資料真實(shí)、合法、完整而制定和實(shí)施的政策與程序?？紤]到會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制應(yīng)具有以下功能：

　　著重于組織、批準(zhǔn)、權(quán)限及保護(hù)措施等方面的責(zé)任控制功能；著重于財(cái)產(chǎn)安全、防止錯(cuò)誤及舞弊、查找和校正非法行為等方面的差錯(cuò)和舞弊控制功能；著重于如何充分協(xié)調(diào)和組織，發(fā)揮系統(tǒng)效能，使系統(tǒng)高效地運(yùn)行的效率控制功能。

　　由此表現(xiàn)出來的具體特點(diǎn)如下：

　　1、控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向系統(tǒng)職能部門。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)后，數(shù)據(jù)的處理、存儲(chǔ)集中于系統(tǒng)職能部門，因此內(nèi)部控制的重點(diǎn)必須隨之轉(zhuǎn)移。

　　2、控制的范圍擴(kuò)大。由于計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式與手工處理方式相比有所不同，以及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)建立與運(yùn)行的復(fù)雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)擴(kuò)大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容，如對(duì)系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對(duì)調(diào)用和修改程序的控制等等。

　　3、控制方式和操作手段由人工控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制相結(jié)合。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增設(shè)一些存儲(chǔ)與計(jì)算機(jī)程序中的程序化控制。當(dāng)然隨著計(jì)算機(jī)應(yīng)用的程度不同，程序化控制的范圍也會(huì)有所不同。一般來說，計(jì)算機(jī)應(yīng)用的程度越高，采用的程序化控制也就越多。

　　電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制的內(nèi)容

　　目前事業(yè)單位應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化的現(xiàn)狀還只停留在一般利用水平，管理者對(duì)人員分工和職能分割，數(shù)據(jù)備份與保管、硬軟件的備份與維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足。大多數(shù)單位購(gòu)買了計(jì)算機(jī)，配備了相應(yīng)的應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件，卻忽視了相應(yīng)的內(nèi)部控制。因此，會(huì)計(jì)電算化后，必須建立新的完備的內(nèi)部控制系統(tǒng)。

　　電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制一般包括兩類，即一般控制和應(yīng)用控制。它們均是計(jì)算機(jī)應(yīng)用于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的特殊控制，用來預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)中所發(fā)生的錯(cuò)誤、舞弊和故障，使系統(tǒng)能正常運(yùn)行，其提供及時(shí)可靠的會(huì)計(jì)信息的重要保證。

　　1、一般控制是指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的組織、鑒定、應(yīng)用環(huán)境等方面進(jìn)行的控制。一般控制是應(yīng)用控制的基礎(chǔ)。主要包括以下幾個(gè)方面：

　?。?）組織控制：組織控制是指通過部門的設(shè)置、人員的分工、崗位職責(zé)的制定、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行的控制，其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度，以達(dá)到相互牽制、相互制約的目的；防止或減少錯(cuò)弊的發(fā)生。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。

　　系統(tǒng)管理主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬軟件管理，從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

　　審核崗位主要負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及電算化系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。具體包括：審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止存在漏洞等。

　　（2）系統(tǒng)操作控制：系統(tǒng)操作控制主要表現(xiàn)為操作權(quán)限控制和操作規(guī)程控制兩個(gè)方面。

　　操作權(quán)限控制是指每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)制定適當(dāng)?shù)臋?quán)限標(biāo)準(zhǔn)體系，使系統(tǒng)不被越權(quán)操作，從而保證系統(tǒng)的安全。操作權(quán)限控制常采用設(shè)置口令來實(shí)行。

　　操作規(guī)程控制是指系統(tǒng)操作必須遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程，作業(yè)運(yùn)行規(guī)程，用機(jī)時(shí)間記錄規(guī)程等。

　?。?）系統(tǒng)文件安全及文檔控制：系統(tǒng)文件應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，使用和修改必須經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，與系統(tǒng)無關(guān)的人員和按規(guī)定不得接觸文件的人員，不得使用這些系統(tǒng)文件。

　?。?）內(nèi)部審計(jì)在系統(tǒng)開發(fā)階段，內(nèi)部審計(jì)人員不僅要參與開發(fā)，指出現(xiàn)有措施的不足，提出改進(jìn)意見，還要對(duì)開發(fā)工作本身進(jìn)行審核和評(píng)價(jià)，在電算化系統(tǒng)的日常運(yùn)行階段，內(nèi)部審計(jì)人員還要檢查電算化部門的各項(xiàng)規(guī)章是否符合整個(gè)單位的基本政策和規(guī)定，同時(shí)，他們還負(fù)責(zé)對(duì)業(yè)務(wù)處理、記錄保存、報(bào)告產(chǎn)生和環(huán)境安全及相關(guān)的控制進(jìn)行評(píng)價(jià)和驗(yàn)證，并利用計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)對(duì)計(jì)算機(jī)程序進(jìn)行測(cè)試，以檢查業(yè)務(wù)處理過程是否正確可靠。

　　2、應(yīng)用控制則指對(duì)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中具體的數(shù)據(jù)處理功能的控制。應(yīng)用控制具有特殊性，不同的應(yīng)用系統(tǒng)有不同的處理方式和處理環(huán)節(jié)，因而有不同的控制問題和控制要求。但是，一般來說，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的應(yīng)用控制包括以下幾項(xiàng)控制：

　　輸入控制：常用的控制方法包括：建立科目名稱與代碼對(duì)照文件，以防止會(huì)計(jì)科目輸錯(cuò)；設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，以保證會(huì)計(jì)科目代碼輸入的正確性；設(shè)立對(duì)應(yīng)關(guān)系參照文件，用來判斷對(duì)應(yīng)賬戶是否發(fā)生錯(cuò)誤；試算平衡控制，對(duì)每筆分錄和借貸方進(jìn)行平衡校驗(yàn)。防止輸入金額出錯(cuò)；順序檢查法，防止憑證編號(hào)重復(fù)；二次輸入法，將數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時(shí)由兩人分別輸入，經(jīng)對(duì)比后確定輸入是否正確等。

　　處理控制：常用的控制措施包括：登賬條件檢驗(yàn)，即系統(tǒng)要有確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)復(fù)核后才能登賬的控制能力；防錯(cuò)、糾錯(cuò)控制，即系統(tǒng)要有防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)在處理過程中數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)的控制措施；修改權(quán)限與修改痕跡控制，即對(duì)已人賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡控制，即對(duì)已人賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能，對(duì)已結(jié)賬的憑證與賬簿以及計(jì)算機(jī)內(nèi)賬簿生成的報(bào)表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不提供更改功能等。

　　輸出結(jié)果控制：控制措施包括：控制只有具有相應(yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄，從而達(dá)到限制接觸輸出信息的目的；打印輸出的資料要進(jìn)行登記，并按會(huì)計(jì)檔案要求保管。