建立審計資料庫是實現(xiàn)審計辦公自動化的一項基礎(chǔ)工作。在目前的計算機技術(shù)條件下，利用計算機系統(tǒng)整理、收集審計資料，形成審計資料庫，能夠有力地推動審計工作發(fā)展。

　　建立審計資料庫需要收集的審計資料，從來源上可分為兩類：辦公軟件生成的計算機文件和紙質(zhì)文件經(jīng)掃描形成的計算機文件。無論是利用辦公軟件生成計算機文件還是經(jīng)掃描形成計算機文件，對這些文件的加工過程，都屬于紙質(zhì)文件數(shù)字化范疇。

　　紙質(zhì)文件數(shù)字化，就是將以文字為形式、以紙為載體的被審計單位的審計檔案及審計工作中形成的各種審計文稿，轉(zhuǎn)換成以數(shù)字為形式，以磁盤、磁帶、光盤等為載體的計算機文件，進而予以保存，并滿足查詢、檢索等方面的需要。

　　紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)是實現(xiàn)紙質(zhì)審計文件數(shù)字化所需的硬件、軟件及人力資源的有機結(jié)合。

　　審計署旅游僑務(wù)審計局在審計實踐中自行設(shè)計、開發(fā)了“審計文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，取得了初步成果。筆者總結(jié)該單位的實踐經(jīng)驗，結(jié)合紙質(zhì)審計文件數(shù)字化工作的內(nèi)在規(guī)律性要求，談?wù)劷ㄔO(shè)審計資料庫過程中，設(shè)計紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)時應(yīng)該考慮的幾個基本方面。

　　一、紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)

　　為實現(xiàn)紙質(zhì)審計文件數(shù)字化過程，紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)該具備以下幾方面的功能：

　　一是轉(zhuǎn)化功能。通過該功能，數(shù)字化系統(tǒng)將以紙為載體、以文字為信號的紙質(zhì)審計文件轉(zhuǎn)化成以磁盤、光盤等為載體，以數(shù)字為信號的計算機文件。該功能的實現(xiàn)可以借助于計算機、掃描儀、數(shù)字相機等設(shè)備及設(shè)備驅(qū)動軟件來實現(xiàn)。

　　二是處理功能。通過該功能，數(shù)字化系統(tǒng)將計算機文件進行適當處理、轉(zhuǎn)化，建立可以自由檢索使用的數(shù)據(jù)庫。

　　三是檢索功能。通過該功能，檢索者能夠自由地檢索已經(jīng)轉(zhuǎn)化為計算機文件的審計文件。

　　實現(xiàn)處理功能和檢索功能需要靈活組合運用多種數(shù)據(jù)庫軟件、編程軟件、辦公軟件來完成，所需要的操作比較復(fù)雜、耗時，實現(xiàn)起來難度與阻力都比較大。

　　四是數(shù)據(jù)存貯功能。通過該功能，將轉(zhuǎn)化而成的計算機文件臨時或長期存貯，以便由數(shù)字化系統(tǒng)進一步處理和輸出。

　　通過紙質(zhì)審計文件數(shù)字化功能結(jié)構(gòu)的分析不難看出，紙質(zhì)審計文件數(shù)字化過程的難點和重點就在于設(shè)計、開發(fā)出能夠高效完成處理功能和檢索功能的專用軟件。

　　二、開發(fā)具有計算機文件處理功能和檢索功能的專用軟件

　　利用掃描儀掃描后形成的計算機文件一般是圖像文件。這種文件有如下特點：紙質(zhì)審計文件經(jīng)掃描形成計算機文件后，每一頁形成一個獨立的計算機圖像文件，比如，假設(shè)江西甲鋼廠1999年的審計檔案共200頁，掃描后就將形成200個計算機圖像文件；掃描形成的計算機文件的名稱一般包含特定的系列號碼，如上例中掃描形成的計算機文件的名稱可能是：“江西甲鋼廠1999－001”、“江西甲鋼廠1999－002”……“江西甲鋼廠1999－200”；在每一個圖像文件中，我們可以看到文字、圖表、簽章等內(nèi)容，但這些內(nèi)容對計算機而言都是圖像元素的集合，計算機不能識別其中的文字，因此，我們也就不能利用計算機直接對文件的文字內(nèi)容進行編輯、檢索、輸出等工作。

　　基于計算機圖像文件的上述特點，就需要在掃描形成的計算機文件和能滿足自由編輯、檢索要求的計算機文件之間“架一座架”，從而順利實現(xiàn)紙質(zhì)審計文件數(shù)字化。這座橋就是能夠滿足計算機圖像文件處理需要的文件處理功能。

　　旅游僑務(wù)審計局通過設(shè)計開發(fā)具有索引功能、關(guān)鍵詞功能和檢索功能的“審計文件數(shù)字化系統(tǒng)”軟件，架起了圖形文件與可自由檢索顯示文件之間的橋梁，初步實現(xiàn)了對圖像文件的有效處理。該軟件將計算機圖像文件的處理功能分解為索引功能和關(guān)鍵詞功能。通過該軟件的索引功能，能夠完整地建立掃描形成的計算機文件索引，標注出它們所屬的紙質(zhì)審計文件及其在紙質(zhì)審計文件中的頁碼位置，從而將零散的計算機文件組織起來。該軟件的關(guān)鍵詞功能，可以給已完成索引的每一個計算機文件配置關(guān)鍵詞，所配置的關(guān)鍵詞是根據(jù)計算機圖像文件的內(nèi)容，預(yù)先設(shè)想檢索者可能的檢索要求而設(shè)定的。通過該軟件的檢索功能，檢索人員只要輸入其所需文件應(yīng)含有的關(guān)鍵詞，數(shù)字化系統(tǒng)就會將含有該關(guān)鍵詞的計算機文件按照紙質(zhì)審計文件的組織方式，向檢索者有序地顯示出來。索引功能、關(guān)鍵詞功能與檢索功能是緊密銜接的，后一功能建立在前一功能充分實現(xiàn)的基礎(chǔ)上，前一功能實現(xiàn)的質(zhì)量直接影響后一功能的實現(xiàn)。

　　三、人力資源的配置

　　紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)中各個功能的實現(xiàn)都是以計算機硬件設(shè)備、軟件及人力資源的有機結(jié)合為條件的，都離不開合理的人員配置。

　　第一，紙質(zhì)審計文件數(shù)字化系統(tǒng)的設(shè)計工作，需要具備計算機專業(yè)技能的人員與具備審計專業(yè)技能的人員密切結(jié)合，在現(xiàn)有計算機硬件與軟件技術(shù)的支持下，使系統(tǒng)最有效率地服務(wù)于審計工作需要。第二，必須配備硬件設(shè)備的安裝與維護人員，使硬件設(shè)備始終處于最好的工作狀態(tài)。第三，要安排軟件的開發(fā)與維護人員，這樣才可以最大限度地發(fā)掘與利用通用計算機軟件的功能，最有效地更新與調(diào)整專用軟件的功能，滿足審計工作需要。第四，要安排審計文件數(shù)字化系統(tǒng)的操作人員。計算機軟件與硬件的應(yīng)用，其目的就是最大限度地提高工作效率，旅游僑務(wù)審計局的實踐表明，為實現(xiàn)關(guān)鍵詞功能，需要操作人員根據(jù)未來檢索者的需要為每一個計算機圖像文件配置關(guān)鍵詞，而一些計算機文件所需要的關(guān)鍵詞可能較多，這就需要操作人員進行大量創(chuàng)造性勞動，為檢索者提供準確、充分的關(guān)鍵詞，滿足檢索需要。