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淺談電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理

來源: 田文利 編輯: 2008/08/12 17:21:18  字體:

  摘 要:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,許多企事業(yè)單位都建立起了會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng),從而提高了會(huì)計(jì)核算質(zhì)量和會(huì)計(jì)工作效率,為整個(gè)管理工作現(xiàn)代化奠定了基礎(chǔ)。僅擁有好的會(huì)計(jì)軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,必須還要有健全的內(nèi)部管理制度,才能更充分發(fā)揮會(huì)計(jì)核算的管理效用,保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行,為企事業(yè)單位的決策層領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的決策依據(jù),本文介紹了電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的基本管理方法。

  關(guān)鍵詞:電算化;會(huì)計(jì)信息系統(tǒng);管理

  隨著電子計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理技術(shù)在會(huì)計(jì)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)工作已經(jīng)從原有的記賬、算賬、報(bào)賬向著經(jīng)營管理領(lǐng)域的深度和廣度發(fā)展;會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施,一方面提高企業(yè)的運(yùn)營管理效率,一方面也對(duì)企業(yè)的內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。同時(shí),對(duì)提高會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量,推動(dòng)我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了十分重要的作用。但是,由于盲目追求最新技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備,忽視電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理制度的健全完善,造成錯(cuò)誤、虛假會(huì)計(jì)信息的產(chǎn)生,威脅著企事業(yè)單位的資產(chǎn)安全,擾亂了社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)秩序。因此,僅僅擁有好的會(huì)計(jì)軟件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,必須還要有健全的內(nèi)部管理制度,才能充分發(fā)揮會(huì)計(jì)核算的管理效用,保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行,為企事業(yè)單位的決策層領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)的決策依據(jù)。

  1.硬件方面的管理

  計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備等硬件是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ),硬件出現(xiàn)故障,會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)中斷工作,所以各單位必須嚴(yán)格硬件設(shè)備控制管理。

  1. 1建立健全機(jī)房制度

  建立健全機(jī)房制度,保持良好的工作秩序,保證計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的安全。機(jī)房內(nèi)必須嚴(yán)禁煙火,必須安裝消防和報(bào)警設(shè)備;嚴(yán)禁超載用電,以防短路引發(fā)火災(zāi);保證電壓穩(wěn)定,避免計(jì)算機(jī)在工作中突然斷電,或由于電壓不穩(wěn)造成電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行停止,從而造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失;保持機(jī)房及計(jì)算機(jī)設(shè)備衛(wèi)生清潔,采取必要的防塵措施,以防設(shè)備被磨損或損壞;監(jiān)測(cè)機(jī)房內(nèi)的溫度及濕度,避免溫度及濕度過高或過低,導(dǎo)致電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的非正常運(yùn)行。此外,還應(yīng)采取一定的安全措施,防止計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備被人為破壞或被盜等,以保證整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行,完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)。

  1. 2建立計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的定期檢查制度

  建立硬件設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)制度,做好硬件設(shè)備的使用、故障、維護(hù)的記錄及報(bào)告,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決;定期組織硬件管理人員及計(jì)算機(jī)操作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的設(shè)備維護(hù)知識(shí),經(jīng)常利用設(shè)備的自檢功能檢查計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的性能及運(yùn)行狀況,以防設(shè)備突然發(fā)生故障而中斷電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的運(yùn)行。各單位不但要建立健全硬件管理制度,還應(yīng)通過崗位責(zé)任制、獎(jiǎng)懲制度等,激勵(lì)和監(jiān)督該制度的有效實(shí)施與執(zhí)行,以便及時(shí)排除不安全的因素,為計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)行創(chuàng)造良好的運(yùn)行環(huán)境。

  2.軟件方面的管理

  會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的核心,整個(gè)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)是在會(huì)計(jì)軟件支持和控制下進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的,軟件的安全程度決定了會(huì)計(jì)信息的風(fēng)險(xiǎn)程度。因此,必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟件的管理,以確保會(huì)計(jì)軟件能安全、有效、正常地支持電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的運(yùn)行。

  2. 1慎重選擇軟件

  慎重選擇會(huì)計(jì)軟件,保證會(huì)計(jì)核算工作合法、安全、正常地進(jìn)行。隨著會(huì)計(jì)電算化的不斷發(fā)展,選擇商品化專業(yè)通用軟件成為會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的趨勢(shì)。在選擇會(huì)計(jì)應(yīng)用軟件時(shí),應(yīng)該選擇已經(jīng)通過財(cái)政部門測(cè)評(píng)的會(huì)計(jì)軟件。財(cái)政部門對(duì)這類軟件進(jìn)行了較全面的功能測(cè)試,能夠保證會(huì)計(jì)核算工作的合法性、準(zhǔn)確性,以及會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、有效性,并且這類軟件的開發(fā)公司具備較強(qiáng)大的技術(shù)支持,技術(shù)培訓(xùn)、軟件維護(hù)、版本更新等售后服務(wù)較健全,保證會(huì)計(jì)軟件具有實(shí)用性。

  2 .2健全會(huì)計(jì)系統(tǒng)軟件的維護(hù)制度,防范會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)

  為保證電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行,應(yīng)建立健全會(huì)計(jì)軟件維護(hù)的申請(qǐng)、審批、監(jiān)督、驗(yàn)收制度。維護(hù)申請(qǐng)經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行軟件維護(hù),并要做好維護(hù)記錄,維護(hù)完畢必須經(jīng)過會(huì)計(jì)部門測(cè)試方可驗(yàn)收,并提交驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;維護(hù)申請(qǐng)、維護(hù)記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告須存檔保管,避免會(huì)計(jì)軟件被非法修改、刪除。另外,電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作管理人員在對(duì)日常的軟件使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題需要及時(shí)解決,或及時(shí)聯(lián)系軟件公司的專職維護(hù)人員,盡早排除系統(tǒng)故障,保證會(huì)計(jì)工作的正常進(jìn)行。

  2. 3建立授權(quán)操作制度,實(shí)行崗位專人專職制度,避免越權(quán)操作

  為防止無關(guān)人員非法進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行非法拷貝、刪除、修改、破壞程序,造成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)丟失、混亂、泄密,引發(fā)會(huì)計(jì)信息風(fēng)險(xiǎn),會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作人員必須要嚴(yán)格保守口令密碼,并且要定期更換;操作人員操作完畢必須執(zhí)行相應(yīng)命令,完全退出系統(tǒng),并做好上機(jī)記錄。

  2. 4加強(qiáng)技術(shù)和管理控制措施,防止計(jì)算機(jī)病毒侵入電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)

  計(jì)算機(jī)病毒是我國電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)所面臨的急需解決的一個(gè)重要問題,它可以對(duì)系統(tǒng)造成破壞和干擾,導(dǎo)致會(huì)計(jì)信的丟失和被破壞。當(dāng)前有效的反病毒措施包括技術(shù)措施,如安裝防病毒卡或防病毒軟件,以及一定的管理措施,如制定磁盤拷貝權(quán)限制度,防止未經(jīng)檢測(cè)的磁盤介入系統(tǒng)。同時(shí),禁止用財(cái)務(wù)專用的計(jì)算機(jī)上網(wǎng)或玩游戲,以防止病毒傳人系統(tǒng),威脅系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

  3.網(wǎng)絡(luò)方面的安全管理

  由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有聯(lián)接形式的多樣性,終端分布不均勻和網(wǎng)絡(luò)的開放性、互連性等特征,致使在網(wǎng)絡(luò)上,計(jì)算機(jī)病毒不斷出現(xiàn)和傳播,計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷受到“黑客”的非法攻擊,機(jī)密情報(bào)資料不斷地被截取和竊取,所以網(wǎng)絡(luò)安全顯得尤為重要。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,尤其要注意電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)程序維護(hù)人員接觸程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性,對(duì)應(yīng)用的程序要隨時(shí)備份存檔,以備系統(tǒng)損壞后重建安裝之需。信息系統(tǒng)的使用單位須制定嚴(yán)格具體的防病毒措施,包括對(duì)所有來歷小明的介質(zhì)在使用前進(jìn)行病毒檢測(cè),定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行病毒檢測(cè),使用網(wǎng)絡(luò)防火墻防止日益猖獗的網(wǎng)絡(luò)病毒侵入等。

  財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中要注意安全性數(shù)據(jù)安全指標(biāo)包括數(shù)據(jù)保密、訪問控制、身份識(shí)別、不可否認(rèn)和完整性等,針對(duì)這些方面,可以采用數(shù)據(jù)加密技術(shù),通過對(duì)數(shù)據(jù)的加解密,認(rèn)證信息的加解密,數(shù)字簽字,完整性來達(dá)到數(shù)據(jù)的保密性訪問??刂萍夹g(shù)的代表是防火墻技術(shù),通過在防火墻規(guī)則中設(shè)定相應(yīng)的安全規(guī)則,防止黑客非法攻擊,防止資料丟失,達(dá)到安全管理。認(rèn)證技術(shù)代表是網(wǎng)絡(luò)用戶認(rèn)證系統(tǒng)技術(shù),它解決了財(cái)務(wù)信息在網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)陌踩珕栴}。

  4.操作方面的管理

  企業(yè)在計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,應(yīng)制定嚴(yán)格控制措施,為電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境。

  企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化工作,定崗定員,保持相對(duì)穩(wěn)定。企業(yè)必須對(duì)操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計(jì)算機(jī)和財(cái)會(huì)軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào),不得自行修改操作人員的密碼,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密,更換操作人員或密碼泄密后,必須及時(shí)更改密碼。

  5.會(huì)計(jì)檔案方面的管理

  電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其它存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔及其它會(huì)計(jì)資料。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案僅指保存在紙介質(zhì)上的會(huì)計(jì)賬表憑證,隨著會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)方式的改變,相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度也應(yīng)隨之改變。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用和為管理服務(wù)的保證。

  在電算化會(huì)計(jì)中,根據(jù)原始憑證直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證,再由計(jì)算機(jī)打印輸出在這種情況下,記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章、復(fù)核的管理人員簽名或蓋章、會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章,打印輸出的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證。根據(jù)《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,計(jì)算機(jī)替代手工記賬后,企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表均由計(jì)算機(jī)打印輸出,并以書面形式保存,其保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。

  存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其它介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管井留有副本,要認(rèn)真定期檢查,做好防磁、防火、防潮、防塵工作。一般說來,為方便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存,直至其中的會(huì)計(jì)信息完全過時(shí)為止。會(huì)計(jì)檔案的保管實(shí)行權(quán)限分離制度,系統(tǒng)操作人員和程序開發(fā)人員不能兼任會(huì)計(jì)檔案保管工作,查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)辦理審批登記手續(xù)。

  在科技高速發(fā)展的今天,利用計(jì)算機(jī)替代手工記賬己成為現(xiàn)實(shí),會(huì)計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化和會(huì)計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要,是時(shí)代發(fā)展的必然,是會(huì)計(jì)工作的發(fā)展方向。在發(fā)展過程中,只有認(rèn)真按照財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況對(duì)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行管理,才能真正做好單位內(nèi)部信息資源的共享,充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下會(huì)計(jì)電算化的快捷、方便,更好地為企業(yè)經(jīng)營決策、財(cái)務(wù)管理服務(wù)。

  [參考文獻(xiàn)]

  [1]胡世強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社,2003.

  [2]張瑞君計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)學(xué)中國人民大學(xué)出版社,2001.

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