改革是振興我國經(jīng)濟的必由之路，也是建立有中國特色的社會主義會計的必由之路。在深化經(jīng)濟體制改革的過程中，財務(wù)管理與成本核算的改革問題越來越受到大家的關(guān)注。在科技高速發(fā)展的今天，利用計算機替代人工手工記帳已成為現(xiàn)實，為實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)信息的高速傳遞及上報提供了可靠的物質(zhì)保障。所謂會計電算化，是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用，即采用電子計算機替代人工記帳、算帳、報帳，以及對會計信息進行分析和利用的工程。利用電子計算機進行會計核算和會計管理，實現(xiàn)會計電算化，是規(guī)范會計工作及會計工作現(xiàn)代化的重要組成部分，是深化會計改革、貫徹新《會計法》、進一步提高會計工作水平和質(zhì)量的迫切需要。

    一、會計電算化的工作原理

    會計電算化是將繁瑣、單調(diào)、機械性較強的會計核算工作交由計算機進行處理，提高會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強財務(wù)管理。使財務(wù)管理工作電算化，將會計數(shù)據(jù)進行匯總、統(tǒng)計、分析，提供宏觀管理所必需的決策數(shù)據(jù)是現(xiàn)代化財務(wù)管理的主要內(nèi)容。會計電算化是管理現(xiàn)代化和會計自身改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計工作的發(fā)展方向。在會計核算電算化的基礎(chǔ)上，提高數(shù)據(jù)分析處理的自動化和科學(xué)化是財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。

    會計電算化是把系統(tǒng)工程、電子計算機技術(shù)等科學(xué)與會計理論和方法融為一體，通過貨幣計量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運算和輸出，運用最新科技成果，以現(xiàn)代機器工作取代手工操作，實現(xiàn)會計工作方式的變革和人的解放，提供計劃和控制經(jīng)濟過程需要的會計信息。會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢，是現(xiàn)代會計工作的發(fā)展方向，它在經(jīng)濟管理工作中開始發(fā)揮越來越重要的作用。大力發(fā)展會計電算化事業(yè)，也是深化會計改革，進一步提高治黃事業(yè)會計工作水平的迫切要求。

    二、會計電算化在我局中的實際應(yīng)用

    我局是1998年11月由黃委會組織的第一批會計電算化試點單位，經(jīng)省局、黃委會會計電算化驗收領(lǐng)導(dǎo)小組實際驗收與測驗率先于2002年1月1日正式實行的會計電算化。

    自1998年11月份我局參加黃委會計電算化試點以來，會計電算化的高速、快捷、方便等特性已通過四年的會計決算及季報、月報、數(shù)據(jù)的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計電算化軟件（我局會計電算化試點安裝的是黃委統(tǒng)一配置的用友軟件公司提供的會計電算化程序）所提供的總帳、工資、固定資產(chǎn)、UFO報表功能，極大的提高了會計數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、數(shù)據(jù)共享、匯總效率與精確度。

    三、會計電算化的操作與管理

    通過四年半的會計電算化的試點與程序運行，深刻體會到要使整個系統(tǒng)能高效、穩(wěn)定、安全地運行起來，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、糾正，同時保證會計電算化信息資源的正確性、完整性和連續(xù)性，達到盡早甩脫手工帳，完全實現(xiàn)電算化之目的，不但要多方面練習(xí)與操作、盡快提高自身的業(yè)務(wù)水平、熟悉會計電算化程序運行的過程，還要確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運行。必須嚴(yán)格按照計算機操作規(guī)程及各項規(guī)章制度去做，以免出現(xiàn)大的錯誤。

    上機人員必須嚴(yán)格按照各自的權(quán)限進行操作，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；不能使用來歷不明的軟盤和進行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用格式化和刪除等DOS命令；嚴(yán)禁在微機內(nèi)安裝或運行游戲軟件。

    為更好地完成系統(tǒng)維護任務(wù)，及時、全面、準(zhǔn)確地了解故障發(fā)生原因、地點、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況是非常必要的，為此應(yīng)制定：1、所有上機操作人員必須詳細登記上機操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容、運行時間和運行情況。2、操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運行情況欄填寫運行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記記錄，并向系統(tǒng)管理員報告。3、系統(tǒng)維護員在維護過程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載。對于嚴(yán)重或重大運行故障，除按規(guī)定登記外還須另外填寫運行故障報告單，并向系統(tǒng)管理員匯報。4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。5、要真實完整地填寫操作記錄。對發(fā)生問題不登記者，將根據(jù)問題的嚴(yán)重程度，按有關(guān)制度予以處理。

    上報主管部門的會計報表，根據(jù)主管部門要求的格式上報。內(nèi)部會計報表，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)要求來設(shè)定。對內(nèi)部基層部門上報的會計報表格式也要由主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。嚴(yán)格遵循報表處理程序。由計算機自動生成的會計報表，與帳簿數(shù)據(jù)必須銜接一致。存貯在硬盤上的會計報表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份，備份次數(shù)每月不得少于一次。做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)登記簿》。每月的會計報表必須以書面形式打印出來，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。每月的會計報表必須以軟盤和書面兩種形式并存，軟盤會計報表和書面會計報表的數(shù)據(jù)必須一致。每年年終時，必須將全年會計報表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報表）統(tǒng)一整理，轉(zhuǎn)檔案管理員辦理存檔手續(xù)。

    根據(jù)會計電算化程序運行的特點還應(yīng)健全相應(yīng)的系統(tǒng)維護與管理制度：

    （一）、對系統(tǒng)維護的任務(wù)

    1、實施對系統(tǒng)的日常檢查和維護，以保證系統(tǒng)的正常運行；

    2、在系統(tǒng)發(fā)生故障時，排除故障和恢復(fù)運行；

    3、根據(jù)電算化工作實際需要，提出系統(tǒng)擴充報告，上報主管領(lǐng)導(dǎo)；

    4、在系統(tǒng)擴充時負責(zé)安裝、調(diào)試，直至運行正常；

    5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護工作。

    （二）、對硬件系統(tǒng)的維護

    1、硬件設(shè)備的管理：會計電算化專用硬件設(shè)備由財經(jīng)科統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并確認不影響會計電算化之正常工作，必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間等事項。會計電算化硬件設(shè)備專門用于運行帳務(wù)處理系統(tǒng)、報表處理系統(tǒng)和其它會計事務(wù)處理軟件。任何人不得用于對外服務(wù)。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。

    2、硬件設(shè)備的維護：會計電算化硬件設(shè)備的維護工作由系統(tǒng)維護員負責(zé)進行，一般維護工作需填寫《系統(tǒng)維護登記表》，大的硬件維護還需做系統(tǒng)維護報告，報系統(tǒng)管理員。會計科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計主管批準(zhǔn)并授權(quán)有關(guān)人員進行一次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計科目，確需變動的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并作相應(yīng)的并帳、分帳、撤帳等處理。

    （三）、對會計軟件的升級

    應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組織，系統(tǒng)維護員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔案。

    （四）、對會計軟件的管理

    1、會計軟件的升級與更換，必須統(tǒng)一規(guī)劃、以地（市）局為單位統(tǒng)一管理，不得隨意更換或處理。財務(wù)處在獲得會計軟件的同時，必須做軟盤備份，并分別存放在檔案室、機房和財務(wù)處的專用鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。

    2、運行中的會計軟件必須安裝在計算機硬盤上，一般情況下不得重新安裝。

    （五）、對電算化會計檔案的管理和利用

    電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物，又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理，是電算化會計工作連續(xù)進行的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此必須做好：會計憑證的收集和整理、會計帳簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。

    存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《帳務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，帳務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封。備份軟盤應(yīng)裝在保護封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。

    只有認真按照財政部發(fā)布的《會計電算化工作規(guī)范》來管理、使用、維護計算機，才能真正做好單位內(nèi)部信息資源的共享，充分發(fā)揮會計電算化的快捷、方便，保障會計電算化工作的順利、全面展開，有機地將會計核算、物資管理工作及系統(tǒng)安全有效地長期運行提供可靠的數(shù)據(jù)保障，從而促進黃河系統(tǒng)財會電算化網(wǎng)的數(shù)據(jù)共享長期有效、穩(wěn)定地發(fā)展下去，使財會人員真正擺脫繁瑣、單調(diào)、機械的手工操作，提高會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，更好地為單位的經(jīng)營決策、財務(wù)管理以及整個治黃事業(yè)服好務(wù)，保障會計電算化會計工作的順利開展。