一般來講，存貨在企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)中所占的比重較大，其本身的營運(yùn)效率直接影響到企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的整體效率。根據(jù)新《通則》的規(guī)定，企業(yè)需要建立健全存貨管理制度，目的在于規(guī)范存貨的采購審批、采購執(zhí)行程序，并根據(jù)合同和內(nèi)部審批制度付款。

　　由此可見，新《通則》特別注重的是存貨采購環(huán)節(jié)和付款環(huán)節(jié)的管理控制，這是根據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境所提出的有一定針對(duì)性的管理要求。為了減少篇幅，我們只對(duì)企業(yè)存貨的采購與付款制度加以介紹，其他的與新《通則》創(chuàng)新內(nèi)容沒有直接聯(lián)系的存貨管理理論和方法不予介紹。

　　為了能夠涉及存貨采購與付款業(yè)務(wù)中的具體操作內(nèi)容，在這里以一家國有獨(dú)資企業(yè)為范本，詳細(xì)介紹這家企業(yè)所制定的存貨采購與付款制度：

　?。ㄒ唬┎少彙⒏犊顦I(yè)務(wù)管理要求

　　1.存貨的采購與生產(chǎn)、銷售業(yè)務(wù)的要求保持一致。

　　2.貨幣資金的支付或負(fù)債的增加必須以獲得品質(zhì)優(yōu)良的存貨為前提，保持貨款支付或負(fù)債增加的真實(shí)性與合理性。

　　3.加強(qiáng)采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督與控制，防止舞弊行為的發(fā)生。

　　4.保證采購業(yè)務(wù)在內(nèi)、外部各環(huán)節(jié)的運(yùn)行通暢和高效率。

　　5.及時(shí)、準(zhǔn)確提供物資采購的各項(xiàng)信息。

　　（二）采購業(yè)務(wù)的組織機(jī)構(gòu)與崗位職責(zé)

　　1.采購與付款管理工作由企業(yè)董事會(huì)授權(quán)的機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)。在董事會(huì)內(nèi)，一般涉及規(guī)劃委員會(huì)、物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組等；在企業(yè)職能部門，涉及總經(jīng)理室、企劃部、采購部、儲(chǔ)運(yùn)部、質(zhì)量保證部、生產(chǎn)設(shè)備部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，上述部門分別承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，以合理地組織采購與付款管理工作。

　　2.規(guī)劃委員會(huì)是采購與付款計(jì)劃的決策機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)《年度采購計(jì)劃》、《年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》及《季（月）度采購計(jì)劃》、《季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》的審批工作。

　　3.企劃部是采購與付款管理計(jì)劃的審核部門，負(fù)責(zé)對(duì)《年度采購計(jì)劃》、《年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》及《季（月）度采購計(jì)劃》、《季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》的審核工作，審核后負(fù)責(zé)上報(bào)規(guī)劃委員會(huì)。

　　經(jīng)規(guī)劃委員會(huì)授權(quán)，總經(jīng)理可負(fù)責(zé)《季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》、《季 （月）度采購計(jì)劃》的審批。

　　4.財(cái)務(wù)部為采購與付款的會(huì)計(jì)核算及價(jià)值管理部門。負(fù)責(zé)對(duì)采購與付款活動(dòng)引起的價(jià)值增減變動(dòng)情況進(jìn)行記錄、控制和管理。

　　5.儲(chǔ)運(yùn)部是物資的儲(chǔ)存部門，負(fù)責(zé)編制《年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》及《季 （月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》，實(shí)施物資倉儲(chǔ)管理。

　　儲(chǔ)運(yùn)部同時(shí)是采購物資的驗(yàn)收部門之一，負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的數(shù)量進(jìn)行驗(yàn)收。

　　6.質(zhì)量保證部負(fù)責(zé)對(duì)采購材料的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收。

　　7.生產(chǎn)設(shè)備部負(fù)責(zé)對(duì)固定資產(chǎn)和相關(guān)零部件進(jìn)行驗(yàn)收。

　　8.物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組是重大采購事項(xiàng)的執(zhí)行決策機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)是：

　?。?）確定常規(guī)倉儲(chǔ)物資的范圍、集中采購及自行采購物資的范圍；

　?。?）確定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的采購方式；

　?。?）負(fù)責(zé)大宗物資采購的供應(yīng)商選擇、采購價(jià)格、合同條款等事項(xiàng)的審批。

　　9.采購部負(fù)責(zé)具體物資采購工作，其主要職責(zé)是：

　?。?）掌握市場(chǎng)信息，開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道，降低采購費(fèi)用；

　　（2）會(huì)同儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部確定合理物資采購量，及時(shí)了解存貨存量情況，進(jìn)行合理采購；

　?。?）根據(jù)本企業(yè)實(shí)際情況，擬定集中采購及自行采購物資的范圍，上報(bào)物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；

　?。?）擬定大宗物資采購、普通物資采購及零星物資采購的劃分標(biāo)準(zhǔn)以及可采用的采購方式，上報(bào)物資采購領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)；

　?。?）編制《年度采購計(jì)劃》、《季（月）度采購計(jì)劃》；

　?。?）選擇、評(píng)審、管理供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案；

　?。?）組織供貨合同評(píng)審，簽訂供貨合同，實(shí)施采購活動(dòng)；

　　（8）編制《合同履行情況登記簿》，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；

　?。?）進(jìn)行市場(chǎng)詢價(jià)，采購所需物資；

　　（10）采購過程中的退、換貨工作；

　　（11）按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報(bào)表》；

　　（12）采購部合同、供應(yīng)商檔案、各種表單的保管與定期歸檔工作。

　　10.采購部崗位設(shè)置：

　　（1）采購部部長。其具體職責(zé)為：對(duì)采購工作進(jìn)行統(tǒng)籌策劃，合理控制采購成本；審簽各部門《請(qǐng)購單》，審批采購計(jì)劃和采購資金計(jì)劃；組織詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)及供應(yīng)商選點(diǎn)、評(píng)審及供貨控制；審批《訂購單》及采購合同，參與重要采購合同評(píng)審、簽訂；審批支付供應(yīng)商貨款；進(jìn)行退、換貨管理；組織開拓新貨源，優(yōu)化進(jìn)貨渠道；定期監(jiān)督、檢查、處理采購部工作程序、規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則的執(zhí)行情況；按工作程序做好與相關(guān)部門的橫向聯(lián)系，并及時(shí)對(duì)部門間的爭議提出界定要求。

　　（2）計(jì)劃員。其具體職責(zé)為：負(fù)責(zé)市場(chǎng)信息收集、管理；參與供應(yīng)商信用評(píng)定，據(jù)實(shí)提出供應(yīng)商信用評(píng)定的意見，建立健全供應(yīng)商檔案；匯總各部門采購申請(qǐng)，編制采購計(jì)劃和采購資金計(jì)劃；編制《合同履行情況登記簿》，對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督；按周編制《主要采購合同執(zhí)行情況周報(bào)表》；審核購貨發(fā)票；復(fù)核支付供應(yīng)商貨款申請(qǐng)；負(fù)責(zé)文件、合同、訂單等資料的保管和定期歸檔工作。

　?。?）采購員。其具體職責(zé)為：對(duì)物資需求部門提出的采購申請(qǐng)進(jìn)行詢價(jià)；適時(shí)填報(bào)《供應(yīng)商調(diào)查表》；根據(jù)批準(zhǔn)的《請(qǐng)購單》和詢價(jià)結(jié)果實(shí)施采購，并負(fù)責(zé)索取所購物資的相關(guān)資料；參加商務(wù)談判和擬定合同條款；填制《訂購單》并辦理要貨；及時(shí)向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息；催收購貨發(fā)票；提出支付供應(yīng)商貨款申請(qǐng)；具體辦理采購環(huán)節(jié)退貨；采購部部長交辦的其他工作。

　?。ㄈ┎少徲?jì)劃管理

　　1.采購部根據(jù)《年度經(jīng)營計(jì)劃》、《年度生產(chǎn)計(jì)劃》、《年度固定資產(chǎn)投資計(jì)劃》、《年度固定資產(chǎn)日常修理維護(hù)和大修理計(jì)劃》、《年度費(fèi)用支出計(jì)劃》、《年度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》及本企業(yè)《月度生產(chǎn)計(jì)劃》、《月度固定資產(chǎn)日常常規(guī)修理維護(hù)和大修理計(jì)劃》、《月度費(fèi)用支出計(jì)劃》、《季（月）度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》，編制《年度采購計(jì)劃》、《季（月）度采購計(jì)劃》。

　　2.《年度采購計(jì)劃》、《季（月）度采購計(jì)劃》經(jīng)企劃部審核后，需報(bào)經(jīng)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.經(jīng)批準(zhǔn)的《年度采購計(jì)劃》、《季（月）度采購計(jì)劃》應(yīng)分送總經(jīng)理、副總經(jīng)理、儲(chǔ)運(yùn)部、財(cái)務(wù)部、生產(chǎn)設(shè)備部。

　?。ㄋ模┱?qǐng)購流程

　　1.根據(jù)《月度物資倉儲(chǔ)計(jì)劃》，儲(chǔ)運(yùn)部材料調(diào)撥員填制《請(qǐng)購單》一式三聯(lián)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，第一聯(lián)自存，將《請(qǐng)購單》第二聯(lián)、第三聯(lián)分別交給采購部計(jì)劃員、財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)。

　　財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)根據(jù)《請(qǐng)購單》第三聯(lián)登記《采購備查登記簿》。采購部計(jì)劃員將《請(qǐng)購單》第二聯(lián)與《月度采購計(jì)劃》核對(duì)無誤后，辦理采購。

　　2.如果實(shí)際生產(chǎn)安排與《月度生產(chǎn)計(jì)劃》相比發(fā)生較大變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃，并報(bào)企劃部審核后，報(bào)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)實(shí)施。調(diào)整后的生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)及時(shí)分送儲(chǔ)運(yùn)部、采購部及財(cái)務(wù)部。

　　儲(chǔ)運(yùn)部相應(yīng)調(diào)整《月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》，并報(bào)企劃部審核后，報(bào)規(guī)劃委員會(huì)或其授權(quán)人批準(zhǔn)實(shí)施。調(diào)整后的《月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》應(yīng)及時(shí)分送采購部、財(cái)務(wù)部。

　　根據(jù)調(diào)整后的《月度生產(chǎn)計(jì)劃》及《月度物資儲(chǔ)運(yùn)計(jì)劃》，采購部相應(yīng)調(diào)整《月度采購計(jì)劃》。

　?。ㄎ澹┎少彿绞脚c程序

　　1.采購方式分為：招標(biāo)采購、比價(jià)采購、零星采購、緊急采購等。

　　2.具備招標(biāo)條件的大宗原材料、燃料、包裝物的采購；基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購；大型設(shè)備、儀器的采購以及其他金額較大的物資采購，實(shí)行招標(biāo)采購。

　　3.不具備招標(biāo)條件和金額較小的物資采購實(shí)行比價(jià)采購。

　　4.訂購物資數(shù)量較少、金額較低的零星采購，可以由廠家報(bào)產(chǎn)品目錄或由采購員電話詢價(jià)后記錄下來，代替供應(yīng)商報(bào)價(jià)。

　　5.計(jì)劃外緊急采購，應(yīng)依據(jù)計(jì)劃外采購《請(qǐng)購單》辦理，審批程序及權(quán)限與計(jì)劃外采購相同，應(yīng)考慮“需料時(shí)間”對(duì)采購方式、程序的影響。

　　6.招標(biāo)采購、比價(jià)采購、零星采購、緊急采購都需要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行。

　　（六）采購合同管理

　　1.物資采購合同必須依據(jù)物資采購計(jì)劃進(jìn)行，嚴(yán)禁無計(jì)劃簽訂采購合同。

　　2.物資采購合同必須按規(guī)定進(jìn)行逐級(jí)審批。填制《合同審批單》。

　　3.簽訂合同，必須嚴(yán)格依照《合同法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到合同內(nèi)容合法、條款齊全、用詞嚴(yán)密，技術(shù)要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)清楚，審查手續(xù)齊備。

　　4.重大采購合同須經(jīng)律師審核和工商部門鑒證。

　　5.采購合同應(yīng)取得兩份，采購部計(jì)劃員保存一份，財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)保存一份，同時(shí)提供企劃部復(fù)印件一份。

　?。ㄆ撸┯嗀浳镔Y驗(yàn)收管理

　　1.由采購部采購需要倉儲(chǔ)的物資驗(yàn)收工作按《倉儲(chǔ)管理制度》要求執(zhí)行。

　　2.由采購部采購不需要倉儲(chǔ)的物資由物資使用部門組織驗(yàn)收工作。

　　3.由物資使用部門自行采購的物資，應(yīng)自行組織驗(yàn)收工作，不需要另行填制驗(yàn)收單據(jù)，采購?fù)瓿珊蟾黜?xiàng)采購單據(jù)與《請(qǐng)購單》一并報(bào)財(cái)務(wù)部。

　　（八）付款管理

　　1.采購貨款的支付應(yīng)根據(jù)經(jīng)批準(zhǔn)的采購合同和《季（月）度采購計(jì)劃》執(zhí)行。

　　2.付款程序?yàn)椋翰少彶坎少弳T根據(jù)采購合同提出付款申請(qǐng)，填制《款項(xiàng)支付申請(qǐng)單》，由采購部計(jì)劃員根據(jù)《季（月）采購計(jì)劃》及采購合同履行情況進(jìn)行復(fù)核，分別經(jīng)采購部部長、總經(jīng)理審批。

　　3.《款項(xiàng)支付申請(qǐng)單》一式兩聯(lián)，付款申請(qǐng)人（采購員）填制，采購部計(jì)劃員復(fù)核，由采購部部長審核后交財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部材料會(huì)計(jì)根據(jù)《采購備查登記簿》、應(yīng)付賬款明細(xì)賬、預(yù)付賬款明細(xì)賬情況進(jìn)行復(fù)核，防止不當(dāng)付款，并經(jīng)財(cái)務(wù)部部長審核后，交總經(jīng)理批準(zhǔn)，第一聯(lián)由采購部計(jì)劃員保存，第二聯(lián)由出納員付款后，作為賬務(wù)處理的原始憑證。