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Excel文件難打印,你可以這樣做!

來源: 正保會計網(wǎng)校 編輯:smile 2022/03/10 15:11:36 字體:

在Excel中打印時經常會碰到一些問題,但都可以利用“視圖”(View)功能區(qū)選項卡“工作簿視圖”(Workbook Views)中的圖標來解決。Excel的默認視圖樣式為“普通”(Normal)視圖。圖1中顯示的其他三個圖標均具有特定功能,可簡化打印設置。

圖1

分頁預覽圖

此視圖會更改Excel網(wǎng)格線,顯示打印區(qū)域(白色背景)和非打印區(qū)域(灰色背景)——參見圖2。

分頁預覽視圖還會顯示水印頁碼,有助于了解打印順序。

圖2

此視圖會以藍色實線顯示打印區(qū)域和分頁符。藍色虛線是Excel根據(jù)當前打印設置自動算出的分頁線??赏ㄟ^單擊并拖動藍色虛線來移動分頁符。移動虛線后,虛線會變?yōu)閷嵕€。

移動自動分頁符還會修改打印時的縮放比例。可通過“頁面布局”(Page Layout)功能區(qū)選項卡(圖3)查看縮放比例(Scale)。

圖3

溫馨提示:縮放比例低于75%時容易造成閱讀困難。

右擊工作表時會出現(xiàn)其他打印選項——參見圖4。

圖4

頁面布局圖標

此視圖下,Excel的顯示界面與Word類似,并能直觀地看到頁面的打印效果。

請注意,在頁面布局視圖下無法使用“視圖”(View)功能區(qū)的“凍結窗格”(Freeze Panes)功能。

“凍結窗格”可將特定行固定在頁面頂部,將特定列固定在頁面左側。使用該功能后,進行下一步操作之前會顯示警告信息。

在此視圖下可以方便地設置頁眉或頁腳。點擊頁眉或頁腳區(qū)域后會顯示新的功能區(qū),其中包含所有可用選項——參見圖5。

圖5

此視圖會默認顯示頁邊距,可通過點擊上下頁之間的圖標來隱藏頁邊距。功能區(qū)左側兩個圖標的下拉菜單中提供了標準頁眉和頁腳樣式——參見圖6。

圖6

小圖標

Excel屏幕右下角(縮放比例的左側)有三個小圖標,分別代表三種不同的視圖模式,從右到左依次為“普通”(Normal)、“頁面布局”(Page Layout)和“分頁預覽”(Page Break Preview)——參見圖7。

圖7

自定義視圖圖標

利用“自定義視圖”(Custom Views)功能可以保存某個時間點的顯示和打印設置,包括隱藏行或列、打印設置以及隱藏/取消隱藏工作表,之后可通過選擇相應的視圖名稱來應用這些設置。

盡管這項功能有時非常好用,但也存在一些限制。

如果文件中有格式化表格,則無法使用自定義視圖。將格式化表格插入已有自定義視圖的文件中,會導致自定義視圖無法使用。

創(chuàng)建自定義視圖時可以隱藏行。若使用篩選功能隱藏或取消隱藏特定行并且數(shù)據(jù)發(fā)生更改,則自定義視圖中保存的隱藏行和取消隱藏行設置可能無效。

如果想要在某個時間點隱藏和取消隱藏特定工作表,自定義視圖功能非常有用,利用它可以快速應用隱藏和取消隱藏工作表設置。不過,自定義視圖設置不適用于在自定義視圖創(chuàng)建之后添加的工作表。

自定義視圖無法進行編輯。如果自定義視圖創(chuàng)建后需要更改,則必須刪除后按新要求重新創(chuàng)建。自定義視圖的創(chuàng)建和使用均十分簡單。只要文件結構沒有太大變化,這項功能就會非常實用。

在許多情況下,自定義視圖的應用確實會受到限制。本文的配套視頻將具體說明自定義視圖的創(chuàng)建和使用方法(點擊“閱讀原文”觀看)。

取消隱藏工作表

在新版本的Excel中,可以通過右擊工作表選項卡并選擇“取消隱藏”(Unhide)來取消多個工作表的隱藏設置。

可結合使用Shift鍵或Ctrl鍵來選擇需要取消隱藏的多個工作表,然后點擊“確定”(OK)。在舊版Excel中,一次只能取消隱藏一個工作表,如果需要快速取消隱藏/隱藏多個工作表,利用自定義視圖功能可以一步解決。

Excel打印小貼士

?通過設置打印區(qū)域(頁面布局功能區(qū))可以限制和控制打印范圍。

?首次打印前務必進入“打印”(Print)頁面(文件選項卡)進行查看,還要檢查頁數(shù)和分頁符。

?使用打印頁面中的內置選項(文件選項卡)有助于節(jié)省時間。

?常用選項包括:

1.方向(Orientation)——縱向(Portrait)或橫向(Landscape)

2.自定義邊距(Custom Margins)——提供“窄”(Narrow)邊距選項

3.縮放(Scaling)——將工作表調整為一頁(Fit Sheet to One Page)、將所有列調整為一頁(Fit All Columns on One Page)。

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