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1.訂單確認單：當從客戶處接收到訂單時，應生成一份訂單確認單，明確列出訂單詳情，包括產(chǎn)品、數(shù)量、價格、發(fā)貨地址等。這份單據(jù)可以作為你們與客戶之間交易的初步證據(jù)。 2.發(fā)貨通知單：當廠家準備發(fā)貨時，要求廠家提供一份發(fā)貨通知單，上面應包含訂單號、產(chǎn)品詳情、發(fā)貨日期、運輸方式以及預計到達時間等信息。這份單據(jù)可以作為貨物已經(jīng)發(fā)出的證明，并且方便你們跟蹤貨物的運輸狀態(tài)。 3.物流跟蹤信息：要求廠家提供貨物的物流跟蹤號碼，這樣你們就可以實時跟蹤貨物的運輸狀態(tài)，并向客戶提供更新。物流跟蹤信息也可以作為交易流程的一部分進行記錄。 4.發(fā)票與收據(jù)：雖然你們不直接處理送貨單，但應確保有完整的發(fā)票和收據(jù)記錄。從廠家那里獲取發(fā)票，作為進貨成本的憑證。向客戶開具發(fā)票，作為銷售收入的憑證。 5.內(nèi)部記錄系統(tǒng)：建立一個內(nèi)部記錄系統(tǒng)，用于整合和管理上述所有單據(jù)和信息。這個系統(tǒng)可以幫助你們更好地追蹤訂單狀態(tài)，管理庫存，以及進行財務結(jié)算。 6.與廠家和客戶的溝通：與廠家和客戶明確溝通單據(jù)的傳遞方式和責任，確保信息的準確性和及時性。可以考慮建立電子化的單據(jù)傳遞系統(tǒng)，提高效率和準確性。 7.備份與存檔：對所有單據(jù)進行備份和存檔，以備將來審計或查詢之需。