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第一章 總則 第一條 為了加強公司財務(wù)管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,合理控制費用支出，提高資金使用效益，根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)和各項財政政策，結(jié)合本公司的具體情況特制定本制度。 第二條 本制度根據(jù)相關(guān)的財經(jīng)制度及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常辦公費用、工薪福利及相關(guān)費用等,以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。 第三條 本制度適用公司全體員工。 第二章 費用報銷憑證的規(guī)范 第四條 報銷單填寫 1.費用報銷單需填寫完整：包括部門、日期、內(nèi)容、大小寫金額、合計數(shù).附件張數(shù)、報銷人及審批人員的簽字；注：金額處不能留有空格，金額要完整到元、角、分,在財務(wù)有借款的需注明。 2.金額大寫要準(zhǔn)確：零 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 萬 億。 報銷原始憑證的要求 1. 當(dāng)事人應(yīng)充分取得費用的相關(guān)單據(jù)，如：合同或協(xié)議、合法的票據(jù)等，合法（被稅務(wù)機關(guān)認可）的票據(jù)，原則上必須是發(fā)票才能報銷。 2.可使用的收據(jù)：購農(nóng)產(chǎn)品及廢舊品收入時可用收據(jù)入帳。 3.車費：所有的車票上都必須注明出發(fā)地和目的地，以及乘坐日期。 4.打車時，燃油費附加的票據(jù)也應(yīng)該有，即凡是報的數(shù)額都必須有發(fā)票，同時金額有小數(shù)位數(shù)的，需注明實際支付的金額。 5.報銷車票時，有同行者，必須注明同行者是誰。 6.其他票據(jù)也應(yīng)同時注明費用的用途及時間，如招待費需注明招待的日期、招待的對象及招待的人數(shù)。 7.摘要欄必須清晰的寫明費用的原因及用途。 8.外出公差的需附有外出公差申請單，公差申請單上需有公司及部門領(lǐng)導(dǎo)審批。 9.當(dāng)月費用當(dāng)月報銷。 第五條 貼票方法和要求 1.原始發(fā)票單據(jù)及附件應(yīng)按照報銷的經(jīng)費項目進行分類整理，如辦公費、招待費、差旅費、住宿費等等，應(yīng)按照類別分別粘貼，把相同經(jīng)費項目的原始憑證粘貼在一起。 2.粘貼票據(jù)的范圍大?。簯?yīng)在費用報銷單據(jù)大小范圍內(nèi)進行粘貼。對于原始發(fā)票單據(jù)及附件較多的憑證，應(yīng)用和費用報銷單據(jù)同樣大小的結(jié)實的白紙（使用過的紙亦可，外露部分應(yīng)保持潔白）先進行粘貼，然后再將該白紙的左上角粘貼在費用報銷單據(jù)的后面。（粘貼在其上的票據(jù)不能超出該紙張的范圍）。 3.粘貼要求：原始發(fā)票單據(jù)及附件必須由上而下、自左至右、均勻排列粘貼。將膠水涂抹在原始發(fā)票單據(jù)及附件的左上角，從裝訂線（粘貼單左側(cè)2公分位置）開始粘貼，將票據(jù)向右邊均勻排開橫向粘貼，注意不要將票據(jù)集中在粘貼紙中間，以免造成中間厚四周薄、憑證裝訂起來不整齊的現(xiàn)象；粘貼的原始發(fā)票單據(jù)及附件必須在費用報銷憑證的大小范圍之內(nèi)，個別規(guī)格參差不齊的原始憑證，可先裁邊整理后再行粘貼，但必須保證原始憑證內(nèi)容的完整性。對于粘貼比費用報銷單據(jù)大的原始發(fā)票單據(jù)及附件，粘貼位置也應(yīng)在票據(jù)左上角，單據(jù)上邊和左邊與費用報銷單對齊，超出部分可以按照報銷單大小折疊在粘貼范圍之內(nèi)。 4.如果同類票據(jù)大小不一樣，可以在同一張粘貼紙上按照先小后大的順序粘貼。 5.注意事項： （1）原始發(fā)票單據(jù)及附件的粘貼必須整齊，不要將票據(jù)顛倒放置、粘貼。 （2）不要用訂書機訂原始發(fā)票單據(jù)及附件。不要用回形針、大頭針等把原始發(fā)票單據(jù)及附件別在費用報銷單據(jù)后面。 （3）對于粘貼不規(guī)范的費用報銷單據(jù)，請自行重新粘貼。 第六條 報銷手續(xù)及簽批齊全 1.嚴格按照財務(wù)部門簽發(fā)的審批制度執(zhí)行 2.對于要求有證明人的采購單據(jù)，應(yīng)有證明人進行簽字；共同對報銷的真實性負責(zé)。 3.對于有購買數(shù)量的物品，需由簽收人進行簽收，核對數(shù)量。 4.對于差旅費報銷單，因公司有費用級別規(guī)定，不同級別的職員有不同的報銷標(biāo)準(zhǔn)，所以在不提供其他證明更高級別的情況下，按職員的職務(wù)來評級，如職員除職務(wù)外另有更高級別的技能等級，必須由部門領(lǐng)導(dǎo)注明級別或提供高級別證明。 5.凡購買的物品及低值易耗品，報銷時都必須附物品申購單及入庫單。 第七條 報銷憑證的簽字要求： 1.按規(guī)定應(yīng)該簽字的人員必須全部簽字，簽字必須簽全稱，不得只簽姓。 2.簽字人簽署姓名后，還應(yīng)當(dāng)簽署簽字的日期。 3.領(lǐng)導(dǎo)簽字應(yīng)當(dāng)明確表明是否同意報銷。 4.為便于原始憑證的裝訂，簽字是簽在憑證的正面，應(yīng)簽在右上方。簽字如果是簽在憑證的反面，應(yīng)簽在左上方。 5.有多張憑證都需要簽字時，經(jīng)辦人、證明人、部門負責(zé)人要一張一張分別的簽，不能用復(fù)寫紙同時簽。 6.按規(guī)定順序簽字 （1）經(jīng)辦人簽字 （2）證明人（簽收人）簽字 （3）部門負責(zé)人簽字 （4）辦公室主任簽字 （5）財務(wù)部門經(jīng)理簽字 （6）總經(jīng)理簽字 7.員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責(zé)。 第三章 內(nèi)部控制及一般流程 第八條 費用發(fā)生過程中，原則上必需由兩人或兩人以上同時參與或執(zhí)行，并互相監(jiān)督和共同承擔(dān)相關(guān)責(zé)任。 第九條 費用報銷的控制原則：計劃管理、分級負責(zé)、層層把關(guān)。由各部門經(jīng)理負責(zé)本部門人員費用報銷的實質(zhì)性、合理性的一級審查；由辦公室主任對報銷單據(jù)的計劃性進行二級審查，由財務(wù)部門經(jīng)理對報銷票據(jù)的合法性進行三級審查；最后由總經(jīng)理進行審核批準(zhǔn)。 第十條 原則上公司一切事項報銷的單據(jù)均必須取得合法的憑證。合法性的認定以國家財務(wù)、稅務(wù)等方面的規(guī)定為準(zhǔn)，具體操作由財務(wù)部門負責(zé)把控落實，以可操作性為前提。公司員工任何不符合報銷規(guī)定的單據(jù)財務(wù)部門有權(quán)拒絕，各級確認、審核、審批人員也不應(yīng)予簽字。各級簽字人在不能確定的情況下不能隨意簽字。 第十一條 單據(jù)整理要求：報銷人在報銷前必須事先整理好各類單據(jù)，首先對單據(jù)的類別、時間、批次、項目等進行分類，然后按照一定的標(biāo)準(zhǔn)清晰準(zhǔn)確的粘帖在報銷單據(jù)的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)。單據(jù)數(shù)量比較煩雜的要寫出報銷明細清單附在后面。單據(jù)分別不清晰，粘帖不規(guī)范的財務(wù)部門可要求對方改正，不改正的有權(quán)予以拒絕受理。 第十二條 報銷或單據(jù)傳遞時效要求：財務(wù)部門根據(jù)財務(wù)作帳的及時性配比性要求掌握好各項報銷的時間，原則上各項單據(jù)或費用必須在發(fā)生結(jié)束后按照正常規(guī)定的流程操作。原則上當(dāng)月發(fā)生當(dāng)月取得并當(dāng)月報銷，業(yè)務(wù)人員有及時催收票據(jù)的義務(wù)。 第十三條 當(dāng)事人在填寫“費用資金支取審批單”時，應(yīng)遵照“實事求是、準(zhǔn)確無誤”的原則，將費用的發(fā)生原因、發(fā)生金額、發(fā)生時間等要素填寫齊全，并簽署自己的名字，交共同參與的人員復(fù)查，并請其在證明人一欄上簽署其姓名?！百M用資金支取審批單”的填寫一律不允許涂改，尤其是費用金額，并要保證費用金額的大、小寫必須一致，否則無效。 第十四條 經(jīng)辦人根據(jù)報銷單據(jù)的內(nèi)容，整理分類粘貼好原始單據(jù)，填寫“費用資金支取審批單”。 具體步驟及注意事項： 1.沒有特殊原因必須在票據(jù)取得后三天內(nèi)將審批單送達部門經(jīng)理審核。 2.經(jīng)辦人要按照要求填寫“費用資金支取審批單”，所填寫為日期、報銷部門、用途、金額、合計、金額大寫、報銷人等。 3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。 第十五條 當(dāng)事人應(yīng)將填寫完整、附件齊全的“費用資金支取審批單”和已經(jīng)審批過的“用款申請單”一起送交本部門直線經(jīng)理進行審核，簽字批準(zhǔn)。 具體步驟及注意事項： 1.部門直線經(jīng)理應(yīng)重點對費用發(fā)生的真實性、費用預(yù)算金額與實際金額的差異合理性進行審查， 2.部門直線經(jīng)理審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支出審批單”部門負責(zé)人一欄簽署審批意見并簽署部門經(jīng)理的名字。 3.若有要說明的事項在備注一欄填寫。 4.直線經(jīng)理有督促經(jīng)辦人報銷的義務(wù)。 第十六條 部門經(jīng)理統(tǒng)一交由辦公室主任審核批準(zhǔn)。 具體步驟及注意事項： 1.辦公室主任確認費用是否該報，對不可報部分需要注明超標(biāo)部分金額和實報金額； 2.辦公室主任審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支取審批單”辦公室一欄簽署審批意見并簽署辦公室主任的名字。 第十七條 由辦公室人員交由財務(wù)部門經(jīng)理審核并簽字。 具體步驟及注意事項： 1.財務(wù)部門經(jīng)理應(yīng)重點對“費用資金支出審批單”后所附的原始發(fā)票和單據(jù)進行合法性審查，對費用金額的計算進行復(fù)核稽查。 2.財務(wù)部門經(jīng)理需仔細審核經(jīng)辦人填寫格式是否符合規(guī)定，審核是否符合有關(guān)文件規(guī)定。 3.仔細審核經(jīng)辦人金額填寫和計算是否正確。 4.審核有無經(jīng)辦人和其直線經(jīng)理的簽名。 5.對不符合上述要求的費用報銷審批單退回經(jīng)辦人本人。 6.財務(wù)部門經(jīng)理審查無異議后，應(yīng)在“費用資金支取審批單”財務(wù)部門一欄簽署審批意見并簽署財務(wù)部門經(jīng)理的名字。 第十八條 財務(wù)部門經(jīng)理復(fù)核后由辦公室統(tǒng)一將報銷票據(jù)送總經(jīng)理進行最后的審查和簽字。 具體步驟及注意事項： 1.總經(jīng)理接到“費用資金支取審批單”后，需要先關(guān)注有無部門直線經(jīng)理、辦公室主任以及財務(wù)部門經(jīng)理的簽字，從“費用資金支取審批單”的形式要素上進行審查，看報銷審批程序和相關(guān)人員的簽字是否齊全、字跡是否真實。 2.若有直線經(jīng)理、辦公室主任以及財務(wù)部門經(jīng)理的簽字，則審閱內(nèi)容。 3. 總經(jīng)理審查無異議后，在“費用資金支取審批單”總經(jīng)理一欄簽署審批意見并簽名。 第十九條 當(dāng)事人取得審批齊全的“費用資金支取審批單”以及“借款單”后，應(yīng)在3天之內(nèi)送交財務(wù)部門的出納員手上領(lǐng)取資金，出納人員應(yīng)對“費用資金支出審批單”進行審核，重點看報銷單是否有涂改、費用的計算是否正確、后附的發(fā)票是否齊全合法，審批手續(xù)是否齊備。出納人員在審核無誤后方能付款。 第二十條 費用報銷的其他規(guī)定：公司費用報銷必須真實合法，嚴禁使用白條或其他不合法的憑證，一些特殊情況需要使用替代憑證的，也必須由事業(yè)部副部長和財務(wù)部門經(jīng)理的共同認可，同時做到財務(wù)操作的安全合法。另外替代憑證要求做到時間合理、摘要明確、金額確定，不能真假混雜，給公司帶來財務(wù)風(fēng)險。 第二十一條 費用報銷的一般操作流程 費用報銷流程：費用報銷人報銷申請（填制費用資金支出審批單）------報銷人部門負責(zé)人確認簽字------辦公室主任審核（確認是否該報）------財務(wù)部門經(jīng)理審核（單據(jù)、數(shù)據(jù)等方面要求）-------公司總經(jīng)理（或委托授權(quán)人）審批（側(cè)重真實、合理性等方面負全責(zé)）------出納復(fù)核并履行付款。上述流程為公司各項費用報銷的既定程序，以后各項事務(wù)的報銷均需要遵照上述流程操作，否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。