備用金是指付給單位內(nèi)部各部門(mén)或工作人員用作零星開(kāi)支、零星采購(gòu)、售貨找零或差旅費(fèi)等用的款項(xiàng)。實(shí)行備用金制度，有利于單位內(nèi)部各部門(mén)或工作人員積極、靈活地開(kāi)展業(yè)務(wù)，從而提高工作效率；同時(shí)也可以防止現(xiàn)金過(guò)多地占用在個(gè)人手上，有效地控制資金占用。各單位應(yīng)建立和健全備用金的領(lǐng)用和報(bào)銷(xiāo)制度，加強(qiáng)對(duì)備用金的撥付和使用情況的管理。
單位內(nèi)部各部門(mén)或工作人員因零星開(kāi)支、零星采購(gòu)等需要預(yù)借備用金時(shí)，一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫(xiě)借款憑證。借款憑證一式三聯(lián)，第一聯(lián)為付款憑證，財(cái)務(wù)部門(mén)作為記賬依據(jù)；第二聯(lián)為結(jié)算憑證，借款期間由出納員留存，報(bào)銷(xiāo)時(shí)作為核對(duì)依據(jù)，報(bào)銷(xiāo)后隨同報(bào)銷(xiāo)單據(jù)作為記賬憑證的附件；第三聯(lián)交借款人保存，報(bào)銷(xiāo)時(shí)由出納員簽字后作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫(xiě)借款憑證時(shí)，應(yīng)當(dāng)如實(shí)認(rèn)真地填寫(xiě)借款事由、金額和借款日期并簽名，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。對(duì)于借用的備用金，會(huì)計(jì)上可以通過(guò)“其他應(yīng)收款－一備用金”賬戶(hù)來(lái)核算。
【例】大圣公司銷(xiāo)售科12月31日領(lǐng)取備用金1000元，作零星采購(gòu)和開(kāi)支使用，經(jīng)辦人為王剛。王剛在領(lǐng)用備用金時(shí)，應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證，有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證，出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金（或現(xiàn)金支票），其會(huì)計(jì)分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金 1000
貸：庫(kù)存現(xiàn)金 1000