備用金是指付給單位內(nèi)部各部門或工作人員用作零星開支、零星采購、售貨找零或差旅費(fèi)等用的款項(xiàng)。實(shí)行備用金制度,有利于單位內(nèi)部各部門或工作人員積極、靈活地開展業(yè)務(wù),從而提高工作效率;同時(shí)也可以防止現(xiàn)金過多地占用在個(gè)人手上,有效地控制資金占用。各單位應(yīng)建立和健全備用金的領(lǐng)用和報(bào)銷制度,加強(qiáng)對(duì)備用金的撥付和使用情況的管理。
單位內(nèi)部各部門或工作人員因零星開支、零星采購等需要預(yù)借備用金時(shí),一般應(yīng)由經(jīng)辦人填寫借款憑證。借款憑證一式三聯(lián),第一聯(lián)為付款憑證,財(cái)務(wù)部門作為記賬依據(jù);第二聯(lián)為結(jié)算憑證,借款期間由出納員留存,報(bào)銷時(shí)作為核對(duì)依據(jù),報(bào)銷后隨同報(bào)銷單據(jù)作為記賬憑證的附件;第三聯(lián)交借款人保存,報(bào)銷時(shí)由出納員簽字后作為借款結(jié)算及交回借款的收據(jù)。經(jīng)辦人在填寫借款憑證時(shí),應(yīng)當(dāng)如實(shí)認(rèn)真地填寫借款事由、金額和借款日期并簽名,送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款記賬憑證。對(duì)于借用的備用金,會(huì)計(jì)上可以通過“其他應(yīng)收款-一備用金”賬戶來核算。
【例】大圣公司銷售科12月31日領(lǐng)取備用金1000元,作零星采購和開支使用,經(jīng)辦人為王剛。王剛在領(lǐng)用備用金時(shí),應(yīng)按規(guī)定填制借款憑證,有關(guān)人員編制現(xiàn)金付款記賬憑證,出納員根據(jù)現(xiàn)金付款憑證支付現(xiàn)金(或現(xiàn)金支票),其會(huì)計(jì)分錄為:
借:其他應(yīng)收款——備用金 1000
貸:庫存現(xiàn)金 1000