在審計(jì)工作中，函證是非常重要，也是最常用的一種審計(jì)手段。在實(shí)際審計(jì)工作，一般使用手工發(fā)詢(xún)證函，更多的是利用WORD發(fā)詢(xún)證函，但大多是手工輸入，在輸入數(shù)據(jù)和單位名稱(chēng)等內(nèi)容時(shí)，存在重復(fù)勞動(dòng)，且容易出錯(cuò)。另外容易選取了樣本，但在填寫(xiě)詢(xún)證函時(shí)漏掉。在發(fā)函數(shù)量較少的情況下，影響尚小，在發(fā)函數(shù)量很大的情況下，工作量很大，這時(shí)發(fā)函的自動(dòng)化就顯得非常重要了。

　　利用WORD的郵件合并功能，你可以方便、準(zhǔn)確的發(fā)函，結(jié)合EXCEL電子表格，可以方便的統(tǒng)計(jì)發(fā)函的金額，并且可以進(jìn)行進(jìn)一步的回函情況統(tǒng)計(jì)。

　　下面，制作這樣一個(gè)利用WORD的郵件合并功能來(lái)實(shí)現(xiàn)發(fā)函的系統(tǒng)。

　　一、先制作一個(gè)WORD文件，內(nèi)容是詢(xún)證函的內(nèi)容，保存為“詢(xún)證函.DOC”文件。

　　二、接下來(lái)，分析哪些數(shù)據(jù)是固定的，哪些是變動(dòng)項(xiàng)目，需要輸入的數(shù)據(jù)。

　　需要輸入的主要是被函證單位名稱(chēng)、期末金額，其他基本上固定，可以直接在WORD模板文件中輸入。如果要想這個(gè)模板自動(dòng)化程度更高，可以選擇多一些項(xiàng)目作為參數(shù)。經(jīng)過(guò)分析，需要輸入的主要有“被函證單位名稱(chēng)”、“發(fā)函日期”、“結(jié)算日期”、“應(yīng)收金額”、“應(yīng)付金額”、“被審計(jì)單位名稱(chēng)”和事務(wù)所聯(lián)系人，而筆者為了這個(gè)文件方便大家使用，更是把“會(huì)計(jì)事務(wù)所名稱(chēng)”、“郵編”、“地址”和“詢(xún)證函編號(hào)”也作為需要自動(dòng)輸入的參數(shù)來(lái)處理。這樣，自動(dòng)化程度更高了。

　　三、現(xiàn)在，開(kāi)始使用WORD郵件合并功能了，打開(kāi)“詢(xún)證函.DOC”文件。選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令。

　　單擊“主文檔”組框中的“創(chuàng)建”按鈕，從出現(xiàn)的下拉列表中選擇“套用信函”命令，出理對(duì)話(huà)框，再選擇“活動(dòng)窗口”，即選擇當(dāng)前文件做主文檔，如你要另外的文件做主文檔，則選擇“新建主文檔”。

　　四、創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，即包含準(zhǔn)備讓系統(tǒng)取出的數(shù)據(jù)的文件。

　　WORD的郵件合并功能幾乎可以使用任何類(lèi)型的數(shù)據(jù)源，其中包括Word表格、Microsoft Outlook聯(lián)系人列表、Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)和ASCII碼文本文件。如果尚未在數(shù)據(jù)源中存儲(chǔ)信息，Word將引導(dǎo)您逐步創(chuàng)建Word表格，表格中可以包含姓名、地址以及其他數(shù)據(jù)。用WORD數(shù)據(jù)時(shí)，有個(gè)數(shù)限制，可以使用“郵件合并幫助器”來(lái)創(chuàng)建包含最多不超過(guò)63個(gè)數(shù)據(jù)域的Mcrosoft Word數(shù)據(jù)源。如果需要的數(shù)據(jù)域多于63域，請(qǐng)將數(shù)據(jù)源創(chuàng)建為使用制表符或逗號(hào)分隔的文本文件，或者使用Microsoft Excel工作表、Microsoft Access數(shù)據(jù)庫(kù)或其他數(shù)據(jù)源。

　　另外推薦使用Microsoft Excel工作表，一是普及，二是操作方便，三是功能強(qiáng)大，結(jié)合后面的進(jìn)一步數(shù)據(jù)處理，可以制作底稿等工作。

　　另外新建一個(gè)EXCEL文件，按下表設(shè)置。注意：設(shè)置表格時(shí)要注意不能有合并單元格，項(xiàng)目一定要在最上面一行，否則容易出錯(cuò)。

　　詢(xún)證函編號(hào)被函證單位名稱(chēng)結(jié)算日期應(yīng)收金額應(yīng)付金額發(fā)函單位名稱(chēng)發(fā)函日期會(huì)計(jì)事務(wù)所名稱(chēng)郵編地址聯(lián)系人

　　五、設(shè)置數(shù)據(jù)源

　　在“詢(xún)證函.DOC”文件中，選擇“工具”菜單中的“郵件合并”命令，出現(xiàn)“郵件合并幫助器”，單擊“獲取數(shù)據(jù)”按鈕，選擇下拉列表中的“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”。選擇文件類(lèi)型為MSEXCEL工作簿，選擇剛才制作成的“函證清單.XLS”文件。

　　這時(shí)，會(huì)提示電子表格的區(qū)域，選擇默認(rèn)的整張電子表格，確認(rèn)就可以，再提示沒(méi)有合并區(qū)域，選編輯主文檔即可。這時(shí)會(huì)回到WORD文件中，出現(xiàn)郵件合并按鈕，在相應(yīng)的位置插入數(shù)據(jù)項(xiàng)目即可。

　　六、合并數(shù)據(jù)和文檔，即生成合并文件。

　　這里，需要注意的是，如果你設(shè)置了單元格的屬性，哪怕沒(méi)有數(shù)據(jù)，默認(rèn)的選項(xiàng)也是會(huì)合并到新的文檔中去的。這樣，就會(huì)有空白記錄生成到新的合并文檔中去。為了避免這種情況，可以是對(duì)數(shù)據(jù)區(qū)下面的單元格不做任何修改。但是這是不太可能的，因?yàn)槎伎赡軙?huì)修改到的。

　　解決方法是在EXCEL表中將有效數(shù)據(jù)區(qū)域設(shè)置名稱(chēng)，選中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后，在地址欄中輸入名稱(chēng)?；蛘呤沁x中有效數(shù)據(jù)區(qū)域后，選取菜單中的“插入”＝＞“名稱(chēng)”＝＞“定義”來(lái)定義好名稱(chēng)。在WORD文件中打開(kāi)數(shù)據(jù)源，提示區(qū)域時(shí)選擇你設(shè)置的名稱(chēng)。這樣，就不會(huì)有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。

　　另一方法是在合并選項(xiàng)中設(shè)置查詢(xún)選項(xiàng)，如在本例中，被函證單位名稱(chēng)必不可少，故在查詢(xún)選項(xiàng)中設(shè)置條件被函證單位名稱(chēng)不為空，就不會(huì)有空白記錄生成到新的合并文檔中去了。

　　在生成合并文檔時(shí)，可以在文件中查看記錄的，點(diǎn)擊查看合并記錄按鈕，再點(diǎn)擊尾記錄按鈕，看是否為EXCEL文件中的最后記錄。

　　七、另外，在合并選項(xiàng)中，還可以排序等，在本文就不詳述了。

　　這樣，一個(gè)在EXCEL中輸入函證清單，在WORD文件中生成詢(xún)證函打印稿的系統(tǒng)就完成了。函證清單列表在EXCEL中還可繼續(xù)使用，形成函證的底稿，另外再根據(jù)回函情況，就可以編制成一個(gè)函證底稿了。

　　八、接下來(lái)，是利用郵件合并功能生成信封，步驟同上面基本一致，只是在“主文檔”＝＞“創(chuàng)建”時(shí)選用“信封”。具體操作在本文就不詳述了。